Comment rédiger une proposition commerciale efficace – Jimmy Soh

Proposer des idées et des stratégies à la haute direction est une tâche difficile. La durée d’attention moyenne basée sur mon expérience est de cinq à dix minutes max – et vous devez optimiser vos propositions pour ce scénario.

Je partagerai cinq conseils / leçons apprises que j’ai trouvé utiles pour faire approuver mes propositions commerciales.

# 1: Restez droit au but

La haute direction n’aurait pas le temps de lire ni d’écouter tout le discours; ils veulent juste connaître les points clés, par exemple à quoi approuvent-ils, quels sont les investissements et le retour sur investissement, quel est le plan d’exécution et quand obtiennent-ils quoi?

Utilisez autant de tableaux et de puces que vous le devez et gardez les paragraphes courts. Ne tourne pas autour du pot. Vous pouvez envisager de commencer votre section avec quelque chose comme « Nous vous demandons votre approbation pour faire quelque chose pour 1 an nécessitant un montant de X $. »

Un petit conseil: essayez de remplacer temporairement les en-têtes de section par des questions comme espaces réservés pour guider vos pensées, par exemple « Énoncé du problème → Quels sont les principaux problèmes auxquels les gens sont confrontés qui justifient la nécessité de cette proposition? »

Si vous souhaitez inclure plus de détails, placez le résumé dans le corps principal et le reste dans l’annexe pour référence facultative. Vous pouvez utiliser des hyperliens dans un document Microsoft Word pour lier le lecteur à la section Annexe, par ex. Plus de détails dans l’annexe 1.

# 2: Tirez parti des éléments visuels et divisez-les en composants pour en faciliter la lecture

Le long texte désactivera la gestion. Utilisez des graphiques, des diagrammes, des tableaux et des chronologies pour présenter vos détails. Si la haute direction est d’accord avec vous en utilisant PowerPoint pour votre proposition, vous avez de la chance car cela donne plus de flexibilité pour créer des formes et des graphiques.

Dans l’exemple de l’illustration d’une feuille de route sur 5 ans, au lieu d’écrire dans les paragraphes, vous pouvez envisager de vous diviser en «phases» avec des puces étiquetées pour chaque phase. Vous pouvez jeter un œil à l’exemple ci-dessous.

Pour illustrer les finances et la productivité, tirez parti de l’utilisation de tableaux appropriés pour faire valoir votre point. Vous pouvez vérifier cela site Web pour des suggestions pour une liste de graphiques à utiliser compte tenu des différents types de données.

Pour les comparaisons de prix, utilisez un tableau et une comparaison côte à côte des différentes options disponibles – expliquez clairement les possibilités, par exemple A, B ou C. Vous pouvez voir l’exemple ci-dessous d’une comparaison côte à côte.

Il existe de nombreuses façons de présenter les mêmes informations, mais l’idée est de les décomposer en morceaux de la taille d’une bouchée, faciles à consommer. Pour vous inspirer sur les visuels à utiliser, essayez de rechercher des images sur Google, par ex. «Feuille de route numérique» comme mot clé.

Quant à la présentation des finances, vous pouvez consulter une liste d’exemples pratiques sur présentant les projections financières dans cet article LinkedIn.

# 3: Amplifiez les points positifs et négatifs pour faire valoir votre point

Cette section traite de l’impact. Par exemple, vous expliquez le problème dans la section « Énoncé du problème », amplifiez les points négatifs, par exemple nous perdons 1 000 $ par jour, ce qui se traduit par ~ 365 000 $ par an (hors inflation, coûts d’opportunité, etc.), pour faire comprendre que cela nécessite une attention immédiate et urgente.

Du côté positif, dans l’élaboration de votre vision et de votre solution, vous voudrez peut-être penser plusieurs fois plus grand – en termes d’impact sur le nombre d’utilisateurs, de fonctionnalités, d’initiatives et de partenariats, etc. L’idée est de penser plus loin, puis d’aligner vos revenus projetés à la vision globale – l’inverse de l’exemple ci-dessus de perdre 1 000 $ par jour. L’amplification du positif donne l’impression que votre solution est évolutive, et il y a plus à venir après l’investissement initial.

Bien que cette méthode aide à attirer l’attention de l’approbateur, veillez à ne pas vendre trop et sous-livrer.

# 4: Utiliser des cadres

Les cadres sont des outils pratiques que vous pouvez trouver partout sur Internet aujourd’hui. Par exemple, pour mesurer les risques, envisagez d’utiliser le Cadre RICE. Il rend votre proposition plus crédible et fournit des directives utiles pour la gestion des risques.

Si vous avez une section «Gouvernance», pensez à faire référence des modèles de gouvernance provenant de sources fiables, par ex. Deloitteet en appliquant le cadre à votre contexte. Le référencement de sources fiables et de modèles de cadre ajoute de la crédibilité à votre proposition et permet aux experts de guider vos réflexions.

# 5: Impliquer les parties prenantes et obtenir leurs contributions

Les propositions commerciales impliquent généralement plusieurs composants couvrant la stratégie, les finances, la technologie, les risques opérationnels et la conformité, etc. Nous sommes rarement des experts dans tous ces domaines. En tendant la main à divers experts dans les domaines respectifs, il apporte à votre proposition un soutien et une crédibilité supplémentaires – ce qui donne finalement à l’approbateur l’assurance que les motifs sont couverts.

L’avantage supplémentaire est qu’une fois que votre proposition a été approuvée, il est plus facile de contacter les parties concernées pour les aider dans la mise en œuvre compte tenu de leur participation préalable; en gros, ils ont un intérêt dans le projet.

Bien que cela puisse être plus long au début de devoir rassembler de nombreuses personnes, d’après mon expérience, c’est un investissement utile à long terme, en particulier pendant les étapes de mise en œuvre.