Business : Comment remanier une équipe de conception en temps de crise

Que vous soyez prêt, à l’aise, excité par, anxieux ou effrayé par le changement, il est sûr de dire que nous avons tous été pris au dépourvu par cette pandémie. COVID-19 a introduit un impact multidimensionnel sans précédent sur nos vies. Et nous avons tous dû réagir le plus rapidement possible, en introduisant un grand nombre de changements dans nos vies sociales et professionnelles.

À ClearScore, nous avons réussi à passer en douceur au travail à distance. Néanmoins, l’ensemble de l’entreprise a dû changer de vitesse rapidement et changer ses priorités en un clin d’œil. Cela signifiait que certains projets devaient être arrêtés ou suspendus, tandis que de nouveaux commençaient, ce qui entraînait la nécessité de réaffecter nos ressources.

Notre équipe de conception est répartie entre les équipes de livraison, et tout à coup, nous avons dû rassembler nos cartes, remanier notre jeu et les distribuer à nouveau.

Voici comment nous avons abordé cela.

(Remarque: bien que j’aie appliqué ce qui suit avec une équipe de conception dans une entreprise de taille moyenne, je pense que ce cadre peut être suivi – ou servir de base – pour l’allocation des ressources de toute équipe fonctionnelle à presque n’importe quelle taille.)

Qui devrait être impliqué?

La réponse dépend principalement de la taille de votre équipe et de la profondeur de vos connaissances. Dans notre cas, nous étions environ 30 membres de l’équipe de conception, et les chefs avaient donc une bonne compréhension des connaissances et de l’expertise de nos concepteurs. En outre, nous venions de terminer un exercice de cartographie des compétences et des capacités à l’échelle de l’équipe, nous avions donc une compréhension assez solide de la personnalité et des forces de nos membres.

Par conséquent, les participants de notre atelier étaient les Design Heads et moi (DesignOps Manager).

Dans de plus grandes équipes et / ou lorsque vous n’avez pas un tel niveau de connaissances approfondies sur les individus, vous voudrez peut-être exécuter quelques activités (par exemple des enquêtes ou des ateliers) pour collecter plus d’informations sur les compétences, les capacités, les personnalités des individus, et domaine d’expertise.

Définissez d’abord vos principes

Avant de commencer à penser aux individus et aux projets à venir, vous devriez commencer par discuter et convenir d’un ensemble de des principes. Ce seront vos règles directrices – ce sont des choses que vous jugez importantes pour votre équipe, ainsi que la dynamique et la culture de l’entreprise.

Les principes justes conçoivent des notions justes et accomplissent de bonnes actions en conséquence.

– Hugh Blair

Les nôtres étaient:

1- Aucun point de défaillance unique. Les projets sont extrêmement importants et sensibles au temps. En empêchant un seul point de défaillance, nous protégeons non seulement l’entreprise, mais aussi les personnes – en les protégeant du stress et de l’anxiété supplémentaires.

2- Résoudre pour les personnalités. Le passage au travail à distance complet a introduit une nouveauté dans la façon dont les choses sont faites (et peut-être un peu de confusion et de complexité au début). Faire correspondre les personnalités des individus leur permettrait de s’appuyer les uns sur les autres et de moins se soucier de la façon de construire leur relation avec leurs pairs pendant le verrouillage.

3- Équilibrer les compétences et la connaissance des produits. En tant que DesignOps Manager, une grande partie de mon rôle est de permettre aux gens et d’améliorer l’efficacité sans compromettre la qualité. Ce remaniement vise à permettre à notre équipe de livrer le plus rapidement et le plus efficacement possible. L’équilibre entre les compétences et la connaissance des produits permettra à l’entreprise d’atteindre ses objectifs et permettra à nos concepteurs de le faire tout en maintenant la qualité.

4- Mixte d’ancienneté. La rétroaction et l’apprentissage entre pairs étaient une valeur qui a été soulignée à plusieurs reprises lors de mes ateliers avec l’équipe de conception. S’assurer que nous mélangeons l’ancienneté dans nos équipes est l’un des moyens de s’assurer que nous maintenons cette valeur.

