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Guide pour la rédaction et la gestion de courriers électroniques au travail – Le démarrage

Guide pour la rédaction et la gestion de courriers électroniques au travail - Le démarrage


Obtenez des réponses plus rapides et contrôlez votre boîte de réception avec ces 5 astuces

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Crédit: talhakhali1007 Pixabay

Vous ouvrez votre boîte de réception et grincer des dents. Ils sont là. Des dizaines ou des centaines de sujets réclament votre attention.

Les statistiques montrent que les gens reçoivent plus de 100 courriels chaque jour, sans compter ceux que vous avez déjà lus et complétés et qui traînent dans votre boîte de réception - comme les fêtards qui refusent de partir. Chaque fois que vous ouvrez votre boîte de réception, vous devez les regarder. Encore et encore et encore..

Faire face à une boîte de réception pleine à craquer tous les jours vous rend irritable et fatigué avant le début de la journée.

Essayer de trouver le courriel dont vous avez besoin est un exercice frustrant. Voici cinq astuces pour vous aider à rédiger des courriels professionnels afin d’obtenir des résultats et à apprivoiser votre boîte de réception.

Quand une librairie affiche des livres sur une étagère, la plupart sont placés dos à la colonne. La colonne vertébrale est conçue pour amener les gens à prendre le livre sur l'étagère. La possibilité qu'ils l'achètent augmente quand ils commencent à interagir avec elle.

Que voyez-vous lorsque vous ouvrez votre boîte de réception?

Lignes d'objet.

Ils sont la colonne vertébrale de vos courriels et doivent être écrits de manière à ce que le courrier électronique soit ouvert - en 60 mots ou moins.

Une ligne de sujet réussie définit les attentes du lecteur en ce qui concerne le contenu du courrier électronique et lui donne une raison de l’ouvrir et de le lire. Considérez cela comme une invitation et une promesse: s’ils ouvrent et lisent, ils obtiendront ce qu’ils veulent. Il répond à la question du marketing: qu’est-ce que j’ai à faire?

S'ils ouvrent et lisent, ils obtiendront quelque chose qu'ils veulent. Il répond à la question du marketing: qu’est-ce que j’ai à faire?

Cela signifie que vous devez décider de la pertinence de l'e-mail pour le lecteur. La pertinence signifie que le lecteur trouvera les informations utiles d'une manière ou d'une autre. Plus la ligne de sujet est séduisante, plus elle sera probablement ouverte. Cependant, le corps de l'e-mail doit être conforme à la promesse.

Une ligne d'objet qui est un appât et un commutateur ne fonctionne qu'une seule fois. Vous pouvez nuire à votre crédibilité, le courrier électronique ira droit à la corbeille et les futurs courriers électroniques seront probablement bloqués.

Vous pouvez également utiliser la ligne d'objet pour indiquer au lecteur qu'il doit prendre des mesures. Vous faites cela en utilisant un mot clé. Ce mot clé est différent des mots clés utilisés dans le référencement.

Le mot-clé de l'e-mail est le ou les premiers mots de la ligne d'objet qui communique l'action que vous souhaitez que le lecteur effectue.

Par exemple:

  • Revue par [date]: [Name of document]
  • Approbation requise par [date]:[Cequidoitêtreapprouvé}[Whatistobeapproved}
  • Date limite [date]: [What’s due on that date]
  • Décision de [date]: [The decision you want them to make]
  • Mise à jour: [What is being updated]
  • Rappel: [What you are reminding them]

N'utilisez jamais «Urgent» dans une ligne d'objet. s’il est vraiment urgent, énoncez-le et faites précéder l’email par un appel téléphonique ou par SMS.

Vous pouvez également utiliser des mots-clés pour la gestion de projet en créant une abréviation pour le nom du projet et en demandant à l'équipe de projet de démarrer tous les courriers électroniques avec l'abréviation. En configurant une règle ou un filtre, vous pouvez envoyer tous les courriels relatifs au projet à une boîte de réception dédiée.

