Business : La rétrospective ultime

jemagine vous lancez un nouveau produit, et vous devez l’améliorer, mais vous n’avez accès à aucun aperçu. Pas de données quantitatives, pas d’entretiens clients, pas d’avis,… rien. Pas noir. Comment pouvez-vous améliorer quelque chose lorsque vous ne savez pas comment il fonctionne? Par où commencer? Comment déterminez-vous quels changements que vous mettez en œuvre sont efficaces? Réponse simple: vous ne pouvez pas. Tu ne sais pas. Vous pouvez apporter de nombreuses modifications à votre produit, mais vous n’aurez que votre propre perception, et c’est dangereux.

Lorsque vous lancez (ou possédez) un produit, vous devez collecter autant d’informations que possible auprès de différentes équipes et points de vue. Vous pouvez avoir accès aux principaux problèmes des clients de l’équipe d’assistance, des demandes et des besoins des clients des ventes, des données et des analyses,… vous pourriez même avoir la chance de parler aux clients, de les interviewer et d’avoir une idée directe des problèmes qu’ils ont . C’est alors, lorsque vous avez des informations et des informations, que vous pouvez commencer à décider quelles initiatives de changements mettre en œuvre et les mesurer pour vérifier l’impact qu’elles génèrent.

Diriger une équipe est assez similaire à la possession d’un produit. Lorsque vous dirigez une équipe, vos clients sont les membres de votre équipe et ils doivent être engagés et prêts à acheter votre produit: VOUS. Vos compétences en leadership, vos valeurs, la culture et la façon de travailler que vous promouvez.

Il est essentiel d’avoir des mesures et des moyens de mesurer la santé de votre équipe, vous avez besoin d’informations et de points de vue différents pour savoir ce qui se passe. C’est ce que nous faisons pour les différentes perspectives:

• Personnes: pour voir comment chacun se comporte et progresse individuellement dans son rôle, nous réalisons des évaluations trimestrielles. Les Q1 et Q3 sont plus légers, car les PM ne font qu’évaluer eux-mêmes et leur manager. Les deuxième et quatrième trimestres sont plus complets, car d’autres coéquipiers, pairs et parties prenantes interviennent pour vous évaluer (360 évaluations).
• Haute direction: la perception qu’ont les cadres et dirigeants de la façon dont l’équipe se porte. Cela provient soit d’évaluations, soit d’entretiens directs avec ces personnes.
• Impact: OKR, KPI, livrables,… celui que vous aimez / devez utiliser. Cela dépend beaucoup de votre équipe, du type d’entreprise ou du style de gestion. Dans notre cas, nous avons un mélange: nous avons des OKR stratégiques sur lesquels un nord doit commencer à pointer, qui sont révisés et ajustés tous les trimestres; mais nous examinons également tous les trimestres ce que nous avons fourni à partir de la feuille de route de chaque trimestre.
• Santé d’équipe: comment est votre équipe en termes de moral, de confiance et de transparence. Sont-ils collaboratifs ou visent-ils à travailler en silos? Y a-t-il une confiance dans l’équipe pour partager à haute voix les préoccupations de chacun? Quelles sont les choses qui nous empêchent d’atteindre nos objectifs ou de travailler dans un meilleur environnement? Pour cela, nous faisons des rétrospectives. Et c’est ce sur quoi nous nous concentrons aujourd’hui.
• Collaboration avec d’autres équipes: si nous faisons de notre mieux pour travailler avec d’autres domaines (tels que la conception, la technologie, le marketing, etc.). Je parle personnellement aux gestionnaires et aux dirigeants de ces équipes pour discuter de la façon dont nous pouvons améliorer les relations et les évaluations peuvent aider à identifier les problèmes. La santé de l’équipe posera également des problèmes, mais ils n’ont que le point de vue de votre équipe, et vous avez certainement besoin des deux côtés de l’histoire!

Une rétrospective de base

Nous avons commencé avec la chose la plus fondamentale que nous pouvions faire: partager à haute voix nos sentiments et nos préoccupations à propos de quoi que ce soit, et les redresser dans un tableau. Un exemple:

• Bien: faites la liste des choses que vous aimez et que vous devriez continuer de faire. Ajoutez tout ce que vous pouvez trouver: mettre en évidence les bonnes choses est aussi important que d’identifier les problèmes pour garder votre équipe motivée.
• Être amélioré: questions, préoccupations, problèmes… tout ce que vous pensez doit être abordé (ou simplement discuté).
• Des idées pour s’améliorer: initiatives pour résoudre les problèmes énumérés précédemment. Nous les avons numérotés afin que nous puissions faire correspondre le problème avec les différentes idées (c’est pourquoi il y a deux chiffres «3» dans l’image).

AVANTAGES:

• Il vous donne un aperçu qualitatif des problèmes de votre équipe.
• Vous amenez tout le monde à travailler ensemble et à trouver des idées pour améliorer les problèmes identifiés.
• C’est un excellent moyen de susciter la confiance et les commentaires de votre équipe.
• Vous faites également réfléchir votre équipe aux bonnes choses afin d’éviter un tourbillon de négativité et de toxicité.

