Business : Comment déléguer comme un patron – La startup

La semaine dernière, un client m’a demandé: «Comment puis-je déléguer plus efficacement?» Il était logique qu’elle veuille approfondir cela. La délégation est une superpuissance pour les dirigeants – c’est l’un des moyens les plus puissants de vous adapter à vous-même et à votre impact. Je crois fermement: les grands leaders délèguent mieux que les leaders moyens.

Cela tient en partie à la causalité. Si vous ne déléguez pas, vous allez probablement vous épuiser en tant que leader moyen et ne jamais terminer le voyage pour devenir un grand leader.

À certains égards, la délégation a toujours été l’un de mes points forts. Mais c’était aussi quelque chose dans lequel je me penchais de temps en temps. J’ai rapidement transmis des responsabilités et donné d’autres opportunités, mais c’était parfois une approche dispersée. Et cela ne venait pas toujours avec des directives et un soutien clairs qui rendent la délégation efficace.

Alors, où est l’équilibre? Comment pouvons-nous débloquer ce puits profond d’efficacité et d’efficience? Comme la plupart des sujets de leadership, cela commence par le leader.

Je suis d’accord avec Harvard Business Review lorsque ils ont dit«L’une des transitions les plus difficiles à réaliser pour les dirigeants est le passage du faire au leadership.» Mais l’une des principales raisons pour lesquelles cela est vrai est à cause de biais de séléction: les gens qui font le mieux dans leur travail sont souvent ceux qui sont promus à être des leaders.

Réfléchissez y un peu. Les gens sont généralement promus parce qu’ils peuvent faire les choses plus rapidement, mieux et plus facilement que leurs pairs. Cela rend très, vraiment, super difficile de lâcher le contrôle et cette barre élevée lorsque l’on dirige une équipe. Délai important? Faites-le vous-même et faites-le. Présentation haute visibilité? Gérez-le vous-même afin qu’il ne soit pas gâché.

La corde ici n’est que longue. Un nouveau leader ne peut se lever tôt, se coucher tard et gérer chaque détail pendant si longtemps. Une bougie ne peut pas brûler pour toujours aux deux extrémités.

Le point d’entrée pour devenir bon dans la délégation commence alors avec chacun de nous, en tant que leader, en prenant du recul et en se demandant « Qu’est-ce que j’ai du mal à abandonner et pourquoi? » Hautes réalisations, perfectionnisme, insécurité – ce sont toutes des qualités qui nous ont rendus incroyables en tant que contributeurs individuels, mais qui nous retiennent en tant que leaders.

Nous devons passer de l’idée qu’il n’y a qu’une seule façon de faire les choses à l’idée qu’il existe de nombreuses façons différentes de faire les choses, même des façons qui pourraient ne pas être aussi bonnes. Nous devons passer de l’idée que nous pouvons tout faire à l’idée que nous ne pouvons pas et ne devons pas tout faire, et nous devons nous montrer impitoyables quant aux priorités. Nous devons passer de l’idée que l’échec est inacceptable à l’idée que, dans un système, un échec est normal, et décider où nous sommes prêts à donner et où nous ne le sommes pas.

Qu’est-ce qui vous retient?

Une fois que nous sommes prêts à déléguer, la question suivante consiste à déterminer les éléments à déléguer. Tout déléguer n’est pas une meilleure stratégie que de ne rien déléguer.

J’adore Cet article par Jenny Blake qui détaille six T de ce qu’il faut déléguer: des tâches minuscules, fastidieuses, chronophages, enseignables, (vous êtes) terribles et sensibles au temps. C’est un excellent moyen de penser aux choses à abandonner et à déléguer.

Voici une construction simple. À l’heure actuelle, prenez 30 minutes de votre calendrier et notez simplement toutes les tâches à effectuer. Considérez vos principales catégories ou activités comme des seaux pour vous aider à réfléchir à ces tâches.

