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Pourquoi et comment déléguer et dire non

Pourquoi et comment déléguer et dire non


Votre liste d'arrêts est encore plus importante que vos tâches

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Crédits: Maskot / Getty Images

Combien de fois, quand quelqu'un a-t-il demandé: «Comment allez-vous?» Ou «Que se passe-t-il dans votre vie?» Avez-vous répondu: «Je suis tellement occupé»?

Ensuite, la prochaine question logique qu'ils posent est: «Avec quoi êtes-vous si occupé?» Vous vous arrêtez et réfléchissez pendant une minute, puis vous répondez avec une liste de tâches des tâches de la liste de tâches d'un jour donné. Ou peut-être que vous offrez un épuisé, "Oh, vous savez, la vie. "

Je ne juge pas vraiment. J'ai donné ces réponses de nombreuses fois avant et après que je sois devenue maman, entrepreneure à succès et auteure à succès. Et chaque fois que je le faisais, je me sentais encore plus dépassé et épuisé et déçu en moi-même. Parce que, au fond, je savais tout ce qui mangeait mon temps - que j'étais en permettant manger mon temps - ce n’était pas vraiment ce que je voulais faire. Et je rêvais de pouvoir répondre avec passion et détermination à des choses qui remplissaient vraiment mon âme.

Je vais vous guider à travers un exercice que je fais au moins deux fois par an et j'ai guidé de nombreuses équipes en ma qualité de coach de vie et de business. Cet exercice en deux étapes peut vous montrer exactement où va tout votre temps.

  1. Je veux que vous notiez tout ce que vous faites au cours d'une semaine, dans toutes les parties de votre vie, et combien de temps vous passez sur chaque activité. Et je veux dire tout. Prenez un cahier et emportez-le partout avec vous pour pouvoir capturer chaque chose vous faites pendant sept jours. Cela peut sembler extrême au début, mais si vous n'écrivez pas tout ce que vous passez votre temps, vous ne pourrez pas identifier ce que vous devez changer.
  2. Une fois que vous avez passé une semaine entière à enregistrer votre vie, regardez tous les éléments répertoriés chaque jour et catégorisez chaque entrée.
  • Cochez «P» pour tout ce qui sert une ou plusieurs de vos priorités.
  • Cochez «G» pour tout ce qui vous aide à vous rapprocher de la réalisation d'un ou de plusieurs de vos objectifs.
  • Cochez «F» pour tout ce qui est tout simplement amusant.
  • Marquez «H» pour tout ce que vous détestez faire.
  • Cochez «S» pour tout ce que vous pensez que vous devriez faire.
  • Marquez «M» pour tout ce que vous pensez que vous devez faire.

Lorsque vous étiquetez chaque activité, réfléchissez vraiment à la façon de la classer et appelez BS si vous en avez besoin. Les choses qui sont marquées «P» et «G» sont ce que vous devriez faire si, en fait, elles servent vraiment vos priorités et vos objectifs. Et les choses que vous faites pour le plaisir? Vous pouvez les garder. Les choses amusantes que vous faites serviront probablement au moins l’une de vos priorités et de vos objectifs, que vous le réalisiez ou non.

Les articles que vous marquez «M» doivent vraiment être les choses que vous ne pouvez pas éviter, comme dormir, l'hygiène de base, prendre le temps de ravitailler votre corps et aller aux toilettes. (Hé, je vous ai dit de tout écrire.) Tout le reste n’obtient pas de «M.»

Enfin, les entrées que vous avez marquées "H" ou "S" - les haines et les épaules - ou celles sans étiquette parce que vous ne savez pas ce que c'est? C’est là que nous allons passer notre temps ensemble.

Si vous êtes comme moi, vos haines et vos épaules comprennent un grand nombre des éléments suivants: ménage, blanchisserie, travaux administratifs dans votre vie professionnelle et personnelle, finances, dîner de cuisine, épicerie, bénévolat pour la collecte de livres scolaires, cuisson à partir de zéro, fabrication de valentines à la main, etc. Oh, tellement plus. La plupart d'entre nous devraient partout.

Le problème avec devrait est qu'ils ne soutiennent pas nos priorités ou nous aident à atteindre nos objectifs. Et souvent, nous faisons les choses que nous détestons à faire parce que nous pensons que nous devrions. Cela devrait se produire en raison d'une pression sociétale réelle ou inventée. À la base de tout ce que nous devons faire, nous croyons que nous sommes censés tout faire, et si nous ne pouvons pas, il y a quelque chose qui ne va pas chez nous.

Mais j'ai reconnu au début de ma carrière entrepreneuriale que si je devais être l'un de ces PDG à sept chiffres que j'aspire à devenir, je ne serais pas en mesure de tout faire. En fait, faire les choses que je détestais ou pensais que je devrais faire non seulement m'a enlevé mon temps des choses que je voulais vraiment faire, mais elles ont aussi zappé mon énergie et m'ont rendu moins productif dans toutes les parties de ma vie.

