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Audits gouvernementaux – Cerini and Associates, LLP – Medium

Audits gouvernementaux - Cerini and Associates, LLP - Medium


Comme nous commençons 2019 avec de grands espoirs et des ambitions pour une année réussie, les organisations à but non lucratif connaissent trop bien les difficultés rencontrées pour fournir des services et servir la communauté sans financement adéquat. La mauvaise presse est la dernière chose qu'une organisation à but non lucratif souhaite recevoir, en particulier lorsqu'elle demande des fonds gouvernementaux ou des dons individuels. et avec des budgets serrés, qui a vraiment des fonds à redonner à l'audit? La CVMO a récemment publié deux rapports de vérification qui ont touché deux organisations à but non lucratif différentes, les deux rapports faisant état de constatations négatives. Nous croyons fermement que chaque nuage gris a une doublure en argent. Alors, quel est le rayon de soleil ici? Les organisations qui n’ont pas encore fait l’objet d’un audit gouvernemental doivent examiner ces rapports afin de mieux comprendre les pièges potentiels et les résultats auxquels ils doivent se méfier. C’est votre chance de renforcer vos contrôles et d’assurer la conformité avant de gagner le tirage au sort.

La première vérification a révélé que la Phoenix House à New York avait demandé le remboursement de dépenses non conformes au contrat de 51 millions de dollars fourni par le Office de l'alcoolisme et de la toxicomanie (OASAS). Phoenix House offre des services de traitement de la toxicomanie et de l'alcoolisme en toxicomanie en clinique externe, en hospitalisation et en résidence à plusieurs endroits dans la région de New York. Selon la vérification, des paiements non admissibles d'environ 3 millions de dollars avaient été engagés pour des dépenses administratives non admissibles. L’OASAS est chargé de surveiller le respect de son contrat avec Phoenix House et l’audit a révélé que, pendant trois ans, Phoenix House avait pu réclamer et obtenir le remboursement d’environ 2,9 millions de dollars américains. «Non admissible» et «Non pris en charge» frais administratifs de l'agence mère. L’audit a en outre révélé qu’un montant supplémentaire de 851 428 dollars en dépenses de services personnels n’était pas conforme aux exigences du contrat, du manuel CFR ni des directives fiscales. La partie la plus préjudiciable du rapport de vérification est la recommandation faite à OASAS de récupérer 3,9 millions de dollars des coûts non autorisés et / ou non pris en charge auprès de Phoenix House.

Ces coûts non autorisés comprennent:

  • Frais administratifs alloués à PHNY en sus du montant du ratio
  • Certains coûts non admissibles (selon l'annexe X du manuel de réclamation du CFR) qui ont été inclus dans les coûts pour parents qui auraient dû être refusés
  • Frais de collecte de fonds et de lobbying inclus dans l'administration
  • "Mérite" bonus non pris en charge par les évaluations de performance
  • Dépenses pour lesquelles un soutien adéquat n'a pas été fourni
  • Manque de temps de suivi du niveau d'effort imputable à PHNY
  • Déduction de l'amortissement non admissible conformément aux directives de l'OASAS

Le deuxième rapport était un audit de la surveillance et de la surveillance exercées par le LIRR sur son contrat de services de proximité pour les sans-abri, qui devait être exécuté par une organisation à but non lucratif. Services pour les populations défavorisées (SUS). Le LIRR a signé avec le SUS un contrat prévoyant la fourniture de services de proximité aux sans-abri pour une période de cinq ans. Le total du contrat pour cette période totalisait environ 860 000 $. L’audit a montré que le LIRR n’avait pas établi de normes de performance appropriées; il n’existait donc aucun moyen de s’assurer que le SUS offrait les services de soutien appropriés pour les sans-abri. Les auditeurs de la CVMO ont noté que le travail de l’équipe de sensibilisation du SUS "Les efforts ont beaucoup varié selon qu'ils savaient ou non être surveillés." En particulier, les auditeurs de la CVMO ont déclaré que le SUS n’avait pas aidé les sans-abri et que les données rapportées par le SUS au LIRR étaient "Inexactes et n'était pas complète." Selon le rapport de vérification, le LIRR est responsable de l’absence de mesures visant à garantir que SUS exécute les services décrits dans le contrat. Il contenait plusieurs recommandations, notamment la mise en place de contrôles internes pour garantir que les données fournies par SUS sont complètes et exactes.

Aucune organisation à but non lucratif ne souhaite recevoir cette lettre de sa source de financement ou d'un organisme de surveillance faisant l'objet d'une vérification. Mais comprenez, pour la plupart des organisations, il s’agit d’une situation inévitable. La clé est ce que vous faites bien avant que cette lettre ne vienne atténuer le risque de vérification. Pour se préparer, les organisations doivent:

  • Assurez-vous qu'ils disposent de contrôles adéquats prenant en compte des éléments tels que la répartition des coûts, l'assistance appropriée, les approbations et la documentation, la supervision, etc.
  • Assurez-vous de bien comprendre les aspects de conformité et les réglementations définies par vos sources de financement. Cela comprend les coûts admissibles et non admissibles, la documentation sur la prestation de services, les méthodes de répartition des coûts et d'autres critères. Le non-respect de la réglementation peut entraîner des coûts non autorisés
  • Surveillez les modifications apportées à la réglementation afin d'être au courant des modifications afin de rester en conformité
  • Mettre en place une fonction d’assurance qualité et / ou d’audit interne. Votre approche dépendra de la façon dont vous êtes payé. Les programmes tarifés devraient être davantage axés sur les procédures de facturation appropriées, la documentation de la prestation des services, la conformité aux exigences en matière de paperasserie (par exemple. plans de traitement), qualifications du personnel, etc. Les programmes fondés sur les coûts devraient être davantage axés sur les dépenses, les affectations, la documentation et le support des charges, etc.
  • Lire les audits du gouvernement (traquez vos sites Web de bailleurs de fonds, l'OMIG et / ou la CVMO) pour comprendre ce que les bailleurs de fonds recherchent

Bien que les audits ne soient jamais amusants et puissent être perturbants, une organisation qui a mis en place des contrôles, procédures, supervision et contrôles internes appropriés aura une expérience beaucoup plus facile et moins coûteuse que celle qui ne l’a pas été. Des audits auront lieu et les résultats d'un mauvais audit peuvent être dévastateurs. Alors, pourquoi laisser les choses au hasard?

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