Business : La plupart des e-mails semblent plus négatifs que prévu

Transmettre les bonnes émotions et paraître positif dans les communications écrites devrait être l’affaire de tous. Surtout si cela peut avoir un impact sur vos relations commerciales. Plus encore, si vos proches grincent des dents à votre e-mail – ou pire – vos textes.

Dans ce contexte, voici quelques éléments pour vous aider à paraître plus humain et moins robotique dans votre prochain e-mail:

Pensez d’abord au lecteur et imaginez lire votre propre e-mail comme une autre personne. Semble-t-il aussi chaud? Semble-t-il trop autoritaire? Ou pourrait-il même être perçu comme glacé?

La lire à haute voix pourrait être encore meilleure car, dans votre tête, des indices émotionnels pourraient encore vous sembler évidents. Cela vous aidera à ajuster la ponctuation et le phrasé en conséquence.

Si vous doutez encore que vous vous sentiez négatif ou indifférent, une bonne idée est de compter le nombre de fois que vous avez utilisé la première personne (par exemple, « je pense que c’est mieux que… »). Cela peut aider à indiquer si vous êtes trop concentré sur vous-même et pas assez sur la personne à qui vous envoyez un e-mail.

Tout d’abord, réalisez quelle sorte d’émotion (s) l’e-mail que vous venez d’écrire va évoquer. Lorsque vous vous arrêtez pour faire une pause de cette façon, vous pourriez vous rendre compte que vous ne ressemblez pas à la gentille personne dans votre tête que vous savez que vous êtes. Il pourrait alors être judicieux d’adapter vos mots et votre phrasé à un ton plus doux.

Considérez les exemples suivants:

1. «Hé, Andrew! J’espère que vous êtes prêt pour la présentation de demain. N’oubliez pas qu’il n’y a pas de place pour l’erreur. Allons s’en approprier! »
2. «Hé, Andrew! Avez-vous tout ce dont vous avez besoin pour la présentation de demain? Il suffit de vérifier pour voir si vous avez besoin d’aide afin que nous puissions le faire! »

À première vue, l’exemple 1 peut sembler correct. Mais que se passe-t-il si Andrew se sent très inquiet de la présentation de demain? Ce type de formulation ne lui ferait-il pas davantage pression? D’un autre côté, l’exemple 2 transmet essentiellement le même message, mais se révèle moins sévère et met l’accent sur la solidarité.

Revoir votre phrasé, ajouter un adjectif bien placé ou même tendre la main et poser une question peut grandement contribuer à donner à votre écriture un ton plus doux.

La ponctuation aide beaucoup à transmettre le bon ton ou l’émotion par écrit. Cependant, si vous abusez du point d’exclamation de votre clavier, vous pourriez vous montrer trop impatient ou trop excité. Cela pourrait être génial si vous êtes RVSPing à la fête d’anniversaire de votre cousin, mais ce n’est pas approprié si vous répondez à Brad de la comptabilité.

Utiliser le point d’exclamation comme un moyen de renoncer à faire un peu plus d’efforts pour paraître amical et positif semble également paresseux. Pire encore, cela pourrait vous faire paraître faux et / ou sarcastique – quelque chose que vous voudrez peut-être éviter, selon la façon dont le destinataire vous connaît. Maintenant, même si vous vous occupez de tous ces aspects, parfois la situation ne justifie tout simplement pas une réponse amicale. N’oubliez pas: être ferme ne signifie pas être grossier et méchant.

Donc, si vous vous trouvez dans une telle situation, voici une astuce bonus sur la façon d’être ferme sans être impoli:

Ne sous-estimez pas le problème. Si vous avez quelque chose à dire à un subordonné ou à un collègue, dites-le. Si vous devez annoncer de mauvaises nouvelles à vos supérieurs, faites-le. Essayez d’être aussi honnête que possible si les résultats attendus n’ont pas été atteints.

Enrober le contenu de votre e-mail et espérer que les gens ne le remarqueront pas n’est qu’une recette pour un nouveau désastre et une rupture de confiance. Donc, si vous devez être ferme sans être gentil, n’oubliez pas d’être honnête. Exposez les faits. Vos relations commerciales doivent au moins reconnaître vos efforts et apprécier votre simplicité.

En ce qui concerne le partage de mauvaises nouvelles avec des amis ou des parents, je pense que nous pouvons tous convenir qu’une réunion en face à face sera toujours meilleure qu’un e-mail.