Plus de 50% d’entre nous lisons des courriels et d’autres documents électroniques sur des appareils portables. Vous souhaitez placer les informations les plus importantes au-dessus du pli - ce que quelqu'un voit lorsqu'il ouvre un courrier électronique ou un autre document.

Si vous utilisez un iPad ou une tablette grand format, vous en voyez beaucoup. Sur un smartphone, vous voyez moins. Puis il y a des montres…

Prenez également en compte la façon dont les gens lisent sur des appareils électroniques La plupart des gens vont défiler une fois. Certaines personnes vont faire défiler deux fois. Peu de gens continuent à faire défiler.

Vous devez atteindre le point situé au-dessus du pli.

Avant d'écrire un courrier électronique, déterminez le point le plus important que vous souhaitez que le lecteur connaisse et retienne, car la plupart des gens ne liront pas jusqu'au bout. Lorsque vous commencez avec les informations importantes, ils peuvent s’arrêter n’importe où dans le courrier électronique et ne pas manquer de ce qu’ils doivent savoir.

C'est la pyramide inversée du journalisme: du plus important au moins important.

Assurez-vous de relire avant d'envoyer. Voir 5 erreurs d'écriture courantes qui tue votre crédibilité

Crédit: geralt @pixabay

Avez-vous déjà lu un courrier électronique et senti que vous étiez giflé?

La tonalité correspond à ce que vous entendez lorsque vous lisez des mots dans votre tête. Cela affecte la réaction émotionnelle du lecteur lorsqu'il ouvre et lit le courrier électronique.

Vous pouvez contrôler le ton par:

  • Utilisez les bons pronoms. Les pronoms singuliers à la première personne (moi, moi, le mien) communiquent une responsabilité personnelle. Ils vous représentent, l'écrivain. Les pronoms à la première personne du pluriel (nous, notre, nous) font preuve de responsabilité et d'autorité. Ils représentent votre département, votre entreprise ou votre entreprise. Les pronoms à la deuxième personne (vous, votre) sont utilisés pour communiquer de bonnes nouvelles et évités autant que possible pour les mauvaises. Les pronoms à la troisième personne (il, elle) créent un ton neutre.
  • Adoucissez le ton avec des phrases plus longues et une voix passive et raffermissez-le avec des phrases plus courtes et une voix active.
  • Ne jamais aboyer des ordres. Faites des demandes polies et faites preuve de courtoisie. S'il vous plaît, merci, voulez-vous, pourriez-vous… tous contribuer à un ton plus agréable et sont plus susceptibles d'obtenir des résultats.

Personne ne veut lire un bloc de mots solide. Bien que les options de formatage soient limitées, vous pouvez diviser la copie avec des sauts de paragraphe. En règle générale, maintenez vos paragraphes entre trois et sept phrases afin qu'ils paraissent plus faciles à lire.

Si un courrier électronique est envoyé à un client ou à un fournisseur, faites-le ressembler à une lettre avec une salutation: Cher [the person’s title] et leur nom de famille. Lorsqu'un courrier électronique ressemble à une lettre postale sur un papier à lettres, plus le lecteur abordera le contenu avec sérieux.

L'encombrement des e-mails fait référence aux e-mails terminés qui restent dans votre boîte de réception au lieu d'être classés ou mis à la corbeille. Comme le fouillis de papier, le fouillis de courrier électronique peut être épuisant et contribuer aux retards, à la frustration et au stress.

Vous avez peut-être des centaines de courriels complétés, voire des milliers. La seule idée de trier tout cela est accablante.

Vous n’avez pas le temps ni le désir de le faire. Ils restent donc et grandissent et grandissent au fur et à mesure que de plus en plus de personnes s’ajoutent au fouillis.

Et s'il y avait un moyen de se débarrasser de ce fouillis en deux étapes simples? Le ferais-tu?

Magically Vanish Email Clutter

Crédit: 47301 @pisabay

La clé est de supprimer l'encombrement des e-mails de votre boîte de réception et de ne pas y ajouter!

