Êtes-vous fatigué d’avoir de terribles réunions? Eh bien, vous pouvez changer cela

Avant de passer à une alternative, comprenons le problème en profondeur! À mon avis, les réunions n’ont aucun sens lorsque:

• Pas de préparation: les gens viennent avec des sujets sans être prêts à en discuter.
• La raison pour laquelle la réunion a lieu n’est pas claire: la motivation de la rencontre n’est pas claire ou inexistante.
• Aucun résultat attendu: la réunion se termine sans résultat. Parfois, il n’y a même pas de résultats attendus déterminés.
• Les participants ne s’engagent pas dans l’échange: parfois, les membres ne sont pas présents en pleine conscience, ce qui signifie qu’il n’y a pas d’engagement.
• Des sujets aléatoires n’arrêtent pas d’apparaître: les membres de l’équipe viennent avec des éléments que personne n’a accepté de discuter, ce qui empêche l’équipe d’atteindre les objectifs.
• La rencontre semble interminable: de nombreuses séances deviennent improductives car trop longues. De plus, j’ai remarqué que plus la réunion est longue, moins les participants sont engagés.

« Plus la réunion est longue, moins on accomplit. » Tim Cook

Comment avoir des réunions significatives?

Il est possible d’avoir de grandes réunions une fois que nous avons un cadre. Cela peut être simple; pourtant, il faudra de la discipline et sortir de la zone de confort. Une fois que nous aurons réglé correctement les problèmes, nous pourrons quitter la salle en ayant le sentiment d’avoir fait des progrès importants. Que devrions-nous faire alors? Les rencontres les plus extraordinaires que j’ai vécues ont les caractéristiques suivantes:

• La motivation est claire pour tout le monde.
• Les objectifs attendus sont clairs.
• Tout le monde comprend la méthode.
• Tout le monde s’engage consciemment.
• Les membres se mettent d’accord sur les règles.

«Les réunions sont au cœur d’une organisation efficace, et chaque réunion est l’occasion de clarifier les problèmes, de définir de nouvelles orientations, de mieux cibler, de créer un alignement et de faire avancer les objectifs.»

– Paul Axtell

Il pourrait y avoir plusieurs façons d’atteindre de telles caractéristiques. Je partagerai celui que j’ai vécu et que je crois être le meilleur.

• Se mettre d’accord sur les règles de fonctionnement de la réunion: par exemple, pour une discussion hebdomadaire, seuls les sujets prédéfinis font partie de l’agenda.
• Commencez par pourquoi: utilisez la première minute pour décrire la motivation pour laquelle tout le monde passe son temps.
• Clarifier les objectifs: décrivez les objectifs de la réunion, que devraient réaliser les participants à la fin de la session?
• Expliquez la méthode: assurez-vous que tout le monde comprend le déroulement de la réunion. L’équipe doit-elle prendre une décision? L’équipe a-t-elle besoin de définir un concept? Comment cela va-t-il arriver? Combien de temps cela devrait-il prendre?
• Accorder: créer une connexion avec les participants. En ce moment, tout le monde partage ce qu’il ressent et ce qu’il attend de la réunion. La transparence et l’ouverture sont essentielles pour cette partie.
• Diriger la réunion: aider les membres à se concentrer sur l’atteinte des objectifs à travers la méthode expliquée et le respect des règles convenues par l’équipe.
• Insister sur des accords clairs: faire des accords sur les raisons pour lesquelles nous faisons quoi jusqu’à quand et par qui, les membres doivent écrire pour que ce soit clair pour tout le monde.
• Faire la sourde oreille: avant de quitter la réunion, tout le monde doit comprendre le résultat, puis chacun partage ce qu’il ressent après la session et exprime ses émotions.

Emprunter une heure de temps revient à emprunter l’échelle d’un voisin. Demandez poliment, conservez-le aussi longtemps que vous en avez besoin, retournez-le rapidement et dites «merci».

– Ken Norton, Des réunions qui ne craignent pas

À quoi ressemble une grande réunion dans la vraie vie?

Imaginons un scénario que j’ai souvent vécu – une session hebdomadaire où le Product Owner rencontre les parties prenantes. Les participants conviennent des règles suivantes; aucun smartphone autorisé, seuls les sujets écrits jusqu’à la veille de la réunion sont discutés. La réunion a lieu tous les jeudis à 10 h 00. La réunion devrait ressembler à ceci:

À 10h00; la réunion commence, les gens se saluent. Ensuite, le Product Owner commence à parler.

Propriétaire du produit: La raison pour laquelle nous sommes ici est d’augmenter notre confiance et notre clarté afin que nous puissions atteindre nos objectifs commerciaux. Aujourd’hui, nous avons les sujets Remboursements, Optimisation de la recherche et Recommandations de produits pour discuter, à la fin de cette réunion, nous aurons un accord conjoint sur la façon de progresser avec ces sujets. Pour que cela se produise, nous devrons prendre une décision de groupe sur la façon de les aborder. Nous avons 45 minutes pour le faire.

Propriétaire du produit: Maintenant, il est temps de me brancher. Aujourd’hui je me sens bien parce que c’est une belle journée ensoleillée. De plus, les recommandations de produits me motivent beaucoup et je suis ravi de cette discussion.

