5 outils de travail à distance essentiels gratuits dont je ne peux pas me passer
Si vous avez encore la chance d’avoir un emploi, il est fort probable que vous travaillez à domicile. Ce qui signifie un trajet plus court, des déjeuners moins chers et la possibilité de porter des pantalons de survêtement tous les jours.
Mais en dehors de ces avantages, vous avez sans aucun doute du mal à apprendre les caractéristiques et les fonctions d’une multitude de nouveaux outils de travail à distance. La vidéoconférence sur Zoom, les plates-formes de gestion de projet à grain fin et toutes les applications, bascules, alertes et notifications push qui accompagnent le travail à distance prennent du temps à maîtriser.
Pourtant, pratiquement du jour au lendemain, des millions de personnes ont dû apprendre à utiliser des outils de bureau à distance autrefois réservés aux pigistes et aux nomades numériques. Ce n’est pas facile de changer de vitesse aussi rapidement. Et même si les choses s’améliorent plus rapidement que les experts en santé ne le pensent votre travail ne sera probablement jamais le même.
«La nouvelle norme ne va pas être, comme ce que je pensais il y a deux semaines, que tout est clair, retournez tout le monde», explique Spataro, responsable de Microsoft 365 dans une interview à The Verge. «Il y aura une nouvelle norme qui nous obligera à continuer à utiliser ces nouvelles [remote] outils depuis longtemps. «
Bienvenue dans la révolution du travail à distance. Amusant, non?
Mais ce n’est pas si mal.
Je hurlerai si je vois une autre annonce d’un athlète, PDG ou star de cinéma sur «la traversée de ces temps incertains», mais vous pouvez toujours gagner votre vie à la maison pendant le chaos des coronavirus. Et la doublure argentée est que le travail à distance peut être vraiment génial. (C’est pourquoi je suis rédacteur indépendant depuis huit ans).
Vous avez juste besoin de quelques-uns des bons outils pour vous lancer.
Donc, pour vous aider à adoucir la transition d’un drone de bureau à temps plein à un télétravailleur ou à un pigiste à temps plein averti, j’ai dressé une liste de logiciels et d’applications essentiels (et gratuits) pour vous tenir au courant et productif de la confort de votre canapé.
J’ai également ajouté quelques conseils, des mises à niveau recommandées et mes meilleures pratiques pour vous aider à rester connecté à distance et à faire avancer les choses.
Google Drive (15 Go de stockage GRATUIT / 100 Go 1,99 $)
Ouaip. Le premier outil logiciel à distance de cette liste est celui que vous avez probablement déjà sur votre ordinateur, c’est pourquoi je pense qu’il est si important.
Google Drive est une bête absolue pour faire le travail à distance, mais vous n’utilisez probablement qu’un fraction des outils de qualité professionnelle fournis gratuitement avec chaque compte Google Drive.
Et c’est dommage car la plupart des gens peuvent faire 99% de leur travail à distance en utilisant simplement Google Drive. En fait, Google Drive est une plateforme de travail à distance tellement négligée que j’ai écrit un article entier sur Comment utiliser Google Drive comme un utilisateur expérimenté.
Si vous tirez parti de quelques-uns de ces conseils, vous pouvez effectuer une tonne de choses sans télécharger d’autres applications ou logiciels. Voici quelques points saillants pour vous exciter.
Meilleures fonctionnalités et astuces Google Drive
- Envoyez des fichiers volumineux (jusqu’à 10 Go) en utilisant «Partager avec Drive» pour obtenir environ 25 Mo de pièces jointes.
- Extraire du texte modifiable des PDF et même des images simplement en les téléchargeant sur Google Drive (sérieusement)
- Travaillez hors ligne sur des documents et des feuilles de calcul qui synchronisent automatiquement les modifications lorsque vous êtes à nouveau en ligne
- Enregistrez des choses directement à partir du Web avec Enregistrer dans Drive Google Chrome Extension
- Activer les notifications et alertes par e-mail lorsque les collaborateurs apportent des modifications ou des commentaires sur des documents partagés
- Contrôlez les autorisations de partage dans «Paramètres avancés» pour partager des fichiers avec toute votre équipe ou des membres spécifiques
- Passez en douceur de Microsoft Office à Drive et vice-versa
- Revenir aux anciennes versions de documents et de feuilles de calcul pour annuler les erreurs ou suivre les modifications et les mises à jour
Google Drive est gratuit pour tous les utilisateurs, mais je suis passé au compte Google Drive payant—1,99 $ / mois pour 100 Go de stockage cloud—Il y a environ cinq ans et c’était génial.
Un compte de stockage Drive plus important me permet de collaborer avec les clients dans une structure de dossiers organisée, de partager des brouillons avec les éditeurs, de faire des commentaires et des commentaires directement dans un projet, et d’enregistrer et d’organiser les factures, les paiements, les feuilles de calcul, le suivi des objectifs, etc.
Apprenez à mieux connaître Google Drive et préparez votre carrière à l’avenir.
