Comment atteindre votre plein potentiel en transformant votre assistant en Rockstar

La plupart des EE ont le potentiel de libérer massif beaucoup de temps, maximiser la productivité et, surtout, pour vous permettre d’atteindre votre plein potentiel en tant que leader, mais trop de cadres n’atteignent jamais ce niveau car ils tombent dans ce que j’appelle le «piège de la tradition».

Comme décrit ci-dessus, de nombreux dirigeants souscrivent à une vision dépassée, non inspirée et «traditionnelle» du rôle d’adjointe exécutive.. En fin de compte, ils se contentent d’un administrateur de bureau glorifié: quelqu’un qui gère les voyages, réserve les réunions et s’occupe des tâches administratives générales.

En conséquence, ils pourraient décrire leur assistant comme «utile, » mais non « changer la donne.  » Ils manquent. Si vous avez investi dans une évaluation environnementale, vous êtes probablement assis sur un trésor au potentiel inexploité. Pourquoi se contenter de quoi que ce soit Moins que changer la donne?

Dans mon entreprise, Mindmaven, nous pensons que «changer la donne» devrait être la norme. Mais pour que cela se produise, une nouvelle approche et un nouvel état d’esprit sont requis de la part des EA et des cadres. À cette fin, nous avons créé un nouveau rôle que nous appelons «Chef de recrutement»(Ou EM). Un responsable de mission est un hybride entre une EA qualifiée et un chef de cabinet, dont la principale responsabilité est de vous donner les moyens de réaliser votre plein potentiel en tant que leader.

À la fin de la journée, si quelqu’un engage un assistant simplement pour «gagner du temps» ou «être plus productif», il pense trop petit. Travailler avec un EM, c’est bien plus que gagner 2 à 3 heures par jour; il s’agit de devenir le leader que votre équipe – et votre entreprise – mérite.

Bien que l’augmentation de la productivité soit une partie naturelle de ce processus, elle ne devrait pas être l’objectif final. Presque chaque l’aspect de votre rôle – de la façon dont vous gérez votre boîte de réception à la façon dont vous dirigez votre équipe – a la possibilité d’être transformé par un responsable de mission. Voici quelques exemples.

Éliminer le goulot d’étranglement

Un EM peut améliorer votre vitesse et votre débit en suivant vos engagements, en structurant votre journée autour de vos priorités les plus importantes et en vous assurant de suivre près de 100% de vos responsabilités plus rapidement que jamais. Par exemple, imaginez…

• Maximiser la productivité des réunions (et économiser plus de 60 minutes / jour) lorsque votre EM rédige des documents prêts à être envoyés courriels de suivi en votre nom pour chacune des réunions de la journée. Il vous suffit donc de passer en revue et d’appuyer sur « envoyer ».
• Être en mesure de suivre à 100% vos engagements alors que votre ME suit vos actions et soit a) vous tient pour responsable de vous assurer qu’ils ne passent pas à travers les mailles du filet, ou b) les remplit de manière proactive pour vous (comme rédiger un partage d’e-mails ce livre que vous avez recommandé à votre vice-président du produit lors de la réunion d’hier).
• Chaque mercredi, quatre heures consécutives sont consacrées à l’élaboration du plan marketing de l’année prochaine (ou toute autre chose comme si vous n’aviez pas le temps de le faire aujourd’hui), car votre ME bloque et protège ce temps chaque semaine de manière proactive.

Posséder la boîte de réception

Avec les bonnes compétences, les autorisations et l’étalonnage, un responsable de mission peut réduire le temps que vous passez sur les e-mails de 40 à 60%. Comment? Par hiérarchiser votre boîte de réception en trois catégories avant même de la voir:

• Brouillons prédéfinis prêts à envoyer pour le (nombre surprenant) d’e-mails qu’ils sont capables de gérer,
• « Pls poignée » pour les e-mails qui nécessitent une entrée ou une action de votre part, et
• « FYI » pour les e-mails de mise à jour qui ne nécessitent aucune action ou urgence de votre part.

Cela seul peut faire gagner des heures chaque semaine, mais ce n’est qu’un début: un ME peut également vous permettre de offrir des expériences de messagerie plus significatives en identifiant de manière proactive les interactions futures.

Par exemple, imaginez que votre EM voit un e-mail dans votre boîte de réception mentionnant le déménagement à l’étranger d’un ancien collègue. Trois mois plus tard – sans vous en informer – un e-mail (écrit par votre EM) apparaît dans votre dossier Brouillons pour vous informer sur le déménagement et même recommander quelques endroits où ils pourraient emmener leur famille pour célébrer l’installation.

La meilleure partie? Tout ce que vous devez faire pour offrir cette expérience est de cliquer sur «Envoyer».

Boostez votre équipe

Un EM peut vous aider à établir des relations plus solides avec votre équipe – ce qui stimule souvent le moral et réduit l’attrition en conséquence – en vous permettant de fournir des interactions de meilleure qualité à travers l’entreprise à des niveaux plus profonds et plus personnels.

Par exemple, imaginez avoir une conversation significative avec un membre de l’équipe et, deux semaines plus tard, un un e-mail prêt à envoyer apparaît dans votre dossier brouillons (produit par votre EM) partageant ce que vous avez apprécié au sujet de l’interaction et exprimant (spécifiquement et véritablement) combien vous appréciez leurs contributions uniques à la culture de l’entreprise.

J’espère que vous pouvez voir la valeur de ces exemples. Le point que je veux ramener à la maison est que si vous voulez vraiment devenir le type de leader dont votre équipe a besoin, ces tactiques (et bien d’autres comme elles) ne sont pas seulement luxe; ils sont nécessités. De ce point de vue, je pense que travailler avec un SE est l’une des décisions les plus importantes que vous prendrez en tant que cadre.