Il est important que les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise soient proactifs dans la création de politiques qui abordent la question des réseaux sociaux. Non seulement ces types de politiques doivent aborder les questions liées aux employés consacrant du temps à l’utilisation des médias sociaux sur le lieu de travail, mais ils doivent également aborder les problèmes liés à la discussion d’informations relatives à l’entreprise via les sites Web de médias sociaux.
Table des matières
Si votre manuel de l’employé n’a pas été mis à jour depuis un certain temps, il est probable que vous n’ayez pas encore de politique de réseautage social. Même si vous avez une politique en place, il est certainement conseillé de vous assurer qu’elle est à jour et reflète fidèlement les pratiques de votre entreprise en matière d’utilisation des médias sociaux par les employés, ainsi que les préoccupations réglementaires contemporaines.
Avant de mettre en œuvre une nouvelle politique ou de modifier la vôtre, assurez-vous de consulter un conseiller juridique. La mise en œuvre même de petits changements de formulation sans demander de conseils juridiques peut mettre votre entreprise en danger.
Temps passé à utiliser les médias sociaux
Les politiques concernant le temps passé à s’engager dans les réseaux sociaux sur le lieu de travail varient des interdictions absolues à l’autorisation d’utilisation occasionnelle. Il est important de se rendre compte que les problèmes associés aux employés qui passent du temps à jouer sur les sites de médias sociaux alors qu’ils sont censés travailler ne diffèrent pas de ceux liés à d’autres activités «gaffeuses». C’est une question de discipline des employés pour les gestionnaires. Une employée qui joue sur Facebook alors qu’elle est censée travailler n’est pas différente de celle qui passe des appels personnels toute la journée ou joue à des jeux pendant la journée de travail.
- Si vous avez une politique qui spécifie des activités dans lesquelles les employés ne doivent pas s’engager pendant la journée de travail et que vous souhaitez interdire les réseaux sociaux, étendez cette politique pour inclure l’utilisation des sites de médias sociaux à des fins personnelles.
- Si vous souhaitez autoriser une utilisation «occasionnelle», définissez clairement ce que vous entendez par «occasionnel» et soyez prêt à prendre des mesures disciplinaires en conséquence, de manière non discriminatoire. Si vous choisissez cette voie, vous devrez être prêt à surveiller le temps consacré à de telles activités et à être cohérent en le faisant.
- Bien que l’utilisation de la technologie pour bloquer l’accès aux sites Web de médias sociaux puisse empêcher l’utilisation des médias sociaux via l’équipement de votre entreprise, les employés peuvent toujours accéder aux sites à partir de leurs téléphones portables personnels ou de leurs tablettes. Si les employés sont autorisés à apporter de tels appareils sur le lieu de travail, votre politique doit indiquer quand et comment leur utilisation est autorisée.
Systèmes et équipement informatiques
Selon la faculté de droit Francis King Carey de l’Université du Maryland, « la responsabilité de l’employeur est plus probable lorsque les employés publient du contenu sur des sites Web de médias sociaux dans le cadre de leur emploi », mais « l’employeur peut également être tenu responsable de l’utilisation des médias sociaux par un employé. dans un certain nombre d’autres scénarios « dans les tribunaux étatiques et fédéraux. Pour cette raison, il est essentiel d’avoir une politique solide qui interdit tous les types d’utilisation abusive des systèmes électroniques et informatiques de l’entreprise concernant les réseaux sociaux ainsi que d’autres activités de communication en ligne et électroniques.
Les politiques de l’entreprise doivent traiter de l’utilisation de l’équipement informatique de l’entreprise, des systèmes de réseau, des comptes de messagerie, des téléphones portables, des tablettes et d’autres appareils numériques pour les réseaux sociaux, ainsi que d’autres activités en ligne. Toutes les procédures que vous utilisez pour identifier ces activités doivent être conformes à la loi sur les communications électroniques. Votre politique doit spécifiquement stipuler que les employés ne doivent avoir «aucune attente raisonnable en matière de confidentialité» concernant les informations envoyées ou reçues via les systèmes, appareils ou comptes de l’entreprise.
Un exemple de langage à considérer, avec l’approbation de votre conseiller juridique, comprend:
- N’ouvrez pas de comptes de réseaux sociaux personnels avec l’adresse e-mail de votre entreprise, car l’utilisation du nom de domaine de l’entreprise peut impliquer que vous agissez au nom de l’entreprise.
- À moins que votre travail ne vous oblige spécifiquement à participer à des publications Internet au nom de l’entreprise, vous ne devez pas visiter, publier ou surveiller ces sites Web en utilisant l’équipement de l’entreprise ou les systèmes de communication électroniques.
- L’utilisation des médias sociaux par un employé qui enfreint les politiques de l’entreprise ou les lois étatiques ou fédérales peut soumettre l’employé à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
- Les employés qui prennent connaissance de publications qui enfreignent la politique de l’entreprise ou qui posent des problèmes juridiques potentiels doivent les signaler au représentant approprié (fournir un moyen de signaler les violations).
Réputation et confidentialité de l’entreprise
Votre politique de réseautage social doit également aborder les limites spécifiques à la communication sur les réseaux sociaux qui ont le potentiel d’avoir un impact sur la réputation et la confidentialité de l’entreprise, en gardant à l’esprit que vous ne pouvez aller aussi loin en imposant des limites à ce que les employés peuvent dire. Bien que vous ne soyez pas obligé de laisser les employés gaffer au travail et que vous puissiez certainement interdire les activités illégales et inappropriées utilisant les ressources de l’entreprise, vous ne pouvez pas avoir une politique qui, en substance, met un «bâillon» sur vos employés.
