Technologie

Comment ne pas se laisser submerger par le mou dans le nouveau monde du travail à domicile

Comment ne pas se laisser submerger par le mou dans le nouveau monde du travail à domicile


Maintenant que le coronavirus est si nombreux à travailler à distance, Slack et d'autres outils de messagerie d'entreprise sont devenus des outils essentiels à la mission. Ces 9 conseils peuvent vous aider à mieux organiser vos chaînes Slack et à maintenir votre productivité élevée.

Par Jill Duffy

L'application de messagerie d'entreprise Slack rend la communication au sein d'une équipe beaucoup plus facile que l'utilisation du courrier électronique. Une nouvelle mise à jour de l'interface, qui commence à être déployée aujourd'hui pour les applications de bureau et Web, améliore votre capacité à en faire un espace de travail soigné et organisé. Par exemple, un bouton de composition universel vous donne la possibilité d'écrire et de modifier un message dans une grande fenêtre, et uniquement lorsque vous avez terminé, choisissez où le publier. Un autre changement vous permet d'organiser la barre latérale de votre chaîne à un degré beaucoup plus fin qu'auparavant.

Selon Ilan Frank, vice-président des produits d'entreprise pour Slack, les changements aident les débutants de Slack, et en particulier les personnes sans formation en programmation et développement technologique, à comprendre comment utiliser l'outil plus facilement. Si vous ne voyez pas de mise à jour immédiate de votre interface Slack avec la nouvelle interface, sachez qu'elle arrivera bientôt. Le déploiement se fera par phases au cours des prochaines semaines. Une mise à jour de l'interface mobile, a déclaré Frank, aura lieu à une date ultérieure.

Les améliorations, combinées à quelques astuces et modifications que vous pouvez apporter à votre compte Slack, vous permettent de créer une interface organisée plus efficace que celle par défaut. Essayez ces conseils pour nettoyer Slack. Ils vous permettront de communiquer plus facilement et avec moins de stress avec vos collègues et de suivre les informations importantes.

Le changement que je suis le plus heureux de voir dans la nouvelle interface concerne les sections de la barre latérale du canal. Cette fonctionnalité vous permet de créer des groupes de canaux et de messages directs, et de nommer l'ensemble comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez créer une section pour votre équipe, département ou projet, et regrouper toutes les conversations pertinentes.

Une fois que vous avez la nouvelle mise à jour Slack, vous pouvez créer une section en accédant à l'en-tête Channels dans la barre latérale gauche et en cliquant sur les trois points. Choisissez Créer une nouvelle section. Saisissez un nom pour la section ou choisissez l'un des noms suggérés. Vous pouvez également mettre un emoji de votre choix à côté du nom de la section. Cliquez sur Créer et vous avez terminé.

En plus d'organiser vos chaînes et messages avec des sections, vous pouvez également réduire le nombre d'éléments que vous voyez dans votre barre latérale. Une façon est avec les étoiles. Ajoutez une étoile aux chaînes et aux messages directs que vous utilisez le plus souvent. Cela les fait s'asseoir en haut sous le titre étoilé, ce qui vous permet de concentrer votre attention sur cette liste organisée.

Si votre compte Slack est sérieusement encombré, envisagez également de modifier vos paramètres pour afficher uniquement les messages suivis et les messages non lus. Accédez à Préférences> Barre latérale> Paramètres de la barre latérale> Apparence et choisissez Conversations non lues et suivies.

Deux paramètres resserreront votre interface Slack pour la rendre plus rationalisée.

Accédez à Préférences> Messages et médias:

  1. Sous Thème, choisissez Compact
  2. Juste en dessous, choisissez Juste afficher les noms

Ensemble, ces paramètres éliminent les caractères, images d'icônes et espaces en trop de Slack. Ils vous permettent de voir beaucoup d'informations sans trop faire défiler. Que vous l'aimiez, cela ne dépend que de vous, et vous pouvez toujours le changer. Cela vaut la peine d'essayer si vous voulez rendre votre espace Slack plus propre et moins occupé.

