Design : 7 questions pour concevoir votre playbook d’équipe

Lorsque j’ai demandé à Google la définition d’un « Playbook », j’ai obtenu ceci: «Playbook» est un nom d’Amérique du Nord qui signifie: «un livre contenant les stratégies et les jeux d’une équipe sportive, en particulier dans le football américain». Et le Cambridge Dictionary le définit comme: «Un ensemble de règles ou de suggestions qui sont considérées comme convenant à une activité, une industrie ou un emploi particulier ».

Bien que j’y fasse simplement référence comme:

«Un emballage plat de style IKEA signifie faire avancer les choses».

Considérez-le comme un centre de connaissances spécialisé dans des activités (jeux ou outils, par exemple) qui permettent aux équipes de collaborer, d’idéer, de résoudre des problèmes, de prendre des décisions… etc.

«Donnez un poisson à un homme et vous le nourrissez pendant une journée. Apprenez à un homme à pêcher et vous le nourrissez toute sa vie »

– Maimonides

Démocratisation de la créativité

IKEA a rendu les meubles accessibles et faciles – ou plus faciles – à assembler et à utiliser pour tout le monde. Un Playbook ne devrait pas être différent. Cela devrait permettre à TOUS d’utiliser des outils tels que des ateliers, des rituels et des cérémonies pour travailler plus efficacement et plus efficacement, résoudre des problèmes et favoriser leur créativité. Cela ne devrait pas être un privilège spécifique à une fonction.

Un bon Playbook devrait permettre à ses utilisateurs de choisir un outil – ou de mélanger et d’assortir quelques-uns – qui convient à leurs besoins. Ceux-ci doivent être accompagnés de leurs manuels d’instructions respectifs (par exemple, comment, exemples les meilleurs de leur catégorie et modèles le cas échéant).

Je crois que vous pouvez – peut-être devriez-vous – commencer à construire votre Playbook à partir d’une fonction telle que Design ou Produit, mais il ne devrait pas être conçu – ou être exclusif – uniquement pour eux.

Amener cette démocratisation à un niveau professionnel est fait mais rendre votre Playbook – ou une partie de celui-ci – ouvert aux utilisateurs externes (par exemple Atlassian’S Playbook). Ces informations sont intéressantes à apprendre, mais rappelez-vous que vos Playbooks doivent consister en des réponses à la façon dont les choses sont faites dans votre entreprise.

Standardisation

Rory Sutherland, vice-président d’Ogilvy au Royaume-Uni et fondateur de la pratique des sciences comportementales d’Ogilvy, parle souvent de la cohérence de l’une des raisons du succès des entreprises de restauration rapide, comme McDonald’s.

« Nous n’allons pas chez McDonald’s pour le meilleur repas du monde. Nous y allons parce que McDonald’s est toujours assez bien »

– Rory Sutherland

Malgré mes sentiments et mon opinion à l’égard de McDonald’s, je ne pourrais être plus d’accord. Et donc, en standardisant vos jeux, vous vous appuierez sur le pouvoir de la cohérence.

Lorsqu’une entreprise – ou une équipe – est petite, Playbook et les méthodes de travail ont tendance à tomber sous la «norme». À ce stade, certains ou tous les membres de l’équipe sont des experts en matière de norme. Cependant, avec l’échelle, les nouveaux membres apporteront avec eux de nouvelles idées, de nouvelles pièces et de nouvelles façons de faire. Les débutants, les seniors et les juniors, commenceront à se demander comment les choses se font habituellement dans cette entreprise.

Avoir un Playbook en place aidera non seulement à intégrer de nouveaux membres, mais aussi à éviter la confusion autour des noms des jeux, la duplication des jeux et la variété de façons de faire la même chose. Et plus important encore, cela limitera la concentration des connaissances avec seulement une poignée de personnes.

Que vous conceviez un nouveau Playbook, restructuriez un Playbook existant ou simplement ajoutiez un nouveau jeu, suivre un modèle vous aidera à maintenir la cohérence et à améliorer la compréhension globale.

