Design : 10 réflexions sur l’intégration des designers dans notre nouveau monde à distance

Sur le premier jour de lock-out, quand toutes les décisions de déménager pour travailler et à distance à temps plein avaient été prises, j’avais un nouveau démarreur, Divya, rejoignez-moi dans mon équipe pour travailler à mes côtés. J’ai été chargé de l’accueillir, de la mettre au courant et d’essayer de faire de l’expérience de rejoindre une nouvelle entreprise et une bonne équipe.

Je n’ai jamais fait cela à distance, ni personne d’autre sur notre lieu de travail, c’était un peu court préavis qu’elle rejoindrait mon équipe et je dois admettre que j’avais beaucoup de préoccupations quant à la façon dont cela fonctionnerait. Serait-ce une lutte? l’expérience d’intégration la découragerait-elle? devrais-je gâcher une recrue potentiellement formidable parce que je ne savais pas ce que je fais dans ce nouveau monde post-COVID-19? Aurait-elle besoin de plus de soutien que je ne pourrais lui donner en plus de mon travail régulier?

Comment intégrer un nouveau starter dans l’équipe, le domaine et l’entreprise sans y être présent en personne?

Je suis ravi de rester que deux mois et demi pour que ça se passe bien, Divya fonctionne très bien, est maintenant autant un membre de l’équipe que n’importe qui d’autre, apprend de nous et m’apprend de nouvelles choses chaque jour.

Je pensais qu’il devait y en avoir d’autres dans un bateau similaire, peut-être avez-vous mis une pause sur les nouveaux débutants en raison de problèmes d’intégration, par exemple, ou en tant que nouveau démarreur, vous vous inquiétez de rejoindre un nouvel endroit pendant ces temps fous. Au cours des deux derniers mois, j’ai réfléchi et appris beaucoup de choses à ce sujet, alors j’ai pensé partager certaines choses qui ont fonctionné pour moi. Ces idées sont évidemment de mon point de vue pour accueillir un nouveau démarreur mais peut-être avec un peu de réflexion latérale, vous pouvez les adapter si vous êtes vous-même le nouveau démarreur. J’espère que vous les trouverez utiles.

Avant que Divya se joigne à nous, nous avons eu un tas de réunions pour examiner notre ensemble standard d’objectifs de probation que nous attendons des nouveaux débutants pour s’assurer qu’ils affichent les bonnes compétences, étant donné l’incertitude de la situation que nous avons soigneusement examinée et ajustée, presque d’une manière sur mesure pour a) s’adapter à la situation, et b) adapter le type d’activités que notre équipe ferait désormais légèrement différemment à la suite du verrouillage. Certaines tâches / comportements ont été avancés, certains repoussés, certains étendus, certains supprimés. Nous avons essayé de l’équilibrer de manière à ce que Divya puisse nous montrer ce dont elle est capable le plus rapidement possible, mais en étant raisonnable quant aux contraintes et aux délais. En conséquence, cela s’est finalement soldé par un plan de probation beaucoup plus personnel et sur mesure qui est réaliste, stimulant et adapté à la situation.

Le but ici était d’essayer d’atténuer le stress et l’incertitude du nouvel emploi et de la nouvelle situation mondiale, tout en offrant un cadre de progrès.

Nous avons également donné à Divya la possibilité soit de retarder une partie de la progression de la probation formelle jusqu’à notre retour au bureau, soit b) d’essayer de la casser en travaillant à domicile. À son crédit, elle a choisi l’option b, bien sûr.

Peu m’importe le titre de votre poste, si vous êtes responsable de l’intégration à distance d’un nouveau démarreur, c’est votre travail maintenant. Certainement pour les premières semaines (au moins). Cela peut être une perspective impopulaire, mais le travail peut attendre, le nouveau démarreur ne peut pas, ils ont besoin de votre soutien et ils en ont besoin maintenant. Communiquez, communiquez, communiquez. Enregistrez-vous chaque matin, chaque après-midi et autant de fois que vous le pouvez. Après chaque réunion quotidienne à laquelle ils participent, vérifiez avec eux juste après pour vérifier qu’ils ont compris ce qui se passait, avez des questions auxquelles ils doivent répondre, priorisez leur apprentissage, leur compréhension et leurs encouragements à tout moment et surtout autre. Divya et moi avons élaboré une excellente routine pour cela, après chaque réunion, je laisse tomber un bref message Slack pour vérifier si elle a des questions immédiates, nous sautons un appel, si elle veut du temps pour réfléchir et générer des questions que nous attendons. Dès qu’elle est prête à demander, nous en discutons.

