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Arrêtez de compter les tâches et commencez à maximiser la valeur – Jacob Sowles – Medium

Arrêtez de compter les tâches et commencez à maximiser la valeur - Jacob Sowles - Medium


Étude de cas

Il y a quelque temps, j'ai commencé ma journée comme je l'ai toujours fait: en ouvrant ma liste de tâches gigantesques et en la regrettant immédiatement. Sur la base de certains conseils que j’avais lus ou entendus dans de nombreuses publications sur la productivité, j’ai choisi une tâche facile à éliminer rapidement dans l’espoir de créer une dynamique qui me permettrait de passer à des tâches plus vastes et plus complexes.

Quelques minutes plus tard, j’avais terminé ma première tâche, mais je n’avais toujours pas envie de mordre quelque chose de plus important. J’ai donc passé à autre chose. Après avoir accompli cette tâche, je commençais à prendre de la vitesse, mais pas du genre qui me propulserait dans un travail de qualité et significatif. Je devenais maintenant pressé de simplement accomplir des tâches, peu importe ce qu'elles étaient.

Avance rapide jusqu'à la fin de la journée. J’avais éliminé de nombreuses tâches de ma liste. Je me sentais incroyablement productif, et pourtant je ressentais un stress persistant que je ne pouvais pas secouer.

Ce jour-là, il me fallait un prototype fonctionnel de projet client. En réalité, j'ai obtenu un disque Google Drive élagué, une pile de rouleaux d'essuie-tout bien consolidée, un meilleur mécanisme de stockage pour les sacs de crottes de mon chien et un système automatisé pour organiser les reçus IKEA numérisés.

Des rouleaux de papier essuie-tout organisés n’en valent pas la peine

Ces choses ont-elles de la valeur? Oui un peu. En fait, je suis assez satisfait du système de traitement des factures, mais sa valeur n’est réalisée qu’une fois par an lorsque j’achète un produit IKEA. Et oui, ces rouleaux d'essuie-tout ressemblent à un présentoir d'épicerie finement travaillé. Mais est-ce que je me suis réveillé ce matin-là avec un sentiment d’angoisse parce que ces choses-là n’avaient pas été faites? Non, le prototype du client, en revanche…

Beaucoup de ces tâches ne figuraient même pas sur ma liste de tâches à faire pour commencer. Ainsi, non seulement je n’accomplissais pas de tâches vraiment utiles, mais j’ajoutais un travail quasi insignifiant à mon plateau déjà rempli. Terminer et envoyer ce prototype client aurait toutefois entraîné une réduction immédiate et significative du stress.

La livraison est la suivante: mesurez votre productivité en valeur ajoutée et non en tâches accomplies.

Mais comment?

Mon système est composé de deux parties: a Liste de triage et un Liste de valeur.

La liste de triage

La liste de tri: une pile de données que vous évaluerez et récolterez par la suite pour alimenter votre liste de valeurs. photo par Louis Hansel sur Unsplash.

La liste de triage est l'endroit où je rejette tout ce que je pense devoir faire à un moment donné. Notez tous les qualificatifs dans cette déclaration.

"Tout et n'importe quoi"

Ne soyez pas pointilleux sur ce qui se trouve dans votre liste de triage. Il devrait exister une connexion fluide entre votre cerveau et votre liste de triage. Vous n'êtes pas attaché à quoi que ce soit qui finit là. Le but est simplement de vider votre cerveau et de libérer de l'espace pour des tâches plus importantes.

"Je pense que je pourrais avoir besoin d'être fait"

Certaines tâches ne méritent tout simplement pas d'être accomplies. Si je n’empile plus jamais de rouleaux d’essuie-tout dans ma vie, je ne pense pas que je serai pire. Mais ne vous inquiétez pas à ce sujet pour le moment. Il suffit de le déposer dans votre liste de tri et de comprendre que vous risquez de le supprimer sans avoir terminé cette tâche.

«À un moment donné»

Ne vous préoccupez pas des dates d’échéance, des estimations de temps ou de toute autre mesure temporelle pour le moment. Il suffit de mettre la tâche dans la liste de triage et de passer à autre chose.