Remarque: Peu importe le nombre d’experts que vous êtes, il est très important de se rappeler que ce modèle ne doit pas être utilisé isolément, il est essentiel de répondre à ces questions avec l’aide des autres.

Voici les sept questions que j’utilise:

Le pourquoi

1- Quel est le but de cette pièce?

Pour vous et tous les autres, vous êtes sur la même longueur d’onde, c’est une question cruciale pour être claire.

Les whos

2- Qui devrait gérer cela? 3- Qui doit être là? 4- Qui pourrait être là?

Qu’est-ce qu’un jeu sans joueurs? Il est très important de permettre à votre utilisateur de Playbook de comprendre facilement de qui il a besoin pour jouer.

Le comment

5- Comment devrions-nous l’exécuter?

Ceci est la partie lourde. Dans cette section, vous devez trouver le bon équilibre entre les détails et la clarté. Vous ne voulez pas que ce soit trop long mais aussi assez détaillé.

Une manière pratique de structurer cela est de diviser les actions en phases, en donnant une indication du temps que prendra chaque phase et en énonçant les rôles et responsabilités à chaque phase:

• pré: Toutes les préparations qui doivent être effectuées avant le début de la pièce et par qui.
• pendant: Ce qui se passe pendant la pièce et le rôle de chacun.
• Publier: Des trucs comme des documentations et des suivis, et qui en est responsable.

Le quand

6- Quand devrions-nous l’exécuter?

Cela varie d’une industrie à l’autre. Dans l’industrie Tech, cela peut faire référence au cycle de développement du produit. Par conséquent, certaines pièces peuvent être liées au temps (par exemple, lancement hebdomadaire), certaines sont liées au cycle de développement (par exemple, Critiques: aussi souvent que nécessaire entre 20 et 80% de l’achèvement de la conception), tandis que d’autres sont circonstancielles (par exemple, Forum de conception : face à de multiples solutions).

Le doré

7- Quelle est la définition du bien?

Vous pourriez ne pas avoir la réponse à cette question dès le départ.

Néanmoins, vous ne devez pas le laisser vide. Vous feriez mieux de trouver une réponse hypothétique, puis de la tester au fil du temps. Continuez à répéter cela jusqu’à ce que vous trouviez la bonne réponse à ce à quoi ressemblerait le succès.

Enfer ouais!

Responsabilisation

IKEA rend les choses abordables (c’est-à-dire accessibles) mais aussi, elles ont responsabilisé leurs clients en leur permettant d’assembler ces forfaits par elles-mêmes, et avoir un Playbook permet à ses utilisateurs de simplement FAIRE.

En fait, selon mon expérience, avoir un Playbook bien structuré a augmenté l’utilisation de certaines des pièces principales (par exemple, les critiques) de près de 250%.

Agilité et évolutivité

C’est votre capacité à adapter rapidement vos jeux au changement et à pouvoir répondre à une demande soudaine de nouveaux.

Le fait d’avoir cette structure nous a permis de réagir aux circonstances sans précédent liées au COVID-19 de manière efficace et rapide. Lorsque les priorités de l’entreprise ont changé au cours de la nuit et que l’équipe a dû soudainement faire face à de nouvelles réalités et à différentes façons de travailler, nous avons réussi à concevoir, tester et déployer un tout nouveau jeu interfonctionnel en une semaine environ. . Ce n’est pas seulement un nouveau, mais il a également remplacé deux des nôtres existants. Je l’ai appelé « Remise à zéro« .

Très peu de temps après le lancement, Remise à zéro s’est avéré être un succès. Non seulement dans le nombre de sessions mais aussi dans plus de 93% des participants ont déclaré avoir eu une session utile ou très utile. Certains ont même commencé à utiliser le nom Zeroing comme verbe dans leurs phrases.

Avis de non-responsabilité: peu importe à quel point un Playbook est brillant, il est inutile sans de grands joueurs et défenseurs.