Mais! – donnez-leur le temps de réfléchir s’ils en ont besoin.

Il y a des moments où ils veulent du temps pour traiter, réfléchir, travailler, respecter cela aussi, nous avons eu plusieurs périodes de «  jours tranquilles  » où en dehors des vérifications du matin et de l’après-midi, Divya a voulu être laissée seule pour travailler. dehors, et c’est tout aussi important. En tant que mentor ou leader, vous avez juste besoin d’être là et prêt à répondre à tous les q ou à clarifier les choses si et quand ils en ont besoin afin qu’ils ne soient jamais bloqués. Parfois, cela prend 2 minutes, parfois une heure, peu importe, prenez le temps.

Les gens apprennent plus vite en faisant, il est donc essentiel de les faire contribuer le plus tôt possible, mais il existe certains bloqueurs à faire cela à distance qui diffèrent du travail côte à côte. Par conséquent, chaque fois que je confiais du travail à Divya, je décidais d’adopter une approche simple Expliquant – Essayer d’être aussi clair et approfondi que possible sur non seulement le «quoi», mais aussi le «pourquoi» et tout autre contexte ou contexte historique pertinent pour ce travail, mais ensuite Habiliter elle pour aborder le «comment» cela devrait être fait. Je fournirais quelques idées ou approches sur la façon dont pourrait être approché, mais nous l’avons employée pour ses compétences, pas les miennes, alors faites confiance à ce fait. Les gens font de leur mieux si vous sortez de leur chemin, alors donnez-leur les moyens d’y aller. Je m’assurerais alors que si elle avait des questions ou besoin d’éclaircissements, je serais disponible. Nous planifions ensuite une séance de rétroaction plus structurée pour le lendemain matin ou similaire.

Le troisième aspect, peut-être le plus important, consiste à Encourager. Dans un environnement éloigné, il est difficile de savoir si vous faites du bon travail ou non, et les gens ont besoin de ce petit regain de confiance pour surmonter les bosses mineures et continuer à progresser, et cela est particulièrement vrai pour les juniors ou les nouveaux débutants. Encouragez et louez les progrès de toute nature, en particulier au début, puis proposez des panneaux ou des idées pour les prochaines étapes au fur et à mesure. J’ai eu de la chance car Divya faisait un travail solide dès le premier jour, ce qui a rendu plus facile la louange du bon travail, mais célébrer et souligner les succès des travaux en cours, peu importe leur taille, car cela importe.

Notre employeur est formidable, mais comme dans chaque situation de travail, il y a à la fois des choses que vous aimez et des choses qui frustrent. J’ai pris la décision consciente d’être aussi honnête que possible sur tous ces aspects. Traitez les gens comme des adultes et vous obtiendrez un comportement d’adulte en retour, donc je pense qu’il est important que les gens voient et entendent l’image complète et vos pensées à ce sujet pour tirer leurs propres conclusions. C’est plus difficile à faire à distance en raison du manque de conversations et d’interactions accidentelles autour de la machine à café ou lors des pauses, donc plus important que précédemment, je pense. Je crois également que cela aide à construire une relation honnête et authentique, fondée sur la confiance et la transparence afin qu’ils puissent également être honnêtes avec vous sur ce qu’ils ressentent. C’est ainsi que de bonnes équipes sont constituées.

L’une des choses les plus étranges sur le travail à distance que j’ai trouvées est que notre équipe est devenue plus forte, nous interagissons beaucoup plus, nous prenons plus de temps pour les appels vidéo, le co-travail et le temps social, mais un étrange sous-produit de cela est interaction moins large dans toute l’entreprise. Notre lieu de travail a fait un excellent travail pour encourager des équipes plus larges à communiquer régulièrement via plusieurs canaux et forums, mais vous manquez toujours les interactions accidentelles en vous promenant, au déjeuner, en prenant des cafés, etc.