Si votre principal reproche à propos de Slack est que vos collègues publient trop de gifs animés, d'emojis et de liens avec d'énormes images d'aperçu, vous pouvez simplement les supprimer dans votre vue. Regardez dans Préférences> Messages et médias. En bas se trouvent des cases à cocher qui vous permettent de masquer différents types d'images.

Si vous voulez l'expérience Slack épurée ultime, configurez-les comme ceci:

Recevoir trop de notifications les transforme toutes en bruit. Personnalisez les notifications que vous recevez dans Slack en trois étapes.

Tout d'abord, désactivez tous les canaux où la majorité des nouveaux messages ne sont pas importants. Accédez à la chaîne, cliquez sur l'icône en forme de rouage à côté de la barre de recherche et sélectionnez l'option pour désactiver cette chaîne.

Ensuite, modifiez vos préférences de notification en messages directs, mentions et mots clés uniquement ou en rien. Si vous choisissez Rien, vous verrez des badges indiquant de nouveaux messages, mais vous ne recevrez pas d'alertes audio ou d'autres notifications à l'écran.

Troisièmement, faites attention aux deux dernières options qui apparaissent dans cette section de vos préférences: M'avertir des réponses aux discussions que je suis et utiliser des paramètres différents pour les appareils mobiles. Selon la façon dont vous et vos coéquipiers utilisez les conversations threadées, vous souhaiterez peut-être sélectionner l'option pour recevoir des notifications de thread. En ce qui concerne les options de l'appareil mobile, choisir d'avoir différentes préférences sur votre téléphone peut vous aider à vous concentrer. La prochaine fois que vous devrez travailler sans interruption, quittez l'application de bureau Slack et déconnectez-vous de l'application Web, mais gardez votre téléphone à proximité pour les notifications importantes de Slack.

Voici une astuce que je vois souvent dans les comptes Slack: créer des préfixes pour les chaînes qui doivent être regroupées. Par exemple, tous les canaux destinés à être utilisés exclusivement par l'équipe commerciale peuvent prendre le préfixe «sales-». De cette façon, vous pouvez avoir # contacts-ventes, # conseils-ventes, # gains-ventes, etc. Les chaînes qui sont juste pour le plaisir peuvent prendre le préfixe "fun-" ou "watercooler-".

L'utilisation de préfixes entraîne le regroupement automatique de canaux similaires, à la fois dans votre barre latérale et dans la liste complète des canaux chaque fois que vous avez besoin de les explorer. Alors que la nouvelle fonctionnalité de sections vous permet d'organiser vos chaînes et vos messages d'une manière qui vous est propre, les préfixes aident chaque les membres de l'équipe explorent et trouvent les canaux les plus pertinents pour eux.

Lorsque vous posez à vos coéquipiers une question de type sondage, telle que «À quelle heure tout le monde peut-il se réunir cet après-midi?» utilisez une application de sondage. Il est beaucoup plus facile et plus net de lire les réponses à un sondage que de parcourir les pages d'un barrage de commentaires.

Si vous avez la nouvelle interface, recherchez l'icône de l'éclair qui apparaît maintenant à côté de la zone de composition pour un accès rapide aux outils et applications, comme une application d'interrogation. Polly for Slack est l'une des applications de sondage et d'enquête les plus connues. Installez-le en tant que module complémentaire Slack, puis choisissez-le dans l'icône de foudre, ou utilisez une commande slash en tapant «/ polly» chaque fois que vous souhaitez créer un sondage.

Un moyen encore plus simple de lancer un sondage rapide est d'utiliser ce simple hack: Écrivez votre question et fournissez des réponses possibles avec reacji. Vos coéquipiers découvriront qu'ils doivent ajouter le reacji approprié à la question pour montrer leur préférence. Pour les options d'interrogation qui n'ont pas d'icônes évidentes à faire correspondre, utilisez un nombre reacji ou des points colorés. Les résultats sont serrés, bien rangés et faciles à lire.

Les fils de messages sont fantastiques pour garder Slack organisé, mais uniquement lorsque vous les utilisez d'une manière qui fonctionne pour votre équipe. Un fil de messages est une conversation qui se déroule du canal principal dans une barre latérale. Les gens peuvent participer à la conversation ou rester en dehors. Dans le fil, vous et vos coéquipiers pouvez avoir une conversation élaborée sur un sujet sans l'interrompre.