Une fois que vous avez une grande liste saine, passez en revue et demandez-vous: quelles activités pourrait Je délègue ou sous-traite? Ce sont des tâches que quelqu’un d’autre pourrait faire raisonnablement bien. Notez que j’ai dit assez bien ici, pas parfaitement. J’aime penser au Règle des 70 pour cent comme guide ici. Si cela peut être fait par quelqu’un d’autre avec environ 70% du même niveau de qualité et / ou de vitesse, il suffit de le déléguer. C’est la partie du leadership où vous apprenez à abandonner la perfection au profit du progrès. Cela crée également de grands moments de mentorat et de coaching.

Après cela, prenez un autre laissez-passer et demandez-vous: quelles activités devrait Je délègue ou sous-traite? Vous pourriez trouver qu’il y a des tâches que vous pourriez sous-traiter, mais le résultat doit vraiment être contrôlé ou c’est simplement votre travail de le faire. Vous pouvez également trouver de nouvelles tâches que vous ne pouvez pas encore externaliser, mais vous devriez trouver un moyen de les utiliser à l’avenir.

Pensez non seulement à vous-même et à ce que vous pouvez retirer de votre assiette, mais aussi à ce qui va conduire à de meilleurs résultats. Les deux comptent. Par de meilleurs résultats, cela pourrait être que la tâche est accomplie plus rapidement, à un niveau plus élevé, ou d’une manière nouvelle et nouvelle à laquelle vous n’aviez pas pensé. Un meilleur résultat pourrait également signifier la création d’une opportunité de développer quelqu’un ou de le faire se sentir propriétaire.

Cette liste devient votre point de départ de quoi déléguer. En règle générale, un leader doit se concentrer sur des efforts plus importants et plus stratégiques et externaliser des tâches opérationnelles plus répétitives ou routinières. Dans l’article mentionné précédemment, Jenny fournit également un lien vers un Google Doc qui met en évidence plus de 75 tâches qu’elle a déléguées en un an.

Une fois que nous savons quelles tâches déléguer, la question suivante est Comment de les déléguer efficacement. Je pense à cela en quatre étapes:

• Posséder le «quoi»
• Partagez le «pourquoi»
• Transmettez le «comment»
• Passez le «wow»

La façon dont les dirigeants délèguent réellement importe beaucoup pour les résultats.

Posséder le «quoi»

Ce n’est pas parce que nous déléguons quelque chose que nous devons être mains libres et pointer du doigt lorsque les choses tournent mal. Nous déléguons l’autorité, mais jamais la responsabilité, ce que j’appelle le «quoi» d’une tâche.

Cela signifie que, même si nous déléguons, nous sommes toujours propriétaires du résultat. Les dirigeants sont toujours responsables des résultats, et cela devrait être clair lorsque les tâches sont transmises. Ne «tirez pas et n’oubliez pas». Enregistrement, offre d’assistance. Fixez des délais clairs et précisez à quoi ressemble le succès.

En tant que délégué fréquent, c’était mon péché cardinal. Je serais trop désinvolte et j’attendrais simplement que les gens comprennent les choses. Cela les a laissés se sentir confus et sans soutien, pas habilités comme je l’avais espéré. Et cela signifiait que lorsque les choses dérapaient, non seulement j’étais responsable des mauvais résultats, mais aussi j’étais responsable de ne pas fournir de conseils clairs et de ressources en cours de route.

Partagez le «pourquoi»

C’est énorme. Les gens sont motivés par le «pourquoi». Ils en sont inspirés, intrigués. Si nous transmettons une tâche sans le contexte, nous sommes comme le parent qui dit « parce que je te l’ai dit. »

Assurez-vous que nous possédons toujours le «quoi», mais n’oublions pas de transmettre le «pourquoi». Il n’a pas besoin d’être long ou élaboré, mais il doit être significatif. Quel est l’objectif de cette tâche? Que va-t-il accomplir? Comment cela alimente-t-il l’image globale et l’objectif de plus haut niveau?

