Comment organiser une réunion productive

Tout le monde aime détester les réunions. Pour une bonne raison.

D’une part, ils coûtent cher: les organisations consacrent de grandes quantités de temps bien rémunéré aux réunions. Une sondage auprès du cabinet de conseil en gestion ont constaté qu’environ 15% du temps collectif total d’une organisation est consacré à des réunions, une proportion en augmentation.

Les réunions peuvent également se sentir comme un obstacle à la productivité et à la créativité: les personnes plus haut placées ont tendance à passer encore plus de temps dans les réunions, mais une enquête publié au revue de Harvard business ont constaté que 71% des cadres supérieurs ont déclaré que les réunions étaient improductives et inefficaces, et 64% ont déclaré qu’elles se faisaient au détriment d’une réflexion approfondie.

Malheureusement, le passage au travail à distance, comme l’ont fait de nombreuses organisations ce printemps, ne change pas grand-chose automatiquement. Le travail virtuel conduit à une interaction moins décontractée au bureau, donc les gens ont tendance à planifier même plus réunions formelles. C’est une grosse erreur car il y a des preuves que le léger retard de la visioconférence rend les réunions particulièrement épuisantes.

Étant donné que les réunions sont parfois nécessaires, comment pouvez-vous les empêcher d’être terribles? La clé est de poser et de répondre à une question avant une réunion:

Quel changement crucial résultera du rapprochement, qui n’aurait pas pu se produire autrement?

Connaissez cet objectif, informez-le à l’avance de tout le monde et votre réunion sera meilleure, que vous soyez sur Zoom ou IRL. Voici pourquoi:

Tout d’abord, un objectif spécifique nécessite des personnes spécifiques. Si une décision peut être prise sans Joe, alors Joe n’a pas besoin d’être là. En général, moins il y a de personnes impliquées, plus une réunion peut être productive et efficace. Certaines organisations ont vu le temps gagné par limiter le nombre de personnes peut participer à une réunion sans justification détaillée. Ce n’est pas une fête d’anniversaire d’école primaire quand il est agréable d’inviter toute la classe.

Deuxièmement, si vous avez un résultat en tête, vous avez besoin d’un moyen pour y arriver. Cela semble simple et pourtant une enquête a trouvé qu’environ les deux tiers des réunions n’avaient pas d’ordre du jour. Les gens se rencontrent parce que c’est mardi à 11 heures et c’est à ce moment-là qu’ils se sont toujours rencontrés. Un programme encourage la concentration et une fois que vous avez élaboré un programme, vous pouvez aussi le partager à l’avance avec les participants. Cela donne aux gens une chance de se préparer, ce qui conduit à des réunions encore meilleures – un cycle vertueux!

Mais le plus gros avantage est de créer une culture où tout le monde pose cette question avant de planifier ou d’accepter une invitation à une réunion. « Quel changement crucial résultera de cette réunion? » est une question qui force la discipline. Lorsque quelqu’un suggère une réunion, la première question change de «quand?» à « pourquoi? » Au lieu de demander à tout le monde s’ils sont libres le mardi à 11 heures, l’organisateur doit convaincre tout le monde que la question ne peut pas être traitée par e-mail ou par un rapide appel téléphonique entre deux personnes, plutôt que comme une performance mis en scène pour un public qui n’a pas demandé de billets.

Bien sûr, il y a d’autres petites améliorations que nous pouvons tous apporter à la façon dont nous faisons des réunions vidéo. Pour commencer, celui qui anime la réunion devrait faire appel aux personnes par leur nom pour réduire la gêne des personnes qui parlent les unes sur les autres et le temps perdu de personne qui sonne, et pour s’assurer que toutes les voix soient entendues. Mais sans objectif bien défini, même l’hôte de vidéoconférence le plus aimable et le plus inclusif perdra simplement du temps plus efficacement.

Le temps est précieux. Les réunions en valent la peine si – et seulement si – elles aboutissent à quelque chose qui n’aurait pas pu être fait autrement. Posez cette question de manière explicite et vos réunions seront moins nombreuses et meilleures.