Si Drive n’est pas assez robuste pour vous ou si vous devez travailler avec une grande équipe et beaucoup de pièces mobiles, je recommande Asana pour la collaboration et la gestion de projet.
Asana est le meilleur logiciel de collaboration que j’ai utilisé jusqu’à présent, en particulier pour gérer les calendriers éditoriaux et les projets à grande échelle avec plusieurs livrables (comme la recherche SEO, la rédaction, l’édition, la gestion des actifs photo, la publication et les promotions ciblées). C’est tellement bon, j’essaie de faire en sorte que tous mes clients l’utilisent.
Asana a un tableau de bord assez intuitif où vous pouvez voir l’état et les tâches des projets en cours et terminés en un seul clic.
J’aime également la gestion des fichiers par glisser-déposer pour chaque tâche (idéale pour soumettre des brouillons), et le style simple de «@» de messagerie et de balisage dans les tâches pour poser des questions ou alerter les membres de l’équipe de nouvelles informations ou livrables.
Le plus gros conseil que je puisse donner pour Asana ou toute autre plate-forme de collaboration est simple: trouvez un système que vous aimez et commettre à elle.
Trello, Slack et Dropbox sont tous des outils utiles, et si vous êtes indépendant ou travaillez à domicile, vous devrez éventuellement utiliser la plupart d’entre eux pour communiquer avec les clients et les collègues. Mais j’essaie vraiment de ne pas en utiliser plus d’une fois plus longtemps que nécessaire.
Plusieurs plates-formes apportent une complexité inutile. Lorsque vous répartissez votre flux de travail sur plusieurs applications, les choses sont plus susceptibles de glisser sous les fissures.
Les «outils de productivité» et les plates-formes ressemblent beaucoup aux programmes de récompense des compagnies aériennes. Si vous essayez de vous inscrire à un trop grand nombre, vous n’accumulerez jamais les miles dont vous avez besoin pour obtenir l’un des avantages de l’adhésion.
Engagez-vous sur une seule plate-forme, maîtrisez les outils, intégrez-la à votre flux de travail et intégrez les membres de l’équipe et les clients à la façon dont vous travail. Il vaut mieux être solide comme le roc sur une seule plate-forme que médiocre sur toutes.
Astuce Freelancer Pro: Demandez si votre client utilise Asana. S’ils ne le font pas, présentez-les! Vous ajouterez des tonnes de valeur supplémentaire à votre contrat.
S’ils ont déjà un compte, ajoutez-vous aux équipes pertinentes pour votre projet. Cela vous donnera une allure professionnelle car tout le monde peut travailler dans leur cadre existant, et vous entrerez dans leur boucle de communication. Cela vous donne des kilomètres d’avance sur les autres pigistes pour les futurs pitchs et la sensibilisation au lieu de compter sur des e-mails froids pour contacter les clients et gérer les projets.
La plupart des employés de bureau n’ont jamais eu à surveiller le temps qu’ils consacrent à un projet particulier car ils travaillent dans un bureau entouré de leurs patrons et de leurs pairs. Cependant, ce n’est pas le cas lorsque vous travaillez à distance.
De nombreux employés apprennent par eux-mêmes à quel point il peut être difficile de suivre leur productivité (c’est-à-dire combien de temps vous passez réellement à travailler). Pointer une horloge en ligne peut sembler simple – vous vous asseyez pour travailler sur quelque chose à 10 heures et le terminez vers 12h30 – mais ce n’est pas ainsi que la plupart des pigistes suivent leurs heures pour la facturation des clients. Du moins pas les professionnels.
Si vous devez suivre vos heures et, surtout, fournir une documentation de ces heures, vous ne pouvez pas simplement deviner et signaler le temps que vous pensez avoir consacré. Vous avez besoin d’un logiciel de suivi du temps.
Mon application de suivi du temps préférée est Clockify pour deux raisons simples:
- Intégration avec Google Docs. Cela signifie que je peux suivre mes heures directement à partir d’un projet dans Drive. Je clique sur l’horloge, commence à taper et arrête l’horloge lorsque j’ai terminé
- Rapports simples. Clockify n’a pas de tonnes d’outils ou de tableaux de bord. Cela me donne juste un rapport facile à lire sur la durée de mon travail sur chaque projet afin que je puisse l’envoyer à vos clients (ou à votre patron si vous travaillez à domicile)
Si vous avez besoin de suivre vos heures, trouvez une application de suivi du temps qui fonctionne comme vous le souhaitez pour des résultats plus rapides et plus faciles.
Personne ne fait plus qu’une seule chose. Pour les écrivains comme moi, cela signifie trouver et trouver des images pour chaque article que j’écris ici sur Medium. Mais je contribue également régulièrement des images en vedette pour les clients comme un bonus supplémentaire et un moyen de faire ressortir mes articles et emplacements.
Si vous travaillez avec du contenu, vous avez besoin d’un emplacement fiable pour obtenir des images de haute qualité pour les articles, les promotions, la conception de sites Web, etc. Unsplash est ma source de référence pour des images libres de droits qui donnent à mon contenu le coup de pouce supplémentaire dont il a besoin.
