Business : Créer les bonnes cérémonies d’équipe

Réunion d’équipe

90 minutes | hebdomadaire

Objectif (s) principal (aux): communication, coordination, participation de l’équipe

Il s’agit de la «réunion d’alignement d’équipe» la plus élémentaire que toutes les équipes auraient. Tous les chefs de produit se réunissent afin de partager des fonctionnalités qui sont encore en phase de développement, afin de recueillir des commentaires et d’itérer. Nous partageons nos doutes, ouvrons nos produits à la discussion et donnons une visibilité à ce sur quoi nous travaillons. Nous examinons également les données et communiquons les mises à jour pertinentes impliquant notre équipe.

Outre notre équipe de chefs de produit, nous invitons des personnes de l’équipe de conception, QSys, Tech, Analytics, Documentation… toute personne qui peut bénéficier de l’adhésion, même si elle ne participe pas beaucoup, est plus que bienvenue.

Notre modèle de script pour cette réunion est:

• Annonces pertinentes: changements d’équipe, mises à jour des parties prenantes, nouvelles structures organisationnelles, communication OKR, annonces RH,… quel que soit le sujet pertinent pour toute l’équipe à un niveau plus stratégique. Cela ne prend pas plus de 5 à 10 minutes la plupart des semaines, mais à l’occasion, nous pourrions avoir quelque chose d’important à discuter qui pourrait amasser toute la réunion.
• Examen des données: 10 à 20 minutes de faits intéressants ou de faits saillants que nous trouvons avec notre équipe Digital Analytics. Les performances du produit analysées du point de vue des données. Nous partageons avec le reste des chefs de produit les apprentissages, car ils seront certainement pertinents pour tout le monde, car nous travaillons ensemble pour créer le même produit.
• Coordination: la plupart des chefs de produit parleront pendant cette session. Nous avons tellement de mises à jour que nous avons dû commencer à chronométrer chaque intervention: 5 minutes + 5 minutes de questions et réponses. Cela nous aide de deux manières: 1) nous couvrons plus de choses et 2) les PM entraînent leurs compétences en communication, car ils doivent partager quelque chose de manière concise et avoir à penser ce qu’ils veulent que le reste des participants retienne de leur présentation.
• Causeries de cuisine: dans cet espace, nous discutons des dates et des sujets qui, selon nous, devraient tous être partagés avec le reste de l’entreprise (ces discussions sont ouvertes à tous ceux qui souhaitent y assister et se produire dans la cuisine de l’entreprise – d’où le nom). Les PM peuvent annoncer quand ils présenteront quelque chose, ou proposer que quelqu’un d’autre partage quelque chose qu’ils pensent être intéressant pour nos ingénieurs, designers, etc.
• Propositions de sujets «Travailler ensemble»: nous couvrirons cette réunion avec plus de détails ci-dessous, ici nous suggérons et convenons simplement des sujets à discuter lors de cette réunion.
• Divers: autres annonces, suggestions ou problèmes non liés au travail (tels que: Bières jeudi pour fêter l’anniversaire de Miguel!).

Nous avons un GDoc partagé pour les noter, qui sert également d ‘«historique des discussions», et tout le monde est encouragé à ajouter et à partager ce qu’il apportera à la réunion à l’avance, afin que tout le monde puisse y accéder (aide les travailleurs à distance à suivre la discussion ).

Ce que cette réunion n’est pas: une réunion de mise à jour du statut. Nous ne partageons pas les mises à jour de tous les projets. Notre objectif n’est pas de discuter de «livraison», c’est de parler de notre produit pour le rendre meilleur en équipe. Nous le faisions, mais nous ne le faisons plus.

Nous avons eu beaucoup de mal à équilibrer notre réunion d’équipe hebdomadaire. Nous avons changé la durée, le contenu, les délais… nous avons eu des interventions qui n’étaient pas chronométrées; nous avons ajouté des options adaptées aux télécommandes; des gens d’autres régions pour présenter leurs projets, leurs domaines,… Après «seulement» quelques années, c’est l’une des réunions qui ajoute plus de valeur à notre équipe de chefs de produit, même si cela prend 90 minutes de notre temps chaque semaine.