LES INCONVÉNIENTS:

• Certaines personnes parlent plus que d’autres dans ces situations, vous n’obtiendrez donc pas toujours les commentaires de tout le monde.
• Il pourrait y avoir un problème qui dérange vraiment quelqu’un dans l’équipe, juste une personne. La discussion de ce problème peut prendre beaucoup de temps, ce qui signifie que vous vous trompez sur les choses les plus importantes pour améliorer les problèmes de votre équipe.
• La discussion n’est pas structurée, ce qui permet de passer facilement d’un problème à un autre et sans rapport.
• Il n’y a pas de script et il se peut que certaines choses n’apparaissent pas.

Bilan de santé de l’équipe

Notre prochaine étape a été de passer au modèle «Team Health Check» (voir l’approche de Spotify avec le Modèle de bilan de santé de l’effectif). Dans ce cadre, vous avez une liste de sujets à couvrir, et pour chacun d’eux, tout le monde dans l’équipe votera. Vous pouvez le faire à la main, mais pour nous, c’était plus visuel d’avoir un jeu de cartes avec trois scores très basiques mais très visuels:

• Visage vert: vous avez une opinion positive sur le sujet.
• Visage jaune: vous ressentez de l’indifférence.
• Visage rouge: vous avez une opinion négative sur le sujet.

Essayez de faire voter tout le monde en même temps. De cette façon, vous promouvez une opinion honnête de tous les participants, en évitant que quiconque attende que la majorité vote dans ce sens.

Quelques exemples de sujets à couvrir: apporter de la valeur, l’excitation de la mission, la communication interne, les pions ou les joueurs, le travail d’équipe, l’apprentissage, le plaisir.

Les équipes sont composées de gens (duh!). Si vous avez la chance, vous aurez une équipe diversifiée, avec un ensemble de personnes avec des particularités et des points forts incroyables. En plus de cela, la culture de votre entreprise est certainement différente des autres.

Tout cela signifie qu’aucun cadre n’est universel et doit être adapté. Et c’est ce que nous faisons constamment: chercher de nouvelles choses qui correspondent à notre culture et à notre façon de faire, répéter et ajouter d’autres qui ajouteront de la valeur, supprimer celles qui ne le font pas.

Voici donc comment nous mélangeons toutes les choses dont nous avons discuté jusqu’à présent pour créer La rétrospective ultime.

Je suis sûr que vous l’avez deviné: nous ajustons les sujets sur lesquels nous voterons pour modifier le bilan de santé de l’équipe en fonction de nos besoins, nous expliquons nos votes afin que les bonnes choses et les problèmes soient exprimés à haute voix, nous les écrivons tous vers le bas et ensuite travailler sur des idées pour résoudre nos problèmes.

La meilleure chose de changer les sujets est qu’ils ne sont pas écrits dans la pierre, et chaque fois que nous faisons une nouvelle rétrospective, nous modifions, ajoutons ou supprimons certains d’entre eux pour guider la discussion. J’ai été invité à effectuer une rétrospective pour d’autres équipes, et avant cela, j’ai examiné et convenu sur quoi voter pour avoir une discussion qui convienne mieux à l’équipe.

De plus, nous apportons ces autres modifications:

• Expliquez, puis votez: pour chaque sujet, nous convenons de ce sur quoi nous votons afin que tout le monde soit sur la même page. Écrivez la description afin de pouvoir vous en souvenir pour l’analyse ultérieure ou pour les rétrospectives futures.
• Votez, puis expliquez: même si nous sommes d’accord sur ce que nous votons, cela ne signifie pas que nous ne laissons pas certaines choses ouvertes à l’interprétation. Il est important de laisser les questions de cette façon, mais il est tout aussi important que tout le monde clarifie son vote à voix haute. Avec cela, nous promouvons des choses comme «J’ai voté« vert »parce que je pensais que nous voulions dire« ceci »», et cela aide à comprendre les différents points de vue et perceptions que chacun a sur chaque sujet.
• Notation pour la priorité: nous utilisons une formule pour nous aider à prioriser tous les sujets, en abordant ceux avec les scores les plus bas (3 x vert + 1 x jaune – 1 x rouge). La formule en elle-même n’est pas aussi importante, mais la clarté sur laquelle s’attaquer en premier l’est.

Nous guidons la conversation avec «le scénario» (les sujets à discuter), et en votant, chacun a son mot à dire sur chacun d’eux. Chaque sujet est «quantifié», et nous pouvons mieux prioriser ces problèmes à résoudre car, en plus de les trier avec la formule, nous avons aussi des aperçus qualitatifs. Inviter tout le monde à expliquer les votes et à expliquer pourquoi ils se sentent positifs ou négatifs sur chaque élément, expose les bonnes choses et les problèmes.