Du point de vue d’un nouveau débutant, cela doit être difficile car la plupart des interactions plus larges sont dues à des réunions officielles, il est donc difficile de faire en sorte que les gens sachent qui vous êtes, ce que vous faites et le travail que vous effectuez. Par conséquent, nous avons également encouragé Divya à présenter des standups, des mises à jour afin que plus de personnes aient une visibilité sur les bonnes choses qu’elle fait. Cela a abouti à la présentation d’une mise à jour à l’échelle de la division au cours de son premier mois seulement, lorsque de nombreux nouveaux débutants ne le font pas pendant au moins 6 mois, sinon plus. Nous avons estimé que c’était un excellent moyen de l’exposer à un groupe plus large, y compris les principaux intervenants et de la faire comprendre, et son excellent travail a été présenté. Non seulement elle l’a assumé sans hésitation, mais elle l’a également fait sortir du parc, faisant honte à de nombreuses présentations de vieilles mains. Tellement important pour les établir, les pousser et les célébrer.

Je ne sais pas tout sur UX… est-ce que quelqu’un? Notre équipe avait certains projets en cours lorsque Divya a rejoint l’équipe, dont certains l’ont exposée à certaines méthodes et techniques, mais nous ne couvrons pas tout actuellement. De même, j’ai mon style de résolution des problèmes UX et d’autres ont le leur. C’est pourquoi nous avons également essayé d’exposer Divya à différentes équipes, concepteurs et outils aussi souvent que possible. Qu’il s’agisse d’appels de recherche d’observation, ou de regarder des systèmes de conception avec notre groupe de systèmes de conception internes, ou de demander aux concepteurs de fournir des leçons et des tutoriels Figma, nous avons essayé de trouver de l’espace pour tous.

Cela a un double avantage, elle peut apprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas pour elle, ramasser de nouvelles idées, opinions et méthodes de différentes sources et s’assurer qu’elle monte d’un niveau à l’autre, même si ce n’est pas seulement au sein de notre équipe et de la portée de la chose que nous sommes actuellement. Encore une fois, cela crée également plus de liens dans l’entreprise, permet aux gens de la connaître et tout le monde y gagne, il faut juste un peu plus d’efforts conscients et un peu plus de communication pour que cela se produise, car cela ne peut pas se produire de manière organique au quotidien. -journée.

Concernant le point 6, nous avons décidé de donner à Divya plusieurs points de contact réguliers. je mentor et responsable elle et son travail au quotidien, mais elle est officiellement ligne gérée par quelqu’un en dehors de notre équipe. Encore une fois, cela garantit que plusieurs points de vue sont à la fois partagés et entendus pour l’aider à développer une meilleure compréhension de l’entreprise au sens large, mais lui donne également la possibilité d’exprimer ses préoccupations ou ses pensées à quelqu’un «neutre». Dieu sait que j’ai mes défauts à la fois en tant qu’être humain et en tant que professionnel, il est donc important pour elle d’avoir un forum pour discuter de ces défauts en toute confiance si elle en a besoin. (Heureuse de dire que je ne pense pas qu’elle en ait encore ressenti le besoin!) Assurez-vous que dans le cadre de votre processus d’intégration, vous affectez au moins deux personnes pour apporter un soutien, encore une fois, il s’agit de favoriser une culture d’honnêteté, même lorsque la passerelle est un écran d’ordinateur portable et une connexion au zoom.

Ai-je mentionné cela? Bien, tu devrais. Aussi souvent que possible.

Comme je l’ai mentionné tout en haut, c’est votre travail maintenant. Être un être humain essayant d’aider un autre être humain à faire de son mieux dans une situation étrange dans un nouvel environnement étrange. Faites preuve de patience, de compassion, d’humour et d’humanité dans chaque interaction, en particulier avec votre nouveau démarreur. Ce n’est pas difficile à faire. Soyez là quand ils en ont besoin, dites merci et bravo à la fin de chaque semaine, parlez (presque) aussi souvent de choses personnelles que vous faites le travail, soutenez-les et encouragez-les aussi souvent que possible, ils le rembourseront en vous frappant toutes sortes de fesses.