En ce qui concerne l’emplacement de votre liste de tri, cela n’a aucune importance. J’ai utilisé Todoist, OmniFocus, Evernote et même l’application Mac Notes. Il n’est pas nécessaire d’organiser votre liste de triage et la seule information supplémentaire dont vous avez besoin est (parfois) une date de retour et des notes pertinentes. Cela fait de tout outil une option viable pour héberger votre liste de triage.

Si vous décidez d'utiliser un système non numérique, assurez-vous de pouvoir le retirer de la vue. Une fois que vous avez rempli votre liste de valeurs, vous ne devriez plus consulter votre liste de triage avant le lendemain. Donc, le papier et le stylo vont bien, contrairement au tableau blanc accroché au mur.

J'alphabétise mes tâches parce que mon cerveau ne me laisse pas ne pas faites cela, mais j’ai un raccourci clavier qui s’occupe de cela pour moi, donc il n’ya pas de temps supplémentaire à passer. En bout de ligne, vous devriez passer le moins de temps possible dans votre liste de triage. Le temps passé à gérer votre liste, c'est du temps passé à faire des choses sur la liste.

La liste de valeur

Sélection manuelle de quelques tâches de la liste de triage à ajouter à la liste de valeurs. photo par Clem Onojeghuo sur Unsplash.

La liste de valeurs est un petit sous-ensemble de votre liste de tri qui comprend les tâches que vous avez l'intention de terminer au cours de la journée et qui auront le plus grand impact positif sur votre vie. Si vous remplissez les tâches de votre liste de valeurs, vous devriez pouvoir réfléchir à cette journée et vous sentir comme si vous étiez dans un meilleur endroit que ce que vous étiez ce matin-là. Si vous remplissez votre liste de valeurs et ne pas De cette façon, vous devriez envisager de revoir votre définition de «valeur».

Mais la liste de valeurs ne se limite pas à un ensemble de tâches hautement prioritaires. L'élément clé de cette liste est que chaque élément de celle-ci a une déclaration de valeur qui l'accompagne. Cette déclaration est votre motivation pour terminer la tâche. C’est votre chance de définir explicitement l’avantage positif que vous recevrez en complétant cette tâche. Par exemple, voici ma liste de valeurs pour aujourd'hui:

Notez quelques petites choses ici. Premièrement, les tâches ne doivent pas nécessairement être complexes ni prendre beaucoup de temps. L’annulation de Comcast TV, par exemple, prend très peu de temps ou d’énergie, mais c’est quand même précieux pour moi, car je peux réaffecter ces 10 dollars par mois à quelque chose qui me tient à cœur. En outre, les déclarations de valeur ne doivent pas nécessairement être longues ou profondément philosophiques. Cependant, ils doivent être spécifiques, donc «économiser 10 $ / mois» est préférable à quelque chose comme «$$$».

Deuxièmement, assurez-vous de capturer la valeur que vous sortir de la tâche. L’application de numérisation de codes à barres sur laquelle je travaille est destinée à un client. Il serait donc très facile d’écrire «car je suis tenu de le faire» pour la déclaration de valeur. Mais ce n’est pas utile.

Le projet traîne en longueur depuis plus longtemps que je ne l’aurais souhaité, donc le mettre hors service réduirait immédiatement mon niveau de stress de manière significative. De plus, j'adore proposer un excellent produit à un client. Ils sont heureux, mon patron est heureux, je suis heureux. Cela, combiné au soulagement du stress, en fait une tâche extrêmement précieuse.

Voir? Je me sens déjà mieux. Photo de David Calderón sur Unsplash.

En parlant de ça, les tâches peuvent avoir de la valeur même si elles ne vous profitent pas directement. Souvent, nous faisons des choses parce qu'elles apportent de la valeur à une personne importante pour nous. Par exemple, ma femme a récemment dû déposer un colis au bureau de poste. C’était un moment sensible et important, mais elle n’avait pas été en mesure d’en tenir compte dans son emploi du temps depuis quelques jours, alors cela commençait à la stresser énormément.

