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Sabotez-vous votre productivité?

Sabotez-vous votre productivité?


La résolution de problèmes fait partie de ces compétences générales que tout employeur potentiel recherche sur un CV. Indispensable pour réussir au travail et dans sa vie personnelle, la résolution de problèmes est un processus systématique cela peut être appris, pratiqué et amélioré.

Cependant, la tâche de résolution de problèmes est parfois confondue avec le fait de saisir le problème, de blâmer les causes présumées et de spéculer sur les conséquences potentielles. Si vous vous retrouvez, ainsi que vos coéquipiers, dans une conversation sans fin et centrée sur le problème qui ne semble jamais aboutir à une solution, vous risquez alors de vous trouver un nouveau problème: parler de problèmes.

Comme son nom l'indique, le discours sur le problème est une conversation qui se concentre sur les détails d'un problème sans jamais réellement produire de solution. En d’autres termes, parler du problème est un style de communication toxique qui empêche les participants d'arriver à une solution.

La conversation problématique ressemble à ceci:

  • "Ça ne marchera pas parce que…"
  • "Si vous n'aviez pas commis cette erreur, alors ..."
  • "Voici pourquoi cela a échoué la dernière fois ..."
  • "Oui, mais nous voulons éviter ..."
  • "J'aiderais, mais je ne sais rien de ..."
  • "Cela me fait sentir…."

La conversation problématique est un piège dans la prise de décision. Si la conversation est une route et que la décision est votre destination, le problème-talk est un rond-point sur lequel vous conduisez pour toujours.

Remarquez, le problème n'est pas la même chose que l'analyse de risque et gestion des risques. Chaque décision que nous prenons nécessite une diligence raisonnable pour assurer le résultat souhaité. En effet, j'aime bien avoir un bon pessimiste dans mon équipe pour creuser des trous dans mes idées, car souvent, il suffit d'un peu de discours sur les problèmes pour rendre une bonne idée encore plus solide. Toutefois, si tout Si vous vous concentrez sur les risques potentiels, vous ne pourrez jamais découvrir la solution.

De plus, parler de problèmes est plusieurs niveaux plus prometteurs qu'ignorer complètement le problème. Je ne dis pas que c’est mauvais de parler de vos problèmes, point final. Après tout, selon les mots de John Dewey, «un problème bien énoncé est un problème bien résolu”- mais rester coincé dans le cycle de la conversation problématique peut être le signe avant-coureur de revers fatals et de projets jamais lancés.

D'autre part, solution talk est un style de communication tourné vers l'avenir, axé sur le résultat souhaité ainsi que sur les différents chemins à suivre pour y parvenir. Le discours de solution est productif, tandis que le problème est destructeur.

Le discours de solution ressemble à ceci:

  • "Voici ce que je voudrais accomplir…"
  • "Pouvez-vous imaginer si nous ..."
  • "Oui, et nous pourrions aussi essayer ..."
  • «À qui pouvons-nous demander de l'aide pour…
  • "Ce que j'entends, c'est ..."
  • "On dirait que les prochaines étapes sont ..."

La conversation problématique peut à tout moment être un blocage des solutions, mais elle devient particulièrement toxique quand elle est enracinée dans la culture d’une entreprise. Lorsque le discours problématique devient le style de communication par défaut de vos réunions de conseil, de vos entretiens particuliers et de vos enregistrements quotidiens, vous avez un problème culturel majeur à résoudre. vite.

Malheureusement, le discours problématique peut parfois ressentir Il est donc important d’être attentif au ton, à la cadence et au résultat des conversations que vous avez tous les jours avec vos collègues.

Comme Srini Pillay le dit dans cet article de HBR:la conversation attire notre attention vers l’extérieur et crée un sentiment de mouvement, mais est souvent inefficace à moins que cela ne prenne le temps de traduire cette expérience en perspicacité.

Oui, parler peut ressentir productif. Mais si la seule décision à laquelle vous vous engagez est de savoir quand planifier la prochaine session de brainstorming, alors trop parler, c'est probablement vous gêner.

Photo de Jason Wong.

Heureusement, le problème n’est pas une tache permanente sur la culture d’une entreprise, mais plutôt une mauvaise habitude pouvez être corrigé. En observant ces modèles de communication, en enseignant à vous-même et aux autres les compétences d'une conversation constructive et en récompensant ceux qui continuent à mettre en pratique un comportement axé sur les solutions, vous pouvez créer un changement positif dans la culture de votre entreprise et commencer à voir de réels progrès.

Voici quatre étapes pour passer de discussion de problèmes à discussion de solutions lors de votre prochaine réunion.

Souvent, la raison pour laquelle les équipes se mêlent si facilement dans une conversation centrée sur le problème est qu’elles arrivent à la réunion sans bien comprendre le problème auquel elles sont confrontées. Il est normal de passer un peu de temps au début de chaque réunion pour fournir un contexte et récapituler les détails du problème, mais cette étape devrait être terminée. récapitulatif seulement; l'essentiel de la recherche et de la collecte d'informations aurait dû avoir lieu avant la réunion.

En d'autres termes, avant la discussion, tous les membres de l'équipe devraient explorer les questions suivantes:

  • Quel est le problème?
  • Pourquoi est-ce arrivé?
  • Qui devrions-nous consulter à ce sujet?
  • Comment pourrions-nous le résoudre?
  • Quand devons-nous prendre une décision?