Déléguer n'est pas une faiblesse; c'est une superpuissance. Et nous devons tous être à l'aise de le faire si nous voulons avoir à la fois une carrière et une vie personnelle équilibrées, épanouissantes et productives.

Il y a des années, lorsque j'étais en mode démarrage pour mon entreprise, avec un bébé et un tout-petit qui m'occupaient à la maison, je ne pouvais pas porter tous les chapeaux qui voulaient de l'espace sur ma tête. J'ai pris l'habitude d'analyser ce que je faisais de mon temps. Tout ce qui pouvait me libérer du temps pour faire les choses que je voulais vraiment faire était un jeu équitable pour le bloc de coupe, soit en déléguant, soit en supprimant.

Voici la ride: la délégation et la suppression coûtent de l’argent. Mais si vous pouvez vous permettre de payer quelqu'un d'autre pour retirer les choses de votre assiette, je soutiens qu'il s'agit en fait d'une dépense commerciale précieuse. Une dépense de vie, même. Cela vous permettra de vous concentrer sur ce qui est vraiment important pour vous.

Et comme votre revenu augmente parce que vous avez plus de temps pour poursuivre votre carrière, vous pouvez réinvestir une partie de cette augmentation dans votre entreprise en examinant constamment ce que vous pouvez payer à quelqu'un d'autre pour faire dans toutes les parties de votre vie. Bottom line: Si le coût horaire de l'externalisation d'une tâche est inférieur à ce que vaut une heure de votre temps pour vous, externalisez.

Bien que ce soit une chose de vous dire non et de supprimer quelque chose de votre propre liste de choses à faire, c’est une autre chose de le dire à haute voix à d’autres personnes pour refuser les invitations et les demandes de votre temps. Mais voici la chose: lorsque vous dites non aux choses que vous ne voulez pas faire ou ne pouvez pas faire et que vous vous concentrez plutôt sur la réalisation de vos priorités et de vos objectifs, vous commencez à obtenir plus de ce que vous vouloir. Et plus vous dites non, plus c'est facile.

J’ai constaté que la meilleure façon de refuser une invitation ou une demande de temps est d’être honnête, authentique et respectueux, sans blesser les sentiments de l’autre personne. Vous pouvez vraiment dire pourquoi vous devez refuser sans être défensif, apologétique ou connard. Et j'inclus seulement «désolé» quand je le pensais vraiment, au lieu de permettre que ce soit une réponse instinctive. Je ne suis pas désolé quand je protège mon temps pour mes priorités.

Si vous rendez votre réponse authentique sur le plan émotionnel, l'autre personne ne la prendra probablement pas personnellement. Et s'ils le font, ils lisent davantage dans votre déclinaison que vous avez véritablement relayée, qui est leur problème et non le vôtre.

Le seul grand non-non de «non» n'est pas de dire non en premier lieu et de ne pas faire ce que vous avez accepté de faire. Debout quelqu'un pour des réunions ou des appels, ne pas répondre aux courriels ou participer au programme de protection des témoins - ce sont toutes des choses que vous ne devez pas faire. Tu es meilleur que ça.

Comme l'explique Jim Collins, auteur à succès et expert en développement personnel, «les listes d'arrêts sont plus importantes que les listes de tâches». Pour créer une liste d'arrêts pour vous-même, revenez sur tout ce que vous avez marqué «P» et «G» et assurez-vous que ces éléments servent vraiment vos priorités et vos objectifs. S'ils ne le font pas, vous devez les recatégoriser.

Le truc que vous avez marqué «H» et «S»? Revoyez chaque entrée et déterminez ce que vous allez déléguer ou supprimer complètement. Commencez par les choses qui vous procureront le soulagement le plus instantané. Y a-t-il une liste de demandes pour votre temps que vous évitez? Mesurez chacun par rapport à vos priorités et objectifs, puis répondez en mettant votre «non» muscle au travail. Est-ce que l'embauche de quelqu'un d'autre pour s'attaquer à cette tâche ennuyeuse remettra une bonne partie du temps dans votre assiette, avec plus de tranquillité d'esprit? Allez trouver quelqu'un! Et puis, toutes les deux semaines, trouvez un autre correctif de délégation.

Le temps, c'est de l'argent, mais il y a une autre évaluation à laquelle je veux que vous réfléchissiez: que vaut votre bien-être mental? Mettre notre temps dans tant de haines et de devoirs ne nous empêche pas seulement d'arriver à ce que nous voulons vraiment faire; cela peut aussi nous donner l'impression que nous n'avons aucun contrôle sur nos vies. C'est pourquoi chaque fois que je commence à me sentir stressé et que mon emploi du temps est hors de contrôle, je sais qu'il est temps de faire ce processus d'analyse du temps - au moins tous les six mois. Je t'encourage à faire de même.

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