John: Je peux me connecter à votre dicton, aujourd’hui c’est ma journée, je suis très excité. Je me suis réveillé en me sentant bien. Les recommandations de produits me motivent également beaucoup, mais je suis sceptique quant au sujet Optimisation de la recherche, je suppose que nous n’avons peut-être pas une opinion commune à ce sujet.

Peter: Eh bien, je ne suis pas si bien aujourd’hui, ma fille me rend folle, donc ce n’est pas mon meilleur jour aujourd’hui. Quoi qu’il en soit, je suppose que nous pouvons être d’accord avec l’orientation des sujets mentionnés.

Chloe: Je suppose que je suis le dernier, aujourd’hui est une bonne journée pour moi, rien de spécial, rien de mal. Je ne suis pas sûr que nous soyons prêts pour toutes les discussions, mais je suppose que nous pouvons nous concentrer sur les recommandations de produits et l’optimisation de la recherche, peut-être que les remboursements seront discutés lors de notre prochaine session au cas où nous n’aurions pas le temps.

Propriétaire du produit: Génial! Il est maintenant 10 h 10, commençons par les recommandations de produits.

À ce moment, l’équipe discute du sujet des recommandations de produits. Il y a des conflits entre Peter et Chloé; cependant, ils se comprennent et décident de l’approche. Le Product Owner écrit au tableau pourquoi l’équipe fait quoi jusqu’à quand par qui. Un accord explicite est visible par tous. La discussion dure 15 minutes, donc le Product Owner s’approche de la partie suivante.

Propriétaire du produit: Nous avons conclu le premier accord. Maintenant, nous devons choisir le sujet suivant. Nous pouvons avoir le temps seulement pour un; il est 10h25. Je suggérerais de parler d’optimisation de la recherche, des objections?

John: Je ne sais pas si nous sommes prêts pour ce sujet. Je ne comprends pas pourquoi nous devons améliorer le moteur de recherche. Cela fonctionne parfaitement.

Propriétaire du produit: C’est un point valide. Cependant, je peux expliquer la motivation derrière cela. Nous voulons nous assurer que nos utilisateurs peuvent trouver les produits qui correspondent à leurs préférences. Nous avons remarqué une baisse importante de notre entonnoir de conversion chaque fois que l’utilisateur utilise la fonction de recherche ou les filtres. Notre hypothèse est qu’en fournissant un meilleur moteur de recherche, nous pouvons aider nos utilisateurs à trouver ce qu’ils veulent. Puis-je lever votre doute?

John: Maintenant, c’est clair pour moi. Je ne savais pas que notre entonnoir de conversion avait considérablement diminué après la recherche. J’adore cette fonctionnalité, mais ce n’est que ma perception. Discutons-en.

Peter: J’ai une idée! Peut-être que nous parlons de pages de destination dynamiques, et cela peut changer la donne!

Chloe: Un de plus!

John: Désolé, Peter et Chloé, mais ce sujet n’était pas à notre ordre du jour. Qu’en est-il de la préparation du sujet pour la semaine prochaine?

Peter: Tu as raison! La semaine prochaine, je viendrai avec une suggestion.

L’équipe a une discussion passionnée et approfondie. Après 15 minutes, le groupe prend une décision importante. Encore une fois, le Product Owner écrit, pourquoi nous faisons quoi jusqu’à quand par qui. Il est maintenant 10 h 42, soit trois minutes de plus.

Propriétaire du produit: Je suppose que nous n’avons pas de temps pour le sujet des remboursements. Nous discuterons des remboursements lors de notre prochain entretien. Permettez-moi d’écouter. Je pense que nous avons fait des progrès importants. Nous avons pris deux décisions essentielles, et maintenant j’ai des actions claires à prendre.

John: Je quitte la réunion satisfait. Je suis venu ici avec une compréhension différente de l’optimisation de la recherche. Maintenant, nous pouvons avancer. C’était une super réunion.

Chloe: Malgré ma discussion intense avec Peter, je crois que nous avons pris la meilleure décision possible en tant qu’équipe, alors je quitte la salle en pensant que nous avons eu une réunion productive.

Peter: Je peux me connecter à Chloé; notre discussion a été intense. Cependant, nous avions besoin de cela pour comprendre l’autre perspective et nous engager pour une meilleure solution pour notre produit. Je quitte la salle heureuse et enthousiasmée par les améliorations à venir de notre produit.

Propriétaire du produit: Merci à tous pour votre temps et vos précieuses informations.

C’est comme ça que les réunions devraient être. Clair, engageant et significatif.

Emballer

N’acceptez pas les réunions inutiles. Vous pouvez avoir des réunions significatives et utiles une fois:

• Insistez sur des règles claires sur la façon d’exécuter les sessions.
• Chaque réunion commence par la motivation, les objectifs et la méthode.
• Les participants s’engagent dans la réunion en partageant leurs sentiments et leurs attentes.
• Les participants s’entendent clairement sur la raison pour laquelle nous faisons quoi jusqu’à quand et par qui.
• Chaque réunion se termine avec les participants partageant leurs sentiments sur la réunion.