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Pour une année productive, privilégiez les activités basées sur le temps plutôt que les listes de tâches

Pour une année productive, privilégiez les activités basées sur le temps plutôt que les listes de tâches


La plupart des gens sont prudents quant au montant d’argent qu’ils doivent dépenser, investir et donner… Mais ils ne regardent pas leurs temps de la même manière lors de la planification pour faire des choses au travail.

Le temps est libre mais inestimable.

Savez-vous combien vous pouvez faire en 30 minutes ou une heure?

Une bonne gestion du temps dépend de la connaissance de la valeur du temps et de l’utilisation prudente de votre énergie pour obtenir plus en moins de temps.

La liste des tâches est un système consacré.

C’est beau dans sa simplicité: faites une liste de ce qui doit être fait et par ordre d’importance, faites-le, puis, un par un, rayez-le.

Des millions de personnes comptent sur eux pour faire le travail. Ils nous aident à hiérarchiser nos actions. Et ils nous donnent une structure pour faire avancer les choses.

Bien exécutées, les listes de tâches donnent des résultats assez impressionnants.

Mais il y a de bonnes chances que votre liste vous rende moins productif.

Les listes basées sur les tâches ne tiennent pas compte du temps

Les listes basées sur les tâches n’indiquent pas le temps qu’il faudra pour effectuer une tâche.

Il est facile d’aborder les tâches simples et de laisser les projets importants mais fastidieux non réalisés.

Traiter vos listes de choses à faire sans échéances est un moyen inefficace de travailler.

Vous êtes également susceptible de choisir les tâches courtes et faciles presque sans faute. Des tâches qui prennent moins de cinq minutes à faire, laissant intacts les grands projets importants.

La plupart des éléments des listes de tâches ne sont jamais terminés, car vous continuez à les ajouter sans aucun système de redevabilité pour vous aider à les compléter.

Selon le Effet Zeigarnik, les gens se souviennent mieux des tâches inachevées ou interrompues que des tâches terminées.

En substance, cet effet signifie que les tâches non terminées de votre liste de tâches resteront dans votre esprit jusqu'à ce que vous les terminiez.

Tous ces éléments défaits peuvent entraîner du stress et de l'insomnie.

Cela ne peut qu'engendrer un sentiment accablant qui rend difficile toute immersion dans une tâche.

Définissez à quoi ressemblerait votre journée idéale

Jason Womack, auteur de Votre meilleur devient encore meilleur: travaillez plus intelligemment, pensez plus gros, faites plus, recommande une approche différente pour s'organiser et faire avancer les choses.

Il vous suggère d'écrire un scénario de «journée idéale» pour que vous en profitiez au maximum de chaque journée. Savoir ce que «idéal» signifie pour vous vous donne un objectif sur lequel vous pouvez travailler, dit-il.

Comment voulez-vous passer votre journée? Quelles tâches doivent être accomplies aujourd'hui?

À quelle heure de la journée pouvez-vous faire votre meilleur travail?

Avec ce scénario en tête, vous pouvez ensuite diviser la journée en sections et faire correspondre les activités de la liste de tâches à différentes heures.

Ces moments de clarté peuvent faire une énorme différence dans la façon dont vous utilisez votre liste de tâches à faire et réalisez un travail urgent et important sans perdre de temps.

Planifiez tout sur votre calendrier

Tout mettre sur votre calendrier et ensuite travailler et vivre par ce calendrier. Cela vous permet également de mieux déterminer les projets à entreprendre et de décider si vous devez accepter plus de tâches au cours d'une semaine donnée.

L'ajout de dates et / ou de temps à votre liste - en particulier à vos tâches les plus importantes, peut vous aider à les accomplir à des heures spécifiques de la journée.

Ajouter une colonne supplémentaire à votre liste et inclure votre estimation de combien de temps vous pensez que la tâche va prendre, et soyez réaliste!