Et la meilleure partie de Unsplash est que vous pouvez l’utiliser pour créer une bibliothèque d’images pour toute votre équipe ou vos projets futurs. Créez et partagez simplement des «collections» organisées par sujet, style ou mot-clé avec les membres de votre équipe et gardez vos actifs photo organisés et accessibles à tous ceux qui en ont besoin.
Unsplash est également un excellent moyen de créer des tableaux d’humeur, des idées de remue-méninges, d’étoffer les personnalités des acheteurs et de préparer des présentations et des diapositives avec quelques superbes images.
Voici un guide détaillé pour Comment trouver de meilleures images sur Unsplash.
Si vous avez besoin de plus qu’une simple image, Canva est un moyen fantastique pour les non-concepteurs de créer des conceptions graphiques de qualité professionnelle pour à peu près n’importe quel projet.
Un compte Canva gratuit est livré avec des outils de conception graphique et d’édition puissants mais faciles à utiliser pour vous aider à transformer vos images en ressources de médias sociaux. Mais il est également idéal pour créer des conceptions à partir de zéro sans avoir à maîtriser des programmes de conception compliqués (et coûteux) comme Illustrator et Photoshop.
Canva est-il aussi bon que Photoshop? Bien sûr que non. Mais c’est assez proche, et c’est juste le compte gratuit. Cela devient génial si vous souhaitez mettre à niveau.
le compte Canva payé (9,95 $ / mois) est livré avec plus de 60 millions de photos et d’éléments, des milliers de modèles pour toutes sortes de projets avec des tailles et des ratios d’image prédéfinis, un redimensionnement facile, des kits de marque et la possibilité de télécharger vos propres images, polices et conceptions tout en travaillant dans votre propre tableau de bord d’équipe personnalisé .
Vous pouvez même télécharger des fichiers PNG avec des arrière-plans transparents (ce qui est énorme lorsque vous commencez à utiliser vos créations dans de plus en plus d’endroits).
Un kit de marque personnalisable, centralisé et distant signifie que vous utiliserez toujours les mêmes couleurs et polices sur tous vos comptes et projets de réseaux sociaux, peu importe où se trouve votre équipe de conception. Cela signifie également que les concepteurs peuvent collaborer sur un portefeuille de sociétés rempli de conceptions et d’actifs enregistrés dans le cloud pour un travail à distance transparent sans les tracas des rendus et les coûts de stockage dans le cloud.
Le dernier logiciel de travail à distance peut ne pas s’appliquer à vous si vous recevez toujours un chèque de paie régulier. Cependant, si vous vous lancez dans le travail indépendant ou contractuel, il est essentiel que vous créiez et suiviez vos propres factures.
La bonne nouvelle est que grâce à Google Drive (hourra), vous n’avez pas besoin de payer pour un logiciel de facturation ou des plateformes de gestion de factures coûteuses.
Choisissez simplement un formulaire de facturation dans la liste des modèles d’aspect professionnel disponibles sur Drive (ou téléchargez votre propre modèle de facture) et personnalisez-le avec vos informations commerciales et de paiement, ainsi que les détails de la tâche.
Envoyez un e-mail, envoyez ou partagez votre facture au format PDF (pas un document Word modifiable!) Et ta-da, vous êtes un pigiste qui travaille.
J’accepte généralement le paiement par dépôt direct sur mon compte bancaire, ce qui prend un peu de temps à configurer, mais vous pouvez également fournir votre PayPal, Venmo, Cash ou d’autres options de paiement.
Astuce Freelancer Pro: Créer un compte sur Bill.com. Il s’agit d’un site populaire pour les petites entreprises qui paient leurs pigistes et qui graissera les roues pour certains clients.
La façon dont vous êtes payé varie d’un emploi à l’autre, mais l’utilisation d’un modèle de facturation professionnel et d’un système de suivi organisé via Google Drive vous aidera à être payé rapidement et avec précision. Et la meilleure partie est que vous pouvez enregistrer toutes vos factures pour chaque client dans un dossier Google Drive niché dans chaque projet pour une comptabilité transparente si vous avez besoin de référencer un ancien compte.
J’ai travaillé à distance en tant qu’écrivain indépendant pendant la majeure partie des dix dernières années. Et tandis que les logiciels et les applications ont évolué au fil du temps, les règles de base du travail à distance sont restées étonnamment similaires.
Trouvez une plateforme qui fonctionne pour vous et engagez-vous. Conservez tout en un seul endroit pour suivre les projets, les messages, les modifications, les mises à jour et la facturation et vous économiserez beaucoup de temps, d’énergie et de maux de tête.
Si vous avez une plate-forme de travail à distance ou un hack pour le logiciel que j’ai mentionné, envoyez-moi un e-mail à shawnforno@gmail.com ou laissez un commentaire ci-dessous. Il est toujours avantageux de continuer à apprendre.