Business : Utilisez le principe Goldilocks pour éviter ces 3 pièges dans les communications d’entreprise

Humourez-moi une minute.

Lorsque quelque chose doit être dit, nous pouvons être incités à nous concentrer intensément sur la construction de mots précis pour transmettre un sens spécifique, tandis que le comment, le pourquoi et le moment de la livraison sont d’égale importance mais souvent négligés. Supposons que vous envisagez de demander une augmentation à votre patron. Vous vous attacherez probablement à énumérer toutes les façons dont vous avez ajouté de la valeur au cours des 12 derniers mois précédant votre examen annuel. Après tout, ces points sont votre justification pour gagner plus d’argent. Mais avec cette approche, vous aurez oublié de considérer comment votre message sera reçu et traité à l’autre bout. Une stratégie plus efficace consiste peut-être à attraper votre patron lorsqu’elle est de bonne humeur plutôt qu’au milieu d’un long cycle d’évaluations des employés, à élaborer plus en détail quelques-unes de vos principales réalisations, puis à effectuer un suivi plus tard. surtout si la première demande tombe dans l’oreille un peu sourde.

De même, les trois principaux moyens par lesquels les communications d’entreprise ne tiennent pas compte de la façon dont leurs messages seront reçus – et, par conséquent, n’engagent pas leur public cible – concernent le volume, le ton et le calendrier.

Le volume

La quantité, la fréquence et le type de messagerie peuvent être classés comme le volume de communication. Le fait de ne rien dire en temps de crise sera interprété à travers un spectre, mais aucun des résultats n’est avantageux. Un manque de communication est, en soi, une forme de communication – soit vous n’avez pas de plan, vous ne pouvez dire à personne votre plan parce qu’il ne l’aimera probablement pas, soit vous refusez de faire un plan. Vous apparaissez comme un cerf dans les phares, un dictateur malveillant, ou comme vous avez la tête dans le sable.

La réaction instinctive pourrait être de communiquer tout ce qui est possible dès que l’information se présente, mais c’est une stratégie tout aussi erronée. En dire trop sans contexte ni mesures concrètes pour soutenir le contenu peut facilement conduire à une surcharge d’informations non catégorisées. Et le faire trop souvent comme un robinet qui coule atténue l’effet, augmentant ainsi la probabilité qu’un public règle un point important.

Ton

Des attitudes et un style trop positifs et trop négatifs en tenant compte du genre (stratégique, inspirant, directionnel, financier, etc.) peuvent également remettre en question la crédibilité. Un ton trop positif, comme ce qu’une très petite proportion de dirigeants mondiaux ont fait au début de la crise des coronavirus lorsqu’ils ont minimisé l’impact potentiel que cela aurait sur leurs nations, parie la confiance que vous prenez au sérieux un problème important. Un message trop négatif «le ciel tombe», moins souvent vu dans les communications officielles mais certainement évident dans les dialogues informels anxieux des dirigeants et des gestionnaires, est encore plus dangereux en raison de la combinaison presque mortelle des biais de négativité humaine et Contagion émotionnelle.

Horaire

La coordination est cruciale dans les communications d’entreprise, car malgré tous les efforts de chacun, des fuites d’informations. Une déclaration peut arriver trop tôt si elle est basée sur une décision secondaire, confidentielle ou non, qui n’a pas encore été annoncée. Et il n’y a rien de pire que d’être trop tard – lorsque l’information, ou souvent la désinformation, s’est déjà répandue dans une organisation, parmi les concurrents ou dans les médias avant que la direction prenne l’initiative de cadrer et de contrôler le message.

Compte tenu du volume, du ton et du calendrier, que doit faire une organisation pour maximiser l’efficacité de son engagement auprès de son public cible?

Il est maintenant temps de rappeler ce conte de fées d’enfance d’une petite fille impétueuse aux cheveux d’or qui est tombée par hasard dans la maison de trois ours et a commencé à goûter leurs bols de bouillie, de chaises et de lits pour trouver ceux qui lui convenaient le mieux.

Ni trop froid, ni trop chaud, ni trop mou, ni trop dur, ni trop haut, ni trop bas – juste ce qu’il faut. Bien sûr, «Boucle d’or et les trois ours» est surtout connu comme une allégorie pour montrer du respect envers les biens d’autrui. Mais plus encore, c’est une modération épousant la fable qui nous rappelle de rechercher le point idéal entre les extrêmes.

Si nous appliquons le principe de Boucle d’or à nos points focaux de volume, de tonalité et de synchronisation, nous découvrons qu’un équilibre finement réglé entre les trois produira l’impact de communication le plus élevé. Ce n’est pas une mince affaire lorsque le mode crise se déclenche, mais prendre une respiration pour élaborer un plan de livraison couvrant le comment, le pourquoi et le moment de résoudre ces trois pièges courants sera payant de manière exponentielle une fois que vous lancerez votre message.

Il pourrait falloir des essais et des erreurs pour atteindre le point le plus doux entre trop et trop peu, trop positif et trop négatif, et trop tôt et trop tard dans toutes les communications. Mais en appliquant à plusieurs reprises le principe de Boucle d’or et en l’ajustant progressivement au fur et à mesure, vous finirez par obtenir le bon résultat.

CJ Feehan est une stratège organisationnelle et conseillère en communication qui a précédemment travaillé comme rédactrice en chef dans une agence de presse basée aux États-Unis et a également fait partie de l’équipe de marketing et de communication de la Fédération internationale de ski où elle a coordonné et promu la tournée de la Coupe du monde, les Championnats du monde et Jeux olympiques d’hiver. Elle est titulaire d’une maîtrise en écriture créative et en leadership organisationnel du Dartmouth College et de l’Université du Colorado. Connectez-vous avec elle sur LinkedIn ici.