Pour que les listes de tâches fonctionnent le mieux pour vous, utilisez votre calendrier à bon escient. Beaucoup de gens planifient le jour ou la semaine, plutôt que d’organiser des tâches à faire sans échéances, accomplissent plusieurs choses.

Les horaires utilisent également un sentiment d’urgence que vous n’obtenez pas avec une structure basée sur les priorités.

Ajouter des estimations à chaque tâche

Vous n’avez pas seulement besoin de savoir ce qui doit être fait, mais aussi le temps qu’il faudra pour planifier efficacement.

Mieux vaut dire: «Je n’ai que 40 minutes pour faire cette tâche aujourd’hui», plutôt que d’organiser vos tâches par ordre d’importance sans calendrier précis.

Les tâches nécessitent un peu plus de détail pour que les listes de tâches fonctionnent efficacement pour vous.

Ajouter ces détails (temps et durée des tâches), puis les examiner avant de commencer une journée de travail, peut prendre plus de temps, mais cela aidera à définir les attentes et à faire le travail correctement.

Essayez de planifier chaque minute de la journée de 8h à 17h demain, si vous le pouvez. Planifiez des pauses exprès.

Planifiez des courriels, des médias sociaux ou des notifications. Vous constaterez une amélioration radicale de la concentration, de la conscience de soi et de l'utilisation de votre temps tout au long de la journée.

Si vous commencez toujours votre journée à travailler sur des tâches sans savoir combien de temps chaque tâche peut prendre, vous finirez par consacrer trop de temps à une tâche unique.

L’une des nombreuses règles d’efficacité est que vous ne voulez pas consacrer plus de temps à une seule tâche que cela ne vaut la peine.

L'efficacité n'est pas une question de mettre des tonnes de temps dans vos tâches. Il s’agit de mettre le bon moment.

Si vous ne savez pas comment vous passez votre temps chaque jour, vous risquez de perdre tout le travail que vous ne devriez pas faire.

Connais ton temps et tu le maîtriseras.

Alors, comment pouvez-vous reprendre le contrôle de votre temps?

Concentrez-vous sur les listes de tâches basées sur le temps

Saisissez un journal ou ouvrez votre application de tâches préférée et révisez votre liste avec de meilleures instructions de minutage.

Attribuez un niveau de priorité à chaque élément.

Quelles tâches prendront moins de 20 minutes?

Lesquels nécessiteront plus d'une heure?

Que pouvez-vous faire le premier matin lorsque vous avez le plus d'énergie?

Les réponses à ces questions vous aideront à déterminer où passer la majeure partie de votre temps chaque jour pour avoir le meilleur impact possible.

Lors de la révision de votre liste, écrivez plutôt «Projet de conception complet en deux heures» au lieu de «Projet de conception complet».

Même si vous ne terminez pas le projet, vous avez progressé sans passer toute la journée à essayer de le faire.

À moins que vous n'ayez pour objectif de terminer une tâche ou un projet un jour donné, prévoyez de passer un moment précis sur celle-ci et passez à d'autres priorités d'égale importance pour la journée.

En fixant une heure et en complétant cet engagement, vous obtiendrez systématiquement des tâches plus cruciales et progresserez.

Les listes de tâches échouent souvent parce que nous les rendons trop complexes sans prendre en compte le temps nécessaire pour les achever.

Certaines tâches prendront du temps, d’autres pas du tout.

Il est rentable de répartir le temps avec prudence pour chaque tâche.

Le suivi du temps que vous consacrez à une seule tâche peut être une véritable révélation.

Suivez votre temps pour identifier des modèles et comprendre vos habitudes de travail.

Le Dr H. James Harrington a déclaré: «La mesure est la première étape qui conduit au contrôle et éventuellement à l'amélioration. Si vous ne pouvez pas mesurer quelque chose, vous ne pouvez pas le comprendre. Si vous ne pouvez pas le comprendre, vous ne pouvez pas le contrôler. Si vous ne pouvez pas le contrôler, vous ne pouvez pas l’améliorer. "

La prochaine fois que vous répétez une tâche, vous pouvez avoir une meilleure idée du temps nécessaire à son exécution.

