Reprenez le contrôle de votre agenda – The Startup

Bien que ces réunions aient un objectif, elles ne parviennent pas à l’atteindre. Si le but de la réunion ne correspond pas ou ne soutient pas vos propres objectifs, refusez poliment l’invitation afin de pouvoir passer plus de temps avec sagesse. Supprimez tout FOMO que vous pourriez avoir en demandant une copie des notes de réunion ou des minutes.

Si le but de la réunion correspond à vos propres objectifs, travaillez avec l’organisateur pour l’aider à réaliser son intention plus efficacement.

Les questions clés à considérer sont:

Une réunion est-elle la bonne façon d’y parvenir?

Si vous avez besoin d’une discussion synchrone, ou des indices visuels et verbaux de la conversation, ou si votre réunion doit être davantage une expérience partagée (comme une session de consolidation d’équipe ou un atelier d’idéation), alors planifiez définitivement une réunion.

Alternativement, si la conversation asynchrone fonctionne aussi bien, alors saisissez l’opportunité d’abandonner cette réunion! Remplacez-le par un e-mail, une messagerie instantanée, une discussion de groupe filetée, un document collaboratif, un diaporama ou même une vidéo. Quel que soit le canal ou le format que vous choisissez, la communication asynchrone vous donne plus de contrôle sur votre message que lors d’une réunion. En fait, si vous créez votre contenu à l’avance, vous pouvez tester ses performances et l’affiner davantage avant de le mettre à la disposition de votre public.

Le moment est-il venu de tenir cette réunion?

Êtes-vous, vous et les autres participants, prêts pour cette réunion? Les informations nécessaires – par exemple pour éclairer les décisions – seront-elles prêtes à être partagées avant ou lors de la réunion? Les personnes dont vous avez besoin doivent-elles être disponibles et prévoient-elles y assister? Si les conditions pour réussir ne sont pas réunies, épargnez à tous la frustration et incitez à reporter. Ou, s’il s’agit d’une des nombreuses réunions de «cadence», tenues à intervalles réguliers, peut-être pouvez-vous réduire légèrement leur fréquence sans sacrifier l’élan?

Sommes-nous équipés pour bien organiser cette réunion?

Ne laissez pas les réunions tourner en rond – réfléchissez à ce qui ne fonctionne pas et corrigez-le. Le groupe a-t-il du mal à respecter le temps? Y a-t-il suffisamment de pauses pour que les gens restent concentrés? Certaines voix dominent-elles et d’autres restent-elles silencieuses? Les discussions se dirigent-elles vers des trous de lapin plutôt que vers le bas des points de l’ordre du jour? Les décisions restent-elles implicites, les actions ne sont-elles pas capturées ou non attribuées? Certaines activités sont-elles trop compliquées ou déroutantes? Les gens ont-ils du mal à suivre la discussion ou restent-ils engagés par manque de variété ou d’interaction? Prenez le temps de bien concevoir vos séances – et assurez-vous que la réunion a un président / facilitateur compétent, un chronométreur et un preneur de notes le jour.

Les bonnes réunions atteignent leur objectif, font bouger les gens et avancent. S’ils sont pertinents pour vous, une réunion efficace vous fera gagner du temps et non pas vous faire perdre du temps.