En vertu de la loi nationale sur les relations de travail, les employeurs ne peuvent, comme l’a précisé le Conseil national des relations du travail, mettre en œuvre des politiques qui portent atteinte au droit inhérent d’un employé à la liberté d’expression ou au droit de s’engager dans une communication collective et d’autres activités pour améliorer les conditions de travail. Les politiques trop larges, telles que celles qui interdisent aux employés de faire des commentaires négatifs sur leurs employeurs, ne sont pas conformes à la loi nationale sur les relations de travail. Cependant, vous voudrez peut-être vous assurer que votre politique impose des limites appropriées à la communication liée à l’entreprise.
Un exemple de langage que vous voudrez peut-être envisager d’inclure dans votre police (s’il est approuvé par votre avocat) comprend:
- Les employés ne doivent pas déclarer, suggérer ou laisser entendre qu’ils parlent au nom de l’entreprise (à moins qu’ils ne le fassent à titre officiel).
- Les employés qui s’identifient comme tels doivent déclarer: « Les opinions exprimées dans cette publication sont les miennes et ne reflètent pas celles de la société X ou de ses filiales. »
- Les employés ne doivent pas utiliser le logo ou les marques commerciales de l’entreprise sans autorisation expresse.
- Vérifiez que tout ce que vous publiez sur les sites Web de médias sociaux est conforme à la loi sur la protection des droits d’auteur.
- Votre obligation de protéger la confidentialité des informations confidentielles auxquelles vous êtes exposé du fait de votre position au sein de l’entreprise se poursuit lors des interactions sur les réseaux sociaux.
Problèmes connexes à considérer
Discipline basée sur l’activité des médias sociaux
Les personnes qui participent à des activités de réseautage social partagent souvent pas mal d’informations personnelles les concernant. En tant qu’employeur, il est naturel de se demander si vous pouvez utiliser ces informations pour prendre des décisions sur les conditions d’emploi d’un individu. Comme pour tant de problèmes en milieu de travail, la réponse est oui et non.
Considérez les situations suivantes:
- Si vos employés signent un accord de confidentialité et publient des secrets d’entreprise sur Twitter, c’est certainement un problème de discipline. La situation est différente, cependant, si un employé exprime simplement son opinion sur son patron qui est un imbécile – un droit qui est protégé par la Constitution – alors vous ne pouvez pas prendre de mesures disciplinaires.
- Si votre politique relative à la loi sur le congé familial pour raison médicale (FMLA) comporte une clause « pas de clair de lune » et qu’une employée en congé approuvé publie quelque chose à propos de son nouvel emploi à temps partiel sur sa page Facebook et vous êtes en mesure de vérifier qu’elle est, en En fait, si vous travaillez à un autre emploi pendant votre congé pour votre entreprise, vous pouvez alors prendre des mesures disciplinaires. Cependant, les mesures disciplinaires que vous pouvez prendre dans cette situation ne sont pas basées sur l’utilisation des médias sociaux, mais plutôt sur la violation de la politique FMLA ou sur la fraude FMLA. Si, cependant, vous n’avez pas de clause «pas de clair de lune» dans votre politique FMLA, alors vous n’avez aucun motif de sanction disciplinaire dans cette situation.
Activités protégées
Si un employé est engagé dans une activité protégée via des activités de réseautage social, vous ne pouvez pas prendre de mesures disciplinaires en conséquence. Les employeurs ne peuvent pas licencier ou discipliner les employés pour des actions protégées en vertu de la loi nationale sur les relations professionnelles. Des exemples d’activités protégées comprennent:
- Rechercher les opinions des collègues concernant un problème de travail
- Commenter les problèmes de rendement au travail
- Commenter les problèmes avec les collègues
- Faire des déclarations de protestation contre des décisions ou des actions de supervision
- Prolonger une « activité concertée » (comme des tentatives de faire pression sur des collègues pour qu’ils envisagent de se syndiquer) qui a commencé au travail
- Exprimer ses inquiétudes sur les conditions de travail
Faites preuve d’une grande prudence dans ce domaine et consultez votre avocat avant de prendre des mesures disciplinaires liées à l’activité des employés sur les réseaux sociaux.
Droit individuel à la vie privée
Bien que vous ayez entendu une rumeur selon laquelle un employé aurait fait certains types de déclarations via des profils de médias sociaux, vous ne pouvez pas exiger des employés qu’ils divulguent ces informations ou vous donnent accès à leurs sites de médias sociaux. Selon Gobal Investigations Review: « Alors que certains États ont quelques exceptions pour les enquêtes sur les fautes d’employés, il est généralement toujours interdit aux employés de fournir à leurs employeurs les informations de connexion pour leurs comptes de médias sociaux. » Tenter d’obliger les employés à fournir à un représentant de l’entreprise des informations de connexion personnelles aux médias sociaux est une violation flagrante des droits à la vie privée de l’individu. Cela est tout aussi vrai pendant le processus de recrutement qu’après l’embauche d’une personne.
Attendez-vous à ce que les changements continuent
Le besoin de politiques de réseautage social pour les employés et le lieu de travail est relativement nouveau. Au fil du temps, les agences de régulation fédérales et étatiques qui appliquent diverses lois sur le travail sont susceptibles de publier des clarifications et des conseils au fur et à mesure que les affaires sont entendues et que les décisions sont prises. Suivez les changements législatifs liés à ce sujet important et sensible afin d’être sûr que vos politiques – ainsi que vos procédures pour les appliquer – restent à jour et conformes.
