Business : Comment faciliter des réunions efficaces.

En tant que Scrum Master, l’un de vos rôles est de faciliter l’adoption de Scrum et les événements, mais cela semble plus facile qu’il ne semble l’être. Les vieilles habitudes et les paradigmes sont difficiles à tuer dans de nombreuses organisations et probablement aussi dans la vôtre.

Dans cet article, je partage mes meilleures pratiques personnelles et une approche efficace éprouvée pour rendre les réunions plus efficaces (et amusantes).

Service Scrum Master au propriétaire du produit et à l’équipe de développement:

Faciliter les événements Scrum comme demandé ou nécessaire. – Le Guide Scrum 2017

Vous connaissez le refrain.

Vous êtes en réunion et vous êtes surpris par tout ce qui se passe.

• À propos des personnes qui arrivent trop tard à la réunion.
• Ne pas avoir un ordre du jour clair ou le résultat souhaité pour la réunion
• À propos d’un facilitateur qui ne prend pas les devants.
• Toujours les mêmes personnes qui parlent.
• À propos des personnes qui parlent en tête-à-tête lors de la réunion.
• Passer d’un sujet à un autre sans finaliser l’élément précédent.
• Ne pas s’écouter.

Votre étonnement s’accumule jusqu’à la frustration et avec votre frustration, vous essayez de changer le processus de groupe.
En disant que cela ne fonctionne pas de cette façon.
Ou en lançant une brillante idée.
Qui ne répond alors à personne….
Votre frustration se transforme et vous pensez à vous-même:
J’ABANDONNE, je ne veux plus être ici !!

JE TE DÉFIE!

Je vous mets au défi de ne pas abandonner dans une telle situation. Je vous mets plutôt au défi d’utiliser votre frustration comme source d’énergie avec laquelle vous pouvez faire beaucoup de belles choses. Je vais vous donner 6 étapes pour aligner le groupe et vous aider à convertir des réunions inefficaces en réunions efficaces.
Et, alerte spoiler…. Oui encore, VOUS êtes celui qui doit intensifier pour que cela se produise (encore). Mais que cela vous réconforte, si vous réussissez, tout le monde vous en remerciera.

1. Dites ce que vous voyez sans jugement et dites ce que cela vous fait.
Dites ce que vous voyez se produire, le plus objectivement possible. Portez une attention particulière à votre ton de voix, parlez sur un ton normal et neutre.
Cela pourrait ressembler à ceci: «Les gens, je peux juste dire quelque chose? Il me semble que nous commençons plus tard que prévu et nous parlons en même temps. Je crains que nous ne réussissions pas de cette façon, je pense que nous pouvons travailler beaucoup plus efficacement « .

2. Demandez si les gens reconnaissent ce que vous voyez.
Par exemple, demandez, «Est-ce que quelqu’un d’autre reconnaît ce que je dis? Que nous commencions plus tard et parlions simultanément?

3. Faites ensuite une proposition concrète.
Cela ressemble à: « Ma proposition est que nous déterminions d’abord l’ordre du jour et que nous fixions un délai pour chaque point. J’aimerais superviser cela, mais peut-être que quelqu’un d’autre voudrait faire de même. Qui peut soutenir la proposition que nous fixions à nouveau l’ordre du jour et que je supervise ce processus? »

4. Soyez intéressé par le NON
Cela peut arriver, quelqu’un dit «NON». Pour être honnête, cela arrivera probablement un jour et vous n’avez pas à en avoir peur. Ne vous laissez pas assommer et commencez plutôt à enquêter sur les informations contenues dans ce «NON».
Résumez et essayez de savoir pourquoi ce qu’il n’aime pas dans la proposition. Si cette personne reste dans la position «NON», demandez l’approbation pour une expérience unique. Vous acceptez que si cela ne fonctionne pas, vous essayerez quelque chose de nouveau la prochaine fois.

5. Dans le cas d’un NON collectif
Si vous obtenez «NON» de tout le groupe… Ça fait mal.
Et il vient avec une leçon très importante: Ne le prenez jamais personnellement !!!!!! Apparemment, le groupe n’est pas prêt pour un changement. Vous attendez patiemment jusqu’à ce que vous jugiez approprié d’intervenir à nouveau.

6. C’est OUI !!
Obtenez-vous un «OUI»? Va les chercher! Montrez un bon exemple de quelqu’un qui peut superviser étroitement ce processus.
Faites preuve de leadership, restez gentil et patient. Montrez à ce groupe que la réunion peut être au moins la moitié du temps plus courte en surveillant l’ordre du jour de très près.

7. Amélioration continue et remise.

Une fois que vous avez vécu une réunion efficace, vous en goûterez plus! Nous voulons que la prochaine réunion soit au moins aussi efficace et de préférence encore meilleure.
Pour commencer un cycle d’amélioration continue et en même temps réduire la dépendance à l’égard d’un ou de quelques bons facilitateurs, quelques derniers conseils.
À la fin de la réunion, résumez le processus de timeboxing, de gestion de l’agenda et demandez aux participants leurs commentaires. Cela peut être fait très rapidement et facilement au moyen d’un RÔTI (Return On Time Invested) ou au moyen d’un court rétro. Sur la base de ces commentaires, votre prochaine réunion peut devenir encore plus efficace.

Dernier conseil, convenez de qui est le facilitateur pour la prochaine réunion, alors tout le monde apprendra les meilleures pratiques et les réunions efficaces se répandront comme une marée noire dans toute votre organisation.