Les tâches basées sur le temps peuvent également vous aider à identifier les problèmes, les domaines dans lesquels vous avez tendance à être moins productif ou le moment de la journée où vous avez tendance à consacrer trop de temps aux tâches.

Divisez les activités de vos listes de tâches en tâches gérables

Un projet est un résultat souhaité au plus haut niveau.

Et le résultat est composé de plusieurs étapes d'action.

Plus vous le décomposerez, plus ils sembleront faisables.

Prenez quelques minutes pour réfléchir à ce grand projet.

Quels sont ses composants? Quels seront les vrais efforts et le temps requis? Écris le.

Puis commencez à travailler sur les composants.

Lorsque le travail accablant devient une tâche minime sur laquelle vous pouvez vous concentrer, votre cerveau focalisé peut déterminer exactement ce que vous devez faire, une seule tâche et écraser des objectifs à long terme.

Si vos projets ne durent pas 30 minutes ou une heure, cela peut être difficile à réaliser, mais ce n’est pas impossible.

Certains projets peuvent prendre des heures, voire des jours.

La meilleure approche consiste à le diviser en plusieurs tâches limitées dans le temps, puis à effectuer cette tâche à son achèvement.

Diviser une tâche lourde et complexe en parties plus petites et réalisables est un meilleur moyen de devenir plus efficace.

La plupart de nos journées sont divisées en tranches horaires, il est donc préférable de se concentrer sur des sprints de 40 à 60 minutes avec peu de place pour les distractions.

S'engager dans une tâche à la fois.

Accordez-lui toute votre attention afin que vous puissiez être aussi efficace et productif que possible.

Mark Murphy, de Forbes, explique: «Lorsque les gens peuvent bloquer les interruptions au travail, ils ont 67% de chances de partir. Ils ont l’impression qu’aujourd’hui a été une journée très réussie. ou nous pouvons bloquer les interruptions. "

Travailler de manière cohérente pendant 60 minutes sur une chose a du sens, mais cela peut être très difficile si vous devez gérer des notifications et répondre aux demandes de vos collègues de travail.

La technique de Pomodoro suggère des tranches de 25 minutes, avec des pauses courtes de 5 minutes, suivies de pauses plus longues par la suite.

Expérimentez avec différents moments et tenez-vous en à ce qui vous convient le mieux.

Pour moi, planifier les tâches les plus exigeantes en début de journée m'aide à me sentir plus motivée et accomplie à mesure que je les exécute, et à répartir l'énergie entre les tâches appropriées.

Disons que vous êtes plus productif le matin.

Désignez les tâches qui vous prennent plus de temps à cette heure de la journée. Non seulement vous serez plus organisé, mais vous pourrez aussi en faire plus.

Trouvez un système qui fonctionne pour vous.

Essayez différentes techniques de gestion du temps et de planification pour votre journée de travail et tenez-vous-en à ce qui vous convient.

La capacité d’attention et le style de travail de chacun sont différents.

La clé de toute technique ou système est la cohérence. Cela doit devenir plus une habitude que vos mauvaises mauvaises habitudes de gestion du temps.

Clé à emporter

Faire plus et rester concentré devrait être une priorité absolue, et utiliser des listes de tâches à effectuer dans un délai déterminé peut tout changer et vous rendre plus efficace.

C’est facile de se laisser distraire par tout ce qui vous entoure.

Si chaque tâche est limitée dans le temps, vous serez plus conscient du temps passé à vérifier les notifications, les e-mails et les discussions, alors que vous devriez vous concentrer sur la réalisation d'un travail réel.

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Cette histoire est publiée dans The Startup, la plus grande publication d’entrepreneurship de Medium, suivie de +409 714 personnes.

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