Cela a fini sur ma liste de valeurs parce que c'était un énorme soulagement du stress pour elle. Déposer le colis lui était précieux, elle le valait bien pour moi. Par conséquent, le fait de déposer le colis était précieux pour moi.

J'aime utiliser un tableau blanc pour ma liste de valeurs car il est grand, visuel et tactile. Lorsque je complète un élément de la liste, je me lève physiquement pour l'effacer, ce qui me donne un plus grand impact sur la dopamine que de cliquer sur une case à cocher dans une application Web.

Cela dit, vous pouvez utiliser n’importe quel système, physique ou numérique, qui fonctionne pour vous. Bien que je suggère fortement d’utiliser un différent système que celui que vous utilisez pour votre liste de triage car sinon, vous risquez de vous laisser distraire chaque fois que vous consultez votre liste de valeurs.

Règles de la liste de valeur

Photo par rawpixel sur Unsplash.

1. Chaque tâche de la liste de valeurs doit comporter une déclaration de valeur.

Sans réfléchir à votre motivation pour terminer la tâche, vous êtes beaucoup moins susceptible de la mener à bien.

2. La liste de valeurs doit être complètement effacée et repeuplée chaque jour.

Les valeurs relatives changent constamment. Ce qui était la chose la plus importante hier pourrait ne pas l'être aujourd'hui. Donc, effacez le tableau, revoyez votre liste de triage et sélectionnez à nouveau les tâches les plus importantes pour la journée.

Effacer le tableau, même si certaines tâches sont identiques à celles de la veille, vous permet de vous rappeler pourquoi cette tâche est utile. La motivation est fugace, il est donc bénéfique de vous réamorcer avant de commencer une nouvelle journée.

3. La liste de valeurs ne doit jamais être utilisée comme liste de triage.

Il est facile de commencer à mélanger votre liste de triage et votre liste de valeurs. D'autant plus que ma liste de valeurs est un tableau blanc situé juste à côté de mon bureau, il m'est facile de penser à ce que je dois capturer, puis de la noter rapidement sur ma liste de valeurs au lieu de prendre quelques secondes de plus pour l'ajouter correctement à ma liste. Liste de triage. Ne fais pas ça. La liste de valeurs est un espace sacré. Rien ne se passe là-bas à moins d'avoir été évalué et d'avoir reçu une déclaration de valeur.

4. Les tâches de la liste de valeurs doivent être terminées en une journée.

C'est une bonne stratégie pour tout type de liste de tâches. Gardez vos tâches petites et granulaires. Cela empêche les choses de rester «coincées» sur votre liste et de flâner jour après jour. Il ya peu de choses plus décourageantes que de travailler sur quelque chose pendant une longue période sans pouvoir rayer quelque chose de votre liste parce que ce n’est pas encore «fait». Si vous ne terminez pas une tâche de votre liste de valeurs, il vous suffit de l’effacer et de la réévaluer le lendemain matin.

Flux de travail quotidien

C'est ce que je fais avec mes listes tous les matins.

  1. Effacer complètement ma liste de valeurs.
  2. Ouvrir ma liste de triage et rapidement mettre à jour des choses comme les dates d'échéance ou les détails pertinents.
  3. Sélectionnez la tâche la plus précieuse de ma liste de triage et ajoutez-la à ma liste de valeurs, ainsi qu'un énoncé de valeur.
  4. Si (et seulement si) je prévois d'avoir de l'énergie supplémentaire disponible après avoir terminé les tâches figurant actuellement dans la liste de valeurs, sélectionnez la tâche suivante la plus précieuse de ma liste de triage et ajoutez-la à ma liste de valeurs.
  5. Répétez l’étape 4 jusqu’à ce que j’ai assez de tâches pour consommer quotidiennement toute l’énergie mentale et physique que je mets au travail. Cela représente généralement 1 à 3 tâches au total, mais cela pourrait être différent pour vous.
  6. Fermez ma liste de triage et ne l’ouvrez pas pour le reste de la journée (à moins que j’ai terminé toutes mes tâches de liste de valeurs et qu’il me reste de l’énergie).