Lorsqu'il y a trop de threads, cependant, il est difficile de balayer la chaîne et de rattraper son retard sur ce qui s'est passé récemment. Par conséquent, vous devez trouver le bon équilibre entre l'utilisation du fil et une étiquette pour cela. Il n'y a pas de règle pour le faire.

J'avais l'habitude de travailler avec une équipe qui ajoutait une bobine d'emoji de fil à la fin de tout message qu'ils voulaient détourner du canal principal. Au fil du temps, nous avons tous repris les règles informelles pour savoir quand envoyer des messages, et tout le monde semblait heureux de les suivre.

Pointe: Pour ajouter un emoji personnalisé, tel qu'une bobine de fil, cliquez sur votre espace de travail en haut à gauche, choisissez Personnaliser Slack et téléchargez une image de votre choix dans l'onglet Emoji. Notez que les administrateurs peuvent restreindre qui peut ajouter des emoji personnalisés.

Si vous êtes à la recherche de bricolage plus avancé, vous voudrez peut-être aussi apprendre à créer un robot mou.

Slack n’avait pas toujours pris en charge la mise en forme de texte enrichi, mais il le fait depuis quelques mois maintenant. Cela signifie que vous pouvez ajouter du gras, de l'italique, des puces, du soulignement, etc. sans avoir à savoir coder.

Un petit formatage aide grandement les gens à lire votre message et à absorber rapidement les bonnes informations. Lorsque tout le monde peut parcourir ses chaînes et voir ce qui est important en un coup d'œil, la communication est claire et tout le monde reste productif.

Bien qu'il n'y ait pas de bouton pour cela, les sauts de ligne sont une autre option de mise en forme qui facilite la lecture des longs messages. Pour créer un saut de ligne, utilisez Maj + Retour. (Si vous appuyez sur Retour sans décalage, votre message sera publié au lieu de créer un saut de ligne.)

Une alerte automatisée dans Slack est une notification que vous recevez automatiquement lorsqu'une action se produit. Par exemple, vous pouvez créer une alerte lorsque quelqu'un remplit le formulaire Web de votre entreprise. Quelques autres idées: vous pouvez avoir une alerte à chaque fois qu'une vente se termine dans votre boutique en ligne, chaque fois qu'un nouveau commentaire apparaît sur votre site Web, ou dès qu'un membre de votre équipe ouvre ou ferme un problème dans Github.

Il existe plusieurs façons de configurer et de contrôler les alertes automatisées. Le plus simple est grâce aux intégrations de Slack avec d'autres outils dans son répertoire d'applications. Par exemple, connectez Slack à Freshdesk et vous pourrez recevoir des alertes sur les tickets de support soumis à votre équipe.

Une autre façon consiste à utiliser l'application Slack Webhooks entrants, qui nécessite un petit savoir-faire technique à configurer, mais vous permet d'obtenir des alertes sur les activités qui peuvent être en dehors du domaine des applications Slack. La dernière option consiste à utiliser un outil d'automatisation tiers, tel que IFTTT, Workato ou Zapier. Ces services vous permettent de connecter des applications entre elles et, dans le cas de Slack, vous pouvez connecter une application même si Slack ne la prend pas en charge de manière native. Les outils d'automatisation peuvent également vous offrir davantage d'options pour personnaliser l'alerte.

Slack a promis d'aider à corriger certains des problèmes de signal-bruit inhérents au courrier électronique. Il a également promis de donner aux gens un moyen de communiquer plus amusant. C'est devenu une application qui réussit principalement dans les deux domaines, mais ce faisant, elle est devenue un type de bête différent, qui peut se sentir lourd. En nettoyant votre interface Slack, vous pouvez réduire considérablement le bruit et créer un espace plus ciblé pour communiquer.

Afficher plus

SupportIvy

SupportIvy.com : Un lieu pour partager le savoir et mieux comprendre le monde. Meilleure plate-forme de support gratuit pour vous, Documentation &Tutoriels par les experts.

Articles similaires

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Bouton retour en haut de la page
Fermer