Business : N’abandonnez pas la collaboration pendant un verrouillage

La collaboration est un élément essentiel d’une équipe. Peu importe que l’équipe soit en face à face ou à distance. Sans collaboration, le travail d’équipe diminue. Atteindre une compréhension partagée devient tendu ou ne se produit pas.

Tout le monde a un récit en tête sur ce qu’il croit. La collaboration est le moyen de rendre l’histoire interne de chaque membre de l’équipe visible à l’équipe. C’est ainsi que nous évaluons les lacunes dans la compréhension et travaillons à une compréhension partagée.

J’ai trouvé que la collaboration à distance viable avait trois attributs clés. Il est sans effort, simple et à large bande passante.

1 – sans effort

L’un des meilleurs moyens de simuler une collaboration colocalisée dans un environnement distant consiste à réserver chaque jour des heures spécifiques pour la collaboration en équipe. Cela bloque les calendriers, facilite la coordination des horaires et crée un rythme cardiaque autour de la collaboration. Il agit comme un refroidisseur d’eau virtuel que tout le monde dans l’équipe visite en même temps.

Parce que personne n’aime passer un appel toute la journée, gardez ces sessions de collaboration courtes et ciblées. Une heure ou moins est idéale. Plusieurs sessions courtes par jour valent mieux qu’une session longue. La durée et la cadence de votre session varient en fonction de l’activité. Les sessions Mobbing, Pairing ou Swarming peuvent avoir des configurations différentes de celles requises pour une collaboration générale.

Utiliser le temps de collaboration comme une session happy hour est une autre excellente option. N’oublions pas l’importance de s’amuser et de nouer des relations. Cela se produit sans essayer au bureau, mais nous devons prendre le temps de le faire à distance. Nous avons besoin de plus de pauses de travail ces jours-ci pour diffuser le stress.

Garder le format et les sujets abordés informels permet d’alléger le fardeau de la préparation. Laissez la discussion collaborative se dérouler en fonction des sujets abordés par les participants. Café maigre est une excellente option pour faciliter la facilitation de ces sessions.

2 – Simple

Ne vous inquiétez pas trop des outils. Gardez les choses simples. Nous essayons de promouvoir l’interaction au sein de l’équipe. Les outils peuvent gêner.

Ajuster vos accords de travail peut être une technique légère pour promouvoir la collaboration. Permettez-moi de vous donner un exemple d’une équipe que je coache.

Mon équipe avait du mal à encourager la conversation lors des conférences téléphoniques. Le silence de l’équipe diminuait la compréhension partagée. Leur voix intérieure n’a pas été entendue.

L’équipe a trouvé une solution simple. Pour les sujets importants, ils ont créé un accord pour entendre une réponse de tout le monde. Ils effectuent maintenant une discussion circulaire pour les éléments importants. Chaque membre de l’équipe donne son point de vue et sa compréhension.

Avant cette technique simple, des questions ouvertes étaient posées au groupe, telles que «qu’en pensez-vous?» ou, « Êtes-vous d’accord? » Le plus souvent, il y avait un silence ou un ou deux membres de l’équipe s’exprimaient.

Après avoir déployé cette méthode, l’équipe a partagé une compréhension accrue rapidement. La nouvelle méthode verbalisait le récit dans la tête de chaque membre de l’équipe. Et cela a permis à l’équipe de faire évoluer la collaboration pour converger vers une direction partagée.

Cette solution simple ne nécessitait aucun autre outil qu’un appel de vidéoconférence. Et le seul ajout au processus a été de faciliter le round-robin et le time-boxing de la discussion.

3 – Bande passante élevée

Le mot écrit ne suffit pas pour parvenir à une compréhension partagée. Quelle que soit l’éloquence et la rapidité de la forme écrite, votre bande passante de communication diminuera.

Dans un environnement distant, la collaboration en face à face sur un tableau blanc n’est pas possible. Mais vous pouvez vous rapprocher avec des outils simples et largement disponibles.

Utilisez des outils de communication vidéo comme Zoom, Webex ou Microsoft Teams. Allumez vos caméras. Personne ne se souciera que vous ne vous soyez pas coiffé. Rien ne peut remplacer les expressions et les réactions faciales. Même avec la vidéo, le contact visuel souffre toujours. Vous ne pouvez pas reproduire la connexion humaine du contact visuel sur un chat vidéo. Mais c’est la chose la plus proche que vous avez face à face dans un scénario distant.

Vous pouvez même enregistrer votre appel vidéo pour référence ultérieure ou pour permettre à ceux qui ne sont pas présents de regarder. Cela bat les notes de réunion écrites pour révéler tout l’arc de la conversation.

Utilisez des tableaux blancs virtuels dans ces outils pour esquisser et visualiser vos idées. S’il vous arrive d’avoir une tablette moderne avec un crayon, vous pouvez approximer la vraie chose. Un outil de co-création numérique léger, tel que Mural, peut aller plus loin. Mural vous permet de simuler l’expérience collaborative des notes autocollantes.

Je vous préviens, il faut du temps pour s’habituer à ces outils numériques et ils sont encore loin de la réalité. Mais ils aident à graisser les roues pour une collaboration à distance.