Design : 4 choses que j’ai apprises en organisant un atelier de réflexion à distance depuis chez moi

vous l’avez peut-être remarqué, notre mode de vie «normal» a été perturbé, les mesures COVID-19 ont poussé un nombre sans précédent de personnes à changer de vie en ligne, ce qui inclut le travail à 100% à distance. Il y a deux semaines, j’ai eu l’opportunité de concevoir, animer et animer un atelier client de 3 jours avec un client avec qui je travaille. Organiser des ateliers collaboratifs de réflexion sur la conception est le pain et le beurre d’un concepteur UX, mais cette fois-ci, c’était un peu différent. Je n’étais pas sur place avec de belles installations de bureau et des collations facilement disponibles, mais je travaillais dans le confort de ma maison, dirigeant l’atelier dans ma chaise de jeu, parlant à mon ordinateur portable.

Maintenant que j’ai eu le temps de digérer cette expérience, il y a quelques leçons précieuses sur lesquelles je souhaite réfléchir et partager avec cette plateforme. Alors, voici 4 choses que j’ai apprises en organisant un atelier à distance depuis la maison:

D’une connexion Internet instable, des livraisons intempestives d’Amazon à des membres perturbateurs de la famille, chaque participant travaillant à domicile a présenté son propre ensemble de défis. J’ai trouvé que le travail à domicile augmentait les sources de distraction et affectait le niveau de participation des participants.

Certains participants étaient réticents à allumer leur webcam, à prendre la parole et à s’impliquer en raison de l’environnement dans lequel ils travaillaient. Ainsi, en tant qu’animateurs, il est devenu plus important d’établir la confiance et de garantir à chacun la possibilité d’exprimer son opinion. Des exercices en petits groupes et des vérifications de statut ont été utilisés pour permettre aux individus de s’exprimer. J’ai trouvé que le fait d’appeler des personnes à donner leur avis sous forme de question était un moyen d’orientation particulièrement efficace, et cela a souvent déclenché des discussions perspicaces.

La capacité à établir la confiance avec vos participants dans un environnement distant est essentielle. Dans cette expérience, le travail à domicile peut avoir aidé car les participants opéraient dans un environnement auquel ils étaient habitués, étant plus à l’aise, les individus aidaient à afficher leur vrai moi.

Il y a eu des moments durant l’atelier où mon sens du temps était déformé, c’était presque comme si le temps passait plus vite dans le monde virtuel. Il était difficile de terminer les activités dans le temps imparti, et les pauses de 10 minutes semblaient 5 minutes. Pendant un certain temps, j’ai été déconcerté et j’ai eu du mal à identifier une raison derrière cette distorsion, mais cela est vite devenu évident. La même activité de collaboration a nécessité plus de temps pour se dérouler dans un environnement éloigné par rapport aux ateliers en personne.

Dans un environnement éloigné, la parole parlée devient la principale forme de communication, d’autres qualités telles que le langage corporel, l’expression faciale et l’intonation sont plus difficiles à enregistrer. Dans ce cas, cela s’est traduit par une communication plus lente et moins efficace. J’ai vu les participants passer plus de temps dans les discussions et les lectures pour s’assurer que leurs messages étaient clairement transmis.

Lors de la conception d’un atelier à distance, pensez à un temps tampon supplémentaire dans chaque activité. Utilisez des pauses fréquentes et réparties pour établir un meilleur sens du calendrier. Ce subtil changement d’approche vous permettra de réaliser un atelier plus ponctuel et efficace.

Les outils de collaboration virtuelle semblent être le sujet de discussion de la ville récemment, presque tous les articles que j’ai lus sur la conduite d’un atelier à distance réussi ont mentionné leur outil préféré. J’ai utilisé des outils comme MURAL, MIRO à plusieurs reprises, mais uniquement entre l’équipe produit et ses collègues designers, jamais avec les clients et les partenaires commerciaux.

En préparation de cet atelier, j’ai créé des tutoriels vidéos et des pré-travaux à compléter à l’avance par les participants, dans le but de les intégrer avant l’atelier, et donc de réduire les perturbations lors de la première journée. Cependant, je n’ai pas reconnu la courbe d’apprentissage abrupte que l’outil posait et surestimé la volonté des gens d’apprendre un nouvel outil.

En conséquence, nous avons vu un niveau varié d’engagement et de participation au début de l’atelier. Couplé à un outil de plus en plus réactif, nous décidons de pivoter et de créer des modèles de documents Word à la place de notre tableau blanc virtuel. Cela a fonctionné comme un régal, les participants étaient moins concentrés sur l’apprentissage d’un nouvel outil, mais sur l’accomplissement des tâches à accomplir.

Avant l’atelier, outre la compréhension de la démographie, des fuseaux horaires et des rôles de votre public, il est judicieux d’étudier le matériel et les logiciels avec lesquels vos participants travaillent. Quelle que soit l’intuition que vous pensez des outils de tableau blanc virtuel, ne présumez pas que votre public peut saisir quelque chose que vous connaissez bien. Parfois, des outils plus basiques comme Google Slides ou des modèles Powerpoint hors ligne peuvent être une option beaucoup plus appropriée.

Plus vous pourrez vous préparer, mieux vous serez. Peu importe s’il s’agit d’un problème de technologie ou de participation des participants, le fait d’avoir un plan A, B et C vous aidera à réagir à divers scénarios et à minimiser les perturbations de l’atelier.

Fort de mon expérience limitée dans les arts du spectacle, j’aime faire deux types de répétitions en préparation de mes ateliers. Tout d’abord, une répétition sous forme de tableau ou de lecture permet aux animateurs de parcourir verbalement tout l’exercice et le contenu de l’atelier, cela vous aidera à identifier les améliorations nécessaires dans le flux, à clarifier l’ordre du jour et à apporter des corrections. dans les points de transfert. Deuxièmement, une répétition technique dans le seul but de tester la technologie et les outils, ceci est particulièrement utile pour un atelier à distance comme celui-ci où la majorité des activités ont été menées à l’aide du tableau blanc virtuel. Mais quelle que soit la préparation que vous faites, vous devez supposer que la technologie vous fera défaut, car 9 fois sur 10, elle le fera.

Il est important de garder une approche flexible lors de la conduite de ces ateliers. Notre capacité d’adaptation ne vient pas seulement de l’expérience mais aussi du travail d’équipe. Face à un problème inattendu, faites confiance à votre réseau de support et utilisez la richesse d’expérience apportée par vos co-facilitateurs. Dans mon cas, j’ai certainement travaillé avec les cofacilitateurs en permanence, de la conception de l’ordre du jour à la facilitation des groupes de travail, la contribution et les commentaires de chacun se sont révélés très précieux. Merci Fem & Mus!

Le cumul des connaissances et de l’expérience de chacun a permis une compréhension beaucoup plus large et plus approfondie du problème en question, ce qui nous a permis de pivoter et d’apporter des changements lorsque nécessaire, et nous nous sommes soutenus tout au long de l’atelier.