5- Maintenir et diviser pour la performance de l’équipe. La mise en place de ce principe est un rappel nécessaire pour nous-mêmes et pour les autres, que rien n’est gravé dans le marbre. Cela nous permet d’interrompre ou de maintenir nos matchs remaniés pour optimiser les performances des équipes.

Après avoir défini et défini vos principes, vous êtes maintenant prêt à approfondir. Plongez dans un pool de compétences, identifiez et définissez les compétences les plus nécessaires pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Pour nous, nous avons recherché les compétences qui permettront à nos designers en binôme de devenir une puissance au sein de leurs nouvelles équipes, dans les nouveaux projets, et dans les nouvelles façons de travailler. Une puissance de productivité et d’efficacité, tout en étant les gardiens de notre qualité de conception et de la voix de nos utilisateurs. Notre compétence était:

a) Système de conception. Connaissance et maîtrise de notre système de conception. la capacité de capitaliser sur sa puissance pour une livraison rapide et cohérente, tout en conservant la qualité.

b) Connaissance du domaine. Étendue et profondeur de la connaissance du produit et de leur expertise dans certains sous-secteurs et technologies spécifiques.

c) Processus de conception. Maîtriser notre processus de conception – rapidement et à distance. Cela inclut des fonctionnalités telles que – mais sans s’y limiter – la facilitation à distance, l’exécution de sprints de conception éclair, une idéation rapide, un wireframing hi-fi rapide, un prototypage rapide et une rédaction forte.

d) Résilience. Faire face à de nouvelles réalités avec patience et gentillesse, et sans ego. La capacité de nouer et de maintenir des amitiés et d’être proactif et diplomatique.

e) Gestion de la conception. Solide ensemble de compétences en gestion des personnes et être un maître et un champion de Abstrait (notre outil de contrôle de version de conception).

f) Communication. Haut niveau d’organisation. Méticuleux et approfondi dans leur documentation. La possibilité de donner une rétroaction de conception ciblée et constructive.

g) Données et recherche. Maîtrise de notre suite d’outils de test utilisateur. Solide sens de l’analyse des données et capacité à mener des recherches lean.

Ce dernier bit comprend trois étapes:

1) Choisir votre pierre angulaire.

2) Regrouper les individus et les affecter à des projets.

3) Scoring et optimisation.

Pendant et après chacune de ces étapes, vous devez vérifier que vous adhérez à vos principes.

Étant donné le climat actuel et conscient de l’impact que COVID-19 nous a apporté – tant au niveau professionnel que personnel – nous avons décidé que Résistance est notre pierre angulaire sur laquelle nous allons construire notre cartographie des ressources.

Nous avons regroupé nos designers en deux ou trois en fonction de leur Résistance niveau. Une fois que nous avons eu notre premier «mix and match», nous les avons ensuite mis en correspondance avec les projets à venir de l’entreprise.

Ensuite, nous avons marqué ces équipes sur chacune des compétences mentionnées ci-dessus. Enfin, regrouper les personnes pour optimiser les scores moyens de chaque équipe.

Une fois que vous avez terminé, vous devez vous assurer d’avoir ce dont vous avez besoin lorsque vous passez en revue les groupes.

Par exemple, vous avez besoin d’une «définition du succès» pour ces nouveaux groupes et des données pour le soutenir. Dans mon scénario, une partie de cela provenait d’enquêtes et d’autres d’outils comme Abstract et Jira. Les métriques sont une histoire pour un autre jour.

Une dernière chose à retenir!

Cet exercice dépend fortement de vos connaissances et de celles de vos participants sur les flux de travail de l’équipe (passés, présents et futurs). Et plus important encore, vous comptez sur les informations détaillées et intimes que vous avez sur les compétences, les capacités, l’expertise et les personnalités des membres de votre équipe.

La préparation n’assure pas la victoire, elle assure la confiance.
– Amit Kalantri