  • Configurez un nouveau dossier dans votre boîte de réception et étiquetez-le:[today’s date].
  • Déplacez les courriels complétés de votre boîte de réception vers ce dossier.

Voila! Les vieux e-mails sont partis!

Avouons-le. Être honnête. Vous n'aurez probablement plus jamais à ouvrir ce dossier. Toutefois, si vous souhaitez l'organiser, ouvrez-le quand vous en avez le temps. Déplacez les courriels que vous souhaitez conserver dans des dossiers de fichiers étiquetés plus permanents ou mettez-les à la corbeille.

S'attaquer à ce qui reste

Vous pouvez maintenant vous occuper de ce qui reste: les courriels non lus ou non encore finis dans la boîte de réception. Ce processus est basé sur Faire les choses par David Allen.

Ouvrez un e-mail à la fois et procédez comme suit pour chacun d'entre eux:

  • Fais le. Prenez toutes les mesures nécessaires pour compléter l’e-mail, puis stockez-le dans un dossier correctement étiqueté ou déposez-le dans la corbeille.
  • Déléguer ou passer à quelqu'un qui devrait le gérer.
  • Trash it si aucune action n’est nécessaire et que vous n’avez pas à la garder ou à la lire.
  • Diary it si vous ne pouvez pas le terminer maintenant.

Journal intime?

Ce n'est pas ce que tu penses.

Cher journal

Un agenda est un système de suivi qui vous permet de retrouver un courrier électronique plus tard, lorsque vous en avez besoin, tout en le sortant de votre boîte de réception. (David Allen appelle cela "en attente".

Vous pouvez utiliser n’importe quel système adapté à votre entreprise. L'objectif est de déplacer les courriels incomplets de la boîte de réception sans les perdre de vue.

Le système de journal le plus simple est basé sur les semaines du mois.

  • Configurer les dossiers du journal - Utilisez quatre dossiers étiquetés pour chaque semaine du mois: Semaine 1, Semaine 2, Semaine 3 et Semaine 4.
  • Si vous ne pouvez pas compléter un courrier électronique et qu'il nécessite un suivi, archivez-le dans le dossier de la semaine pour laquelle vous souhaitez le consulter.
  • Le lundi de chaque semaine, ouvrez le dossier approprié et examinez les courriels qu’il contient. Prenez toutes les mesures nécessaires.
  • Si cela termine le courrier électronique, classez-le ou éliminez-le.
  • Si cet e-mail nécessite un suivi supplémentaire, inscrivez-le à nouveau dans votre journal et placez-le dans le dossier correspondant à la semaine de relecture.

Vous pouvez suivre le même système avec les nouveaux courriels entrants: faites-le, déléguez-le, archivez-le, mettez-le à la corbeille ou faites un journal.

Il ne faut pas beaucoup d’efforts pour créer des courriels efficaces. Tenez compte de ces conseils pour augmenter les chances que vos courriels se retrouvent en haut de la boîte de réception de votre lecteur.

Lorsque vous écrivez des courriels que les gens veulent lire, vous obtenez les résultats dont vous avez besoin et vous gagnez la réputation d’être quelqu'un qui ne perd pas son temps et qui passe rapidement à l’essentiel.

En éliminant l'encombrement des e-mails et en contrôlant votre boîte de réception, vous vous sentirez moins stressé et serez plus productif. Le tri et la réponse aux e-mails entrants iront plus vite et vous obtiendrez un sentiment de satisfaction d'avoir une boîte de réception simplifiée.

Patricia Haddock est auteur et consultante professionnelle depuis plus de 25 ans. Elle travaille avec des entrepreneurs et des professionnels de carrière pour augmenter leurs revenus et surmonter les obstacles à une carrière et à des affaires à long terme. Contactez-la à pat@phaddock.com. Si vous avez des questions ou si vous avez juste besoin d'un léger coup de pouce pour commencer, contactez-moi pat@phaddock.com et mentionnez cet article dans votre ligne d'objet.

Ressource additionnelle

Pour un excellent article, consultez Les morceaux de sagesse les plus populaires en matière de productivité de David Allen par The Mission.

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