Tout ce processus prend environ 10 minutes au total, et il est essentiel que ma tête soit au bon endroit avant de commencer à travailler pour la journée.

Questions fréquemment posées

"Et si certaines tâches ne sont jamais assez importantes pour figurer sur ma liste de valeurs?"

Tout d’abord, assurez-vous qu’ils sont suffisamment précieux pour ne jamais les accomplir. Souvent, nous nous donnons la tâche de terminer et de nous convaincre qu’ils sont essentiels à la mission quand ils ne le sont pas. Demandez-vous «Que se passerait-il si je jamais achever cette tâche? Si vous ne pouvez pas penser à une conséquence convaincante, effacez la tâche et oubliez-la.

Cela dit, il y a des tâches à faire qui ne feront probablement jamais la coupe pour votre liste de valeurs. Pour moi, ce sont des choses comme nettoyer la litière ou changer l'huile dans ma voiture. Ce sont des choses importantes mais qui n’ont pas d’impact direct sur moi (la litière) ou qui ont une valeur qui n’est pas immédiatement perceptible (la vidange de l’huile, car l’absence de mauvais produit n’est pas aussi satisfaisante que la présence. de quelque chose de bien).

Il existe deux stratégies pour y remédier. Premièrement, réfléchissez à la valeur que ces tâches ont pour quelqu'un d'autre. J'aime mon chat. Il est beaucoup plus heureux quand il a un bac à litière propre. Donc, voir son petit visage heureux me donne une certaine valeur.

Il est également utile d'éviter les représailles inévitables lorsque je ne pas nettoyer sa litière.

Mais ce n’est toujours pas suffisant pour figurer dans ma liste de valeurs. C'est la vie, malheureusement. Ainsi, je règle généralement quelques tâches de ce type et laisse quelques heures pour en faire autant que je peux tout à la fois, ou bien je consacre 20 à 30 minutes chaque jour à la suppression d'une ou deux à la fois. Les deux stratégies ont fonctionné pour moi.

«Dois-je vraiment effacer et repeupler ma liste de valeurs chaque jour? Même si la liste n’a pas changé?

Oui. Quand je suis laxiste à ce sujet, mon système tombe en morceaux. La liste de valeurs devrait être le centre de votre journée de travail. Si les mêmes tâches restent sur cette liste jour après jour, celle-ci perd son sens. Vous commencerez à vous habituer au fait qu'il soit dans le même état que d'habitude, jusqu'à ce que vous l'ignoriez et cessiez de l'utiliser. Croyez-moi, ça arrive.

"Qu'en est-il des tâches que je ne trouve pas utiles mais que je dois faire?"

Tout d'abord, assurez-vous que vous êtes réellement obligé de les faire. Voir la première question fréquemment posée.

Mais supposons qu’une tâche vous soit assignée et que vous n’ayez pas vraiment le choix de la terminer un jour spécifique. Cela doit figurer sur votre liste de valeurs, même si vous ne vous sentez pas mérité d’être là. Ce n’est pas idéal, mais nous pouvons le gérer. Tout d’abord, une fois encore, demandez-vous si la tâche a de la valeur pour quelqu'un qui a de la valeur pour vous.

Deuxièmement, la plupart des tâches qui vous sont assignées ont certains valeur pour vous, même si cette valeur est simplement le bénéfice de les faire disparaître. «Soulagement du stress» est l'une des expressions les plus courantes que j'utilise dans mes déclarations de valeur. Donc, même si vous ne trouvez pas personnellement la valeur de la tâche, écrivez-la si elle vous soulage.

Emballer

Je l'ai dit plus tôt. Mais cela vaut la peine de répéter: mesurez votre productivité en valeur ajoutée et non en tâches accomplies. Exécuter des tâches qui ne rendent pas les choses meilleures pour vous ou pour d’autres personnes n’est pas utile; c'est juste du travail occupé. Donc, si vous avez du mal avec cela, essayez ce système et voyez comment ça se passe. Et si vous avez des modifications à apporter au système, je serais ravi d’en entendre parler.

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