Soit dit en passant, ce n’est pas seulement pour la motivation – c’est aussi pratique. En partageant le raisonnement derrière une tâche, nous ouvrons la porte à l’innovation. Nous invitons les autres à réfléchir à de nouvelles idées et à réfléchir à différentes façons de résoudre le problème, pas seulement à cocher une case. Lorsque les gens comprennent la situation dans son ensemble, ils peuvent être inventifs et créatifs.

Dans l’armée, nous avons appelé cela «l’intention du commandant». La mission était importante, mais sachant pourquoi, l’intention du commandant, soyons plus nuancés dans notre exécution et sortons des sentiers battus lorsque les choses se gâtent.

Passez le « Comment »

Le «comment» est ce que nous déléguons vraiment, vraiment à quelqu’un. C’est la responsabilité des autres de comprendre les choses et de revenir avec une solution. Ne pas transmettre le «comment» est la microgestion, qui est en fait une excellente stratégie à court terme. C’est juste une stratégie impossible à maintenir et à mettre à l’échelle.

Lorsque nous transmettons une tâche, nous devons donner aux autres la possibilité de la comprendre. C’est de toute façon 80% du travail. Transmettre le «comment» engendre la propriété et la responsabilité. Il encourage la diversité de pensée. Lorsque vous confiez une tâche à quelqu’un, concentrez-vous sur les résultats, les livrables. Résistez à l’envie de marcher pas à pas dans chaque petit détail. Demandez-leur plutôt comment ils procéderaient.

Comment faire une tâche devrait être possédé par la personne à qui nous déléguons, mais cela ne signifie pas que cela ne peut pas être informé par notre expérience. Nous pouvons offrir des ressources et partager ce que nous avons vu fonctionner auparavant. Mais la ligne claire ici est que l’autre personne dirige toujours le processus.

Passez le «Wow»

En chemin, nous ne pouvons pas oublier de célébrer le succès et de reconnaître le travail bien fait! Cela renforce non seulement la propriété des autres, mais renforce également le pouvoir de délégation en nous-mêmes.

Bien sûr, cela ne veut pas dire que tout se fera à temps et que nous devrions tapoter les gens sur le dos pour leur mauvaise qualité. Mais il est important de se souvenir de la règle des 70% et de reconnaître que la perfection n’est pas le but, le progrès l’est. Et même en cas d’échec complet, nous pouvons célébrer l’occasion de coacher et de former les autres. Nous pouvons célébrer l’effort fourni.

Nous pouvons également célébrer que nous avons responsabilisé les autres et libéré notre propre temps pour nous concentrer sur ce qui compte vraiment. La délégation est difficile. Lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu, ne considérons pas cela comme un échec, mais plutôt comme un autre point d’apprentissage. Célébrons que nous pratiquons cette compétence de leadership de base.

« Si vous voulez vraiment grandir en tant qu’entrepreneur, vous devez apprendre à déléguer. » – Richard Branson

Avant même de commencer, la première étape consiste à essayer de déterminer si quelque chose vous empêche de déléguer. Probablement, vous êtes mieux à faire ces tâches que la plupart. Comment pouvez-vous abandonner vos normes élevées et votre perfection?

La deuxième étape de la délégation consiste à décider quoi transmettre aux autres. Que peut-on déléguer? Que peut-on externaliser? Quel devrait être? Faites une liste et commencez dès aujourd’hui.

La troisième étape de la délégation consiste à décider comment déléguer. Ne lâchez jamais votre responsabilité vis-à-vis des résultats, possédez toujours le «quoi». Partagez toujours le «pourquoi» et l’importance de la tâche. Transmettez le «comment» et laissez les gens s’approprier le processus, en les guidant tout au long du processus. Et transmettez également le «wow» et célébrez l’autonomisation que vous créez chez les autres, ainsi que la liberté que vous créez pour vous-même.

Pour le répéter, la délégation est une compétence qui sépare les grands leaders des leaders moyens. Et comme toute compétence, elle peut être apprise et perfectionnée. Vérifiez où vous en êtes avec cette compétence. Trouvez des mentors pour le rendre plus réel et pertinent. Obtenez des commentaires des autres en cours de route sur la façon dont cela se passe.

Tu vas faire grand.