Les membres individuels de l'équipe peuvent ne pas avoir accès à toutes les informations dont ils ont besoin pour répondre pleinement à toutes ces questions, mais ils doivent au moins se présenter à la réunion prêts à discuter de leurs propres théories et perspectives.

Cette étape est sans doute la plus importante du processus, mais c’est souvent la plus difficile à appliquer. Nous risquons de nous perdre dans la routine quotidienne de notre travail et de ne pas toujours prendre le temps de nous préparer pour chaque réunion. Nous supposons souvent que nos collègues nous fourniront le contexte nécessaire pour mener une discussion constructive - mais si chaque membre de l'équipe se présente après avoir formulé cette hypothèse, la réunion est alors perdue.

Même si vous ne pouvez pas tenir vos coéquipiers pour responsables du travail de préparation nécessaire à l’avance, vous pouvez toi même responsable et venir à la réunion avec une poignée de solutions potentielles à l’esprit.

L'écoute active est une autre de ces compétences générales qui peut vous distinguer sur le lieu de travail, mais comme les compétences en résolution de problèmes, nous sommes nombreux à avoir développé de mauvaises habitudes qui nous empêchent d'utiliser ces compétences.

Si vous pensez être un auditeur inactif, exercez-vous à vous concentrer sur ce qui vous est dit et à dialoguer avec l'orateur. Fermez votre ordinateur portable pour que vous ne soyez pas tenté de consulter vos courriels, de regarder votre interlocuteur dans les yeux et de poser des questions pour clarifier certains détails et renforcer ce que vous avez déjà appris.

En tant que responsable d’une réunion, vous pouvez promouvoir une écoute active parmi les participants en demandant un retour d’information. décomposer l'ordre du jour en objectifs clairs et gérables; et récapitulation des actions et des plats à emporter à la fin.

Les émotions sont difficiles sur le lieu de travail. Bien qu'il soit important de reconnaître les émotions de vos collègues, ainsi que l'impact que tout problème ou solution potentielle pourrait avoir sur leur fonctionnement quotidien, vous ne pouvez pas vous permettre de devenir si préoccupé par l'état émotionnel de vos collègues que cela vous empêche de trouver des solutions à leurs facteurs de stress actuels.

En d'autres termes, évitez de choyer vos coéquipiers et faites de votre mieux pour gérer correctement vos propres émotions avant qu'elles ne deviennent incontrôlables. Il est extrêmement courant que des personnes éprouvent de l'inquiétude, de la déception, de la frustration, de l'irritation et du malheur même dans les cultures les plus saines des milieux de travail. Il est donc essentiel de favoriser la confiance, la communication ouverte et l'intelligence émotionnelle entre vous et vos collègues.

Lors de la prochaine réunion de résolution de problème à laquelle vous assisterez, essayez d’éviter les déclarations «Je pense…» et concentrez-vous plutôt sur l’exploration des informations factuelles à votre disposition, ainsi que sur les différents points de vue de toutes les personnes concernées. Pour chaque problème que vous rencontrez, considérez:

  • Qui est concerné?
  • Comment cela les affecte-t-il?
  • De quoi ont-ils besoin pour avancer?

L'exploration de ces perspectives vous aidera, ainsi qu'à vos coéquipiers, à mieux comprendre le problème, ce qui vous permettra de passer au brainstorming d'une solution holistique.

Parfois, la cause fondamentale de la discussion effrénée sur les problèmes se résume à la simple obstination. Si un membre de l’équipe est si déterminé dans ses habitudes et si aveuglé par ses propres préjugés sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, il est plus probable qu’il commence à signaler des problèmes potentiels qu’il soit imaginatif et ouvert à de nouvelles solutions.

Demandez-vous si vous avez déjà critiqué l’idée d’un collègue parce que vous l’avez vue échouer par le passé, ou parce que vous n’en avez jamais entendu parler. La plupart d'entre nous ont commis cette erreur au moins une fois dans nos vies. En cataloguant ces cas en vous, vous pouvez commencer à combattre vos propres préjugés lorsqu'ils se présentent. Conservez un comportement ouvert, accessible et curieux lorsque des collègues vous demandent de l'aide. Indiquez que vous souhaitez entendre différents points de vue, reconnaître les questions et les préoccupations et explorer diverses solutions.

En outre, mettez en place des systèmes et des tactiques pour améliorer l'inclusivité et la transparence au sein d'un effectif diversifié. Par exemple, vous pouvez fournir à vos collègues un certain nombre de canaux différents pour fournir des informations en retour, notamment des conférences de plus grande envergure, des réunions en petits groupes, des entretiens individuels et des systèmes de retours anonymes, afin de vous assurer que tout le monde est entendu.

"Si vous choisissez de ne pas traiter un problème, vous renoncez alors à votre droit de contrôle sur le problème et il sélectionnera la voie de la moindre résistance." - Susan Del Gatto

Les discours problématiques ont tendance à exacerber les problèmes que vous essayez de résoudre jusqu’à ce que même les plus petits échecs se transforment en défis persistants. En abordant les discussions de résolution de problèmes avec curiosité, ouverture et engagement, et non seulement avec une intention, vous pouvez commencer à modifier le style de communication préféré de votre organisation et mener